ソーシングおよび調達におけるワークフローの定義

フレキシブルワークフローの定義機能については、以下のビデオを視聴してください。

SAP S/4HANA Cloud では、フレキシブルワークフローを使用して、購買依頼、購買発注、サプライヤ請求書などの調達伝票に対して条件ベースの承認ワークフローを定義することができます。フレキシブルワークフローにより、要件に応じて承認プロセスを定義することができます。自動承認ワークフロー、1 ステップ承認ワークフロー、または複数ステップ承認ワークフローを設定することができます。各ステップに 1 人または複数の承認者を割り当てることができます。ロール別に承認者を定義したり、個別のユーザまたはチームを承認者として割り当てたりすることができます。承認者は、受信ボックスアプリで対応するワークアイテムを承認または却下することができます。

対応するビジネスオブジェクトのワークフロー管理アプリを使用して、さまざまな調達伝票のフレキシブルワークフローを定義することができます。たとえば、購買発注のワークフロー管理アプリは購買発注に使用されます。

ワークフローを定義するには、ロール設定エキスパート - ビジネスプロセス設定 (SAP_BR_BPC_EXPERT) が必要です。

デフォルトワークフローを使用しない場合は、フレキシブルワークフローを定義する必要があります。たとえば、すべての購買発注が自動的に承認されないようにする場合は、承認ワークフローを定義する必要があります。ワークフローを定義した後、開始の前提条件がどれも満たされていない場合は、対応する有効なデフォルトワークフローが使用されます。独自のデフォルトワークフローを定義する場合は、そのデフォルトワークフローが定義された順序の最後に配置され、有効であることを確認する必要があります。このワークフローは、ワークフローの開始前提条件が満たされるとすぐに使用されます。順序を定義すると、複数のワークフローが開始の前提条件と一致している場合でも、1 つのワークフローのみが開始されます。

ワークフローを定義して承認する方法を次のビデオで視聴してください。ワークフローと承認では、購買発注の 2 ステップ承認を例として使用します。

フレキシブルワークフローには、ビジネス要件に応じて使用できる複数の前提条件があります。開始条件は、ワークフローのトリガに使用されます。特定のステップに前提条件を追加することもできます。この前提条件は、その特定のステップにのみ適用されます。すべての前提条件を同時に満たす必要がある複数の前提条件を定義することができます。または、代替前提条件を指定することもできます。また、代替の前提条件が満たされた場合にワークフローをトリガすることもできます。

ワークフローステップの受信者タブを使用して、各ステップに承認者を割り当てることができます。ロール別に承認者を定義したり、個別のユーザ (ビジネスユーザ) またはチームを承認者として割り当てたりすることができます。

ビジネス要件に応じて、さまざまな購買伝票のワークフローのロールとして利用可能な複数のオプションから選択することができます。

ほとんどの購買伝票には、2 つの異なるステップタイプがあります。購買伝票の自動承認および購買伝票の承認。これにより、承認者を割り当てることができます。ステップタイプビジネスオブジェクトのリリースを使用して、承認者をワークフローステップに割り当てる必要があります。サプライヤ請求書では、ステップタイプとしてビジネスオブジェクトの自動リリースを使用できません。

定義したワークフローで、ステップをオプションにすることができます。さらに、ステッププロパティ限定担当者の除外を使用して、担当者をワークフローの受信者/承認者から除外することができます。たとえば、購買発注登録者を同じ購買発注の承認者から除外することができます。

フレキシブルワークフローの使用時に、承認待ちの期限についてワークフロー承認者に通知することができます。ワークフローステップの完了期限 (1 日以内の支払保留請求書の承認など) を定義します。ステップを期限超過としてマークするか、電子メール通知を送信することで、保留中のワークアイテムについて承認者に通知することができます。

前提条件として、電子メールテンプレートを更新する必要があります。複数の期限を定義し、事前定義された個別の電子メールを割り当てることができます。

ワークフローの結果動作を変更することができます。たとえば、利用可能な結果アクションから選択して、購買発注の拒否時に発生する動作を変更することができます。