Introducing Email Options

Los correos electrónicos de confirmación son uno de los tipos de notificación clave que puede gestionar en la página Configuración de viajes.

• Cuando se activa: Concur Travel enviará automáticamente por correo electrónico al viajero un itinerario detallado cada vez que complete una reserva o realice un cambio en un viaje seleccionando los botones Comprar billete o Confirmar reserva.
• Si se desactiva: Concur no enviará correos electrónicos de confirmación y transferirá la responsabilidad a la agencia de viajes para comunicar los detalles de confirmación de la reserva directamente a los viajeros.
• Excepciones: Independientemente de si los correos electrónicos de confirmación están habilitados o no, Concur Travel siempre enviará: Itinerarios electrónicos a viajeros que han puesto viajes en espera y notificaciones cuando un viaje que estaba en espera del usuario o de aprobación se cancela automáticamente

No puede cambiar el cuerpo de cada correo electrónico de Concur Travel, pero puede personalizar la línea de asunto de los correos electrónicos de confirmación mediante el campo Asunto del correo electrónico de reserva de viaje. Esta opción le permite especificar lo que aparece en la línea de asunto, lo que facilita a los viajeros y administradores identificar y organizar los correos electrónicos de reserva.

Puede incluir detalles específicos del viaje en la línea de asunto utilizando códigos de campo especiales. Estos códigos deben introducirse exactamente como se muestra, con letras mayúsculas y llaves. Los siguientes códigos se pueden utilizar para incluir la fecha de salida y el localizador de registro:

• Para incluir la fecha de salida:
  • Utilizar {DEPDAY}
  • Ejemplo: Confirmación de reserva de viaje para {DEPDAY}
  • Esto se mostrará como: Confirmación de reserva de viaje para el 12 de diciembre de 2024
• Para incluir el localizador de registros:
  • Utilizar {RECLOC}
  • Ejemplo: Reserva confirmada: {DEPDAY} - {RECLOC}
  • Aparecerá como: Reserva confirmada: 12DEC 2024 - XY73Z9

Se envía un correo electrónico de emisión de billetes a los viajeros una vez que se ha emitido el billete de su viaje en Concur Travel. Esto sirve como confirmación final de que se han emitido los documentos de viaje.

Revise los siguientes puntos para saber cuándo activar o desactivar esta opción:

• Habilitar correos electrónicos de emisión de boletos automatizada Si desea que Concur Travel notifique automáticamente a los viajeros después de la emisión de boletos, mantenga esta función habilitada
• Desactivar (Seleccionar correos electrónicos no automatizados) Si su empresa de administración de viajes (TMC) o agentes ya envían notificaciones por separado, facturas en PDF o enlaces a itinerarios y billetes, debe desactivar esta función. Esto ayuda a evitar que los viajeros reciban notificaciones duplicadas

Si activa Correos electrónicos de emisión de tickets, puede introducir texto personalizado para la línea de asunto del correo electrónico en el campo Asunto del correo electrónico de emisión de tickets como se muestra en el siguiente gráfico.

Los correos electrónicos de recordatorio son notificaciones automáticas que se envían a los viajeros para recordarles los próximos viajes. Puede elegir si desea fijar un correo electrónico de recordatorio para el viajero. Si decide enviar un recordatorio, debe especificar con cuántos días de antelación se debe enviar el recordatorio.

Por ejemplo, si fija "1 día antes del viaje" y el viaje es el 15 de enero, el recordatorio se enviará el 14 de enero.

Puede utilizar el campo Asunto del correo electrónico de recordatorio para personalizar la línea de asunto del correo electrónico de recordatorio. Puede incluir la fecha de salida y el localizador de registros para ayudar a los viajeros a identificar el viaje fácilmente. Para introducir una de estas opciones, utilice los siguientes códigos:

• Utilice {DEPDAY} para insertar la fecha de salida
• Utilice {RECLOC] para insertar el localizador de registros

El correo electrónico Recordatorio de viaje en espera notifica a los viajeros cuando su viaje reservado está a punto de caducar. Este recordatorio anima a los viajeros a enviar sus reservas para la compra para asegurar su tarifa y ayuda a los gerentes a mantener bajos los costos de los boletos y evitar la molestia de restablecer las tarifas.

La activación de la función es tan simple como introducir texto en el campo Asunto del correo electrónico de recordatorio del Viaje en espera. El correo electrónico de recordatorio se envía aproximadamente cuatro horas antes de la fecha límite de emisión de billetes. El contenido del correo electrónico coincidirá con la notificación estándar de "viaje en espera", excepto que la línea de asunto provendrá de su configuración, así que asegúrese de que sea clara y específica.

Tenga en cuenta lo siguiente al personalizar la línea de asunto:

• Formato sugerido: Recordatorio de viaje en espera: {DEPDAY {RECLOC}
• {DEPDAY} inserta la fecha de salida: {REC} inserta el localizador de reserva
• Ambos códigos deben estar en mayúsculas y entre llaves {}
• El asunto está limitado a 50 caracteres
• Todas las direcciones de correo electrónico relacionadas con el viajero, incluidos los organizadores, recibirán este recordatorio

Si necesita desactivar los correos electrónicos Recordatorio de viaje en espera, deje la línea de asunto en blanco y, a continuación, guarde para desactivar los correos electrónicos de forma efectiva.

Esta configuración controla si Concur Travel incluye indicaciones y/o mapas al hotel en los correos electrónicos de itinerario para viajes en avión o tren reservados con un hotel. De forma predeterminada, la lista desplegable determina si se añaden direcciones de texto y mapas, pero los usuarios pueden cambiar esta opción durante la reserva. Las opciones de configuración son:

• No incluir indicaciones para llegar a los hoteles - No se incluyen direcciones ni mapas de forma predeterminada
• Incluir indicaciones para llegar a los hoteles - Instrucciones de texto incluidas de forma predeterminada
• Incluir indicaciones y mapas para llegar a los hoteles - Tanto las indicaciones de texto como un mapa incluido de forma predeterminada

Esta configuración controla si Concur Travel envía un correo electrónico de cancelación cuando un usuario u organizador cancela un viaje completo en el sistema.

• Activar para notificar a usuarios y organizadores por correo electrónico
• Desactivar para desactivar notificaciones

Tenga en cuenta lo siguiente al actualizar esta opción:

• No se envía ningún correo electrónico si un agente cancela el viaje directamente en el GDS
• Los correos electrónicos de cancelación se envían independientemente del origen de la reserva (GDS, conexión directa, Travelfusion, etc.)
• Estos correos electrónicos son independientes de los correos electrónicos de cancelación automática enviados para plazos de emisión de tickets incumplidos

Si elige enviar correos electrónicos de cancelación, puede utilizar la línea de asunto predeterminada o customizeit. Puede incluir los siguientes campos en la línea de asunto para mayor claridad:

• Fecha de salida: {DEPDAY}
• Localizador de registros: {RECLOC}
• Nombre del viaje: {TRIPNAME}