Managing Cancel, Hold, and Changes Options

Los motivos de infracción en Concur Travel permiten a los usuarios explicar las infracciones de la política durante la reserva y proporcionar datos para la generación de informes y el análisis de excepciones. La función ayuda a garantizar el cumplimiento y la transparencia en las reservas de viajes y admite la gestión de políticas y la toma de decisiones.

Por defecto, se requiere un código de motivo incluso si se infringen varias reglas. Los administradores pueden configurar Viajes profesionales para solicitar varios motivos cuando se infringen varias reglas dentro del mismo flujo de trabajo de reserva (vuelo, hotel, vehículo).

Para habilitar esto, un administrador puede activar la opción Permitir varios códigos de motivo de infracción en la página Configuración de viaje, crear uno o más tipos de motivo de infracción personalizados (Vuelo, Vehículo, Hotel, etc.) y asignar cada tipo a las reglas adecuadas.

Cuando está activado, si un usuario infringe una o más reglas, el usuario ve una lista de motivos de infracción por tipo de código de motivo. Tenga en cuenta los siguientes escenarios y anote las diferencias:

• Si el usuario incumple una regla, el usuario ve una lista
• Si el usuario rompe dos reglas y las reglas tienen el mismo tipo de código de motivo de infracción, el usuario verá una lista
• Si el usuario rompe varias reglas con diferentes tipos de código de motivo de infracción, el usuario ve una lista para cada tipo de código de motivo de infracción y debe seleccionar un valor para cada uno

Revise el siguiente gráfico como ejemplo de la experiencia de usuario. Los usuarios verán un cuadro de texto para comentarios, a pesar del número de reglas infringidas.

La cancelación automática depende de varios factores y opciones. La cancelación automática para aprobación automatiza el proceso de cancelación en función de determinados criterios para evitar tarifas de incomparecencia, notas de cargo para la agencia de contratación y la pérdida de valor de un ticket no utilizado.

El proceso de aprobación de Concur Travel garantiza que los gerentes reciban correos electrónicos actualizados sobre cualquier cambio en los viajes fuera de la política antes de la aprobación, lo que mantiene una supervisión precisa. Este sistema es útil para garantizar el cumplimiento de las políticas de viaje y evitar reservas no autorizadas.

Si está habilitada, Concur Travel cancela el viaje aproximadamente 6 horas después de que haya pasado el Último día para emitir el boleto (LDT) y el aprobador no haya tomado ninguna medida.

Si está habilitada, la cancelación tendrá lugar después de que un aprobador rechace un viaje que contiene un segmento aéreo/ferroviario. Concur cancela todos los segmentos cancelables de todo el viaje (las compañías aéreas de compra instantánea no se cancelarán) en función de la fecha límite de emisión de billetes o dentro de las 24 horas posteriores al viaje (lo que ocurra antes). Esto significa que el viaje no se cancela inmediatamente después del rechazo por parte del autorizador.

Si está habilitada, la cancelación se realizará inmediatamente (en 20 minutos) después de que un aprobador rechace un viaje que contenga segmentos solo de automóvil y hotel (no se cancelarán las aerolíneas de compra instantánea).

Nota

Si se ha habilitado alguna de las opciones Permitir cancelación en la configuración de viaje y Concur Travel cancela automáticamente el viaje (según el tipo de segmento como se indica en las opciones), es probable que el usuario tenga que crear una nueva reserva para volver a solicitar la aprobación.

Si ninguna de las opciones está habilitada y la opción Permitir cambios de vuelo previos a la emisión de billetes está establecida en Cuando el viaje está en espera, el usuario puede volver a enviar el viaje para su aprobación. Después del reenvío, estarán disponibles las opciones Añadir vehículo y Añadir hotel, así como el enlace Cancelar todos los vuelos. Al volver a enviar un viaje para su aprobación, Concur Travel envía al administrador/aprobador una notificación por correo electrónico de solo texto para reconsiderar (aprobar o rechazar) el viaje revisado.

La activación de esta opción permite a los usuarios retener un viaje durante el proceso de reserva, en el punto en el que el usuario normalmente compraría el viaje. Las selecciones en el menú desplegable incluyen "none" (desactivado) y valores numéricos de hasta 21 (días).

Esta opción reserva la tarifa y cualquier otra opción. Sin embargo, no envía el vuelo para la emisión de billetes hasta que el viajero elige comprar la tarifa en Viajes. Es importante asegurarse de que los viajeros conozcan las reglas y las limitaciones para la retención de tarifas.

Habilite esta opción para permitir que Viajes cancele automáticamente los viajes que requieren aprobación si no se aprobaron en la última fecha de emisión de boletos. Es una práctica común habilitar esta opción si se utilizan aprobaciones.

Seleccione la cantidad de días para indicar la cantidad de tiempo que un aprobador debe rechazar el viaje antes de que se apruebe automáticamente.

Para la opción Permitir cambios de vuelo previos a la emisión de billetes, seleccione una preferencia que permita a los viajeros cambiar un vuelo reservado pero no emitido. En función de sus opciones, puede modificar la fecha, la hora o el transportista para el vuelo.

Existen tres opciones para permitir cambios de vuelo previos a la emisión de billetes:

• Nunca: el viajero nunca puede cambiar de vuelo
• Cuando el viaje está en espera: el viajero puede cambiar un viaje solo cuando está en espera
• En cualquier momento: el viajero puede cambiar un viaje en cualquier momento, antes de emitir el billete

Nota

La opción Cuando el viaje está en espera permite a los usuarios de Eurostar realizar cambios previos a los billetes. Esto solo se aplica a Eurostar a través del GDS. Eurostar también está disponible a través de SNCF Direct Connect.

Esta opción solo es visible cuando se ha completado el proceso de configuración Cambio rápido de ticket posterior al precio.

Las siguientes opciones están disponibles en el menú desplegable:

• No permitir: No se permiten cambios posteriores a la emisión del boleto
• Web de Concur: Permitir cambios posteriores a la emisión de billetes mediante la versión web de Travel

La ventana de anulación hace referencia al período de tiempo en el que se puede anular un billete antes de que se cargue en la tarjeta de crédito. Aunque puede haber otros cargos o cargos, el boleto no se carga en la tarjeta.

(Después de la ventana de anulación, el billete se carga a la tarjeta y el usuario debe solicitar un reembolso, si se aplica un reembolso).

Active esta opción para permitir la cancelación de reservas en Viajes después de que se haya emitido un billete. El viaje intentará anular el billete.

La configuración de agencia asociada también debe incluir lo siguiente:

• Cola de billetes anulados (cuando Travel anula un billete)
• Cola de solicitudes de reembolso (se necesita asistencia de la agencia con el reembolso)

Hay dos sistemas principales que manejan la emisión de boletos, y cada uno tiene su propia definición para la ventana vacía:

• ARC (dentro de los Estados Unidos): permite anular un billete en el plazo de un día laborable desde la emisión del billete
• BSP (fuera de los Estados Unidos): permite que un billete se anule al final del mismo día a la medianoche, lo que significa que si se emite un billete en Europa a las 23:50, el viajero tendría 9 minutos para cancelar el billete para permanecer dentro de la ventana de anulación.

La función Aprobación sin conexión permite a las agencias de viajes enviar PNR sin conexión a una cola de aprobación para su procesamiento a través del proceso de aprobación de viajes de Concur Travel. Esta función es útil para garantizar que las reservas sin conexión reciban la misma supervisión de aprobación que las reservas en línea, manteniendo la consistencia en la gestión de viajes.

Los PNR ubicados en la cola de aprobación fuera de línea desencadenarán el correo electrónico de aprobación para el administrador/aprobador. Al activar esta función, todos los PNR sin conexión ubicados en la cola de aprobación sin conexión seguirán el flujo de trabajo de aprobación pasiva.

La revalidación de tarifas es un proceso que garantiza que los precios de los boletos sean precisos cuando un PNR se aleja del estado de espera, lo que evita las compras si las diferencias de tarifa superan los umbrales especificados. Esta herramienta es útil para mantener la integridad de los precios y evitar costes inesperados en las reservas de viajes.

Cuando está habilitada, no se puede comprar un boleto después de retenerlo o aprobarlo cuando la diferencia de tarifa es mayor del 2% o 10 unidades en moneda de la cotización de tarifa original.