Introducing Email Options

確認メールは、 [出張構成] ページで管理できる主要な通知タイプの 1 つです。

• 有効化されている場合: Concur Travel では、予約を完了するか、 [チケットを購入] ボタンまたは [予約を確認] ボタンを選択して出張を変更するたびに、出張者に詳細な旅程が自動的にメールで送信されます。
• 無効化されている場合: Concur は確認メールを送信せず、予約確認の詳細を出張者に直接伝達する責任を旅行会社にシフト
• 規定外フラグ: 確認メールが有効化されているかどうかに関係なく、Concur Travel では常に以下が送信されます。出張を保留にした出張者に旅程メールが送信され、ユーザーが保留または承認保留中の出張が自動的にキャンセルされた場合に通知されます。

すべての Concur Travel メールの本文を変更することはできませんが、 [出張予約メールの件名] フィールドを使用して確認メールの件名行をカスタマイズすることができます。このオプションにより、件名行に表示される内容を指定できるため、出張者および管理者は予約メールを識別および整理しやすくなります。

特別なフィールドコードを使用して、件名行に特定の出張詳細を含めることができます。これらのコードは、大文字と中括弧を使用して、表示されているとおりに正確に入力する必要があります。以下のコードを使用して、出発日およびレコードロケーターを含めることができます。

• 出発日を含めるには、以下の手順に従います。
  • {DEPDAY} 使用
  • 例: {DEPDAY} の出張予約確認
  • これは、出張予約確認 (2024 年 12 月 12 日) として表示されます。
• レコードロケーターを含めるには、次の手順を実行します。
  • {RECLOC} 使用
  • 例: 予約確認済: {DEPDAY} - {RECLOC}
  • これは、予約確認済: 12DEC 2024 - XY73Z9 と表示されます。

Concur Travel で出張が発券されると、発券メールが出張者に送信されます。これは、出張伝票が発行されたという最終確認として機能します。

このオプションを有効化または無効化するタイミングについては、以下の点を確認してください。

• 自動発券メールの有効化発券後に Concur Travel から出張者に自動的に通知されるようにする場合は、この機能を有効化したままにします。
• 無効化 (自動メールなしを選択) 出張管理会社 (TMC) または代理店がすでに個別の通知、PDF 請求書、または旅程およびチケットへのリンクを送信している場合は、この機能を無効化する必要があります。これにより、出張者が重複する通知を受信するのを防ぐことができます。

チケット発行メールを有効化すると、以下の図に示すように、チケットメール件名項目にメール件名のカスタムテキストを入力することができます。

リマインダーメールは、出張予定を知らせるために出張者に送信される自動通知です。出張者の備忘メールを設定するかどうかを選択できます。リマインダの送信を選択した場合は、リマインダを何日前に送信するかを指定する必要があります。

たとえば、"出張の 1 日前" を設定し、出張が 1 月 15 日である場合、リマインダは 1 月 14 日に送信されます。

[リマインダーメールの件名] フィールドを使用して、リマインダーメールの件名行をカスタマイズできます。出張者が出張を簡単に識別できるように、出発日およびレコードロケーターを含めることができます。これらのいずれかを入力するには、以下のコードを使用します。

• {DEPDAY} を使用して出発日を挿入します
• {RECLOC] を使用してレコードロケーターを挿入します

予約した出張の有効期限が近づくと、保留中の出張のリマインダメールが出張者に通知されます。このリマインダーにより、出張者は購入のために予約を提出して運賃を確保するよう促され、マネージャーはチケット費用を削減し、運賃の復活の手間を省くことができます。

この機能の有効化は、 [保留中の出張備忘メール件名] フィールドにテキストを入力するのと同じくらい簡単です。リマインダーメールは、発券期限の約 4 時間前に送信されます。メールの内容は標準の "出張保留" 通知と一致しますが、件名行は構成から取得されるため、明確かつ具体的にしてください。

件名行をカスタマイズする場合は、以下の点を考慮してください。

• 推奨される形式: 保留中の出張備忘メール: {DEPDAY {RECLOC}
• {DEPDAY} は出発日を挿入します: {REC} はレコードロケーターを挿入します
• どちらのコードも大文字で、中かっこ {} で囲む必要があります
• 件名行は 50 文字までに制限されています
• 出張者に関連するすべてのメールアドレス (手配者を含む) に、この備忘メールが送信されます。

[保留中の出張備忘メール] を無効化する必要がある場合は、件名行を空白のままにして保存し、メールを効率的に無効化します。

この設定により、Concur Travel でホテルで予約された航空出張または鉄道出張の旅程メールに、ホテルへの道順またはマップ (もしくはその両方) を含めるかどうかが制御されます。既定では、ドロップダウンによってテキスト方向とマップが追加されるかどうかが決定されますが、ユーザーは予約時にこのオプションを変更することができます。構成オプションは以下のとおりです。

• ホテルへの道順を含めない - 既定ではルート案内またはマップは含まれません
• ホテルへの道順を含める - 既定で含まれるテキスト方向
• ホテルへのルート案内およびマップを含める - テキスト方向と地図の両方を既定で含める

この設定により、ユーザーまたは手配者がシステムで出張全体をキャンセルした場合に Concur Travel からキャンセルメールが送信されるかどうかが制御されます。

• ユーザーおよび手配者にメールで通知できるようにします。
• 無効化して通知をオフにする

この設定を更新する場合は、以下の点を考慮してください。

• 旅行会社が GDS で直接出張をキャンセルした場合、メールは送信されません。
• キャンセルメールは、予約ソース (GDS、直接接続、Travelfusion など) に関係なく送信されます。
• これらの電子メールは、発券期限を超過した場合に送信される自動キャンセル電子メールとは異なります。

キャンセルメールの送信を選択した場合は、デフォルトの件名行またはカスタマイジングを使用できます。わかりやすくするために、件名行に以下の項目を含めることができます。

• 出発日付: {DEPDAY}
• レコードロケーター: {RECLOC}
• 出張名: {TRIPNAME}