Managing Cancel, Hold, and Changes Options

Concur Travel の違反理由により、ユーザーは予約時のポリシー違反を説明し、レポートおよび規定外フラグ分析のためにデータを提供することができます。この機能により、出張予約のコンプライアンスと透明性が確保され、ポリシー管理と意思決定がサポートされます。

デフォルトでは、複数のルールに違反している場合でも、1 つの理由コードが必要です。管理者は、同じ予約ワークフロー (フライト、ホテル、車両) 内の複数のルールに違反した場合に、複数の理由を申請するように Professional Travel を設定することができます。

これを有効化するには、管理者が [出張構成] ページで [複数の違反理由コードを許可する] オプションを有効化し、1 つまたは複数のカスタム違反理由タイプ (フライト、車両、ホテルなど) を作成し、各タイプを適切なルールに割り当てます。

有効にすると、ユーザーが 1 つまたは複数のルールに違反した場合に、理由コードタイプごとに 1 つの違反理由のリストが表示されます。以下のシナリオを考慮し、違いに注意してください。

• ユーザーが 1 つのルールに違反すると、1 つのリストが表示されます。
• ユーザーが 2 つのルールに違反し、そのルールの違反理由コードタイプが同じである場合、1 つのリストが表示されます。
• 違反理由コードタイプが異なる複数のルールに違反した場合、違反理由コードタイプごとにリストが表示され、それぞれの値を選択する必要があります。

以下の図をユーザエクスペリエンスの例としてレビューします。違反したルールの数に関係なく、コメントには 1 つのテキストボックスが表示されます。

自動キャンセルは、複数の要素および設定に依存します。承認の自動キャンセル保留により、無断キャンセル料金、フルフィルメント代理店のデビットメモ、および未使用のチケットの金額の喪失を回避するために、特定の基準に基づいてキャンセルプロセスが自動化されます。

Concur Travel の承認プロセスにより、マネージャーは承認前にポリシー違反出張の変更に関する更新されたメールを受信し、正確な監視を維持します。このシステムは、出張ポリシーを確実に遵守し、権限のない予約を防ぐのに役立ちます。

有効にすると、Concur Travel では、チケット発行の最終日 (LDT) が経過して承認者が何もアクションを実行しなかった後、約 6 時間後に出張がキャンセルされます。

有効にすると、承認者がフライト/鉄道セグメントを含む出張を却下した後にキャンセルが行われます。その後、Concur では、発券期限または出張の 24 時間以内 (いずれか早い方) に基づいて、出張全体のキャンセル可能なセグメントがすべてキャンセルされます (即時購入の航空会社はキャンセルされません)。つまり、出張は承認者による却下直後に取り消されません。

有効にすると、承認者が車両およびホテルのみのセグメントを含む出張を却下した直後 (20 分以内) にキャンセルが行われます (即時購入の航空会社はキャンセルされません)。

注記

出張構成で [キャンセルを許可する] 設定のいずれかが有効化されており、Concur Travel で出張が (設定で示されているセグメントタイプに従って) 自動的にキャンセルされる場合、ユーザーは承認に再申請するために新しい予約を作成する必要がある場合があります。

どちらの設定も有効化されておらず、オプション [発券前のフライト変更を許可する] が [出張が保留中の場合] に設定されている場合、ユーザーは承認のために出張を再提出することができます。再提出後、 [車両の追加] オプションと [ホテルの追加] オプション、および [すべてのフライトをキャンセル] リンクを使用できるようになります。承認のために出張を再提出すると、Concur Travel により、改訂された出張を再検討 (承認または却下) するためのテキストのみのメール通知がマネージャー/承認者に送信されます。

このオプションを有効化すると、ユーザーが通常出張を購入する時点で、予約プロセス中に出張を保留することができます。ドロップダウンメニューでの選択には、"なし" (無効) と、最大 21 (日) の数値が含まれます。

このオプションでは、運賃およびその他のオプションが予約されます。ただし、出張者が Travel で運賃を購入するまで、発券のフライトは送信されません。出張者が運賃保持のルールと制限事項を認識していることを確認することが重要です。

このオプションを有効にすると、最終発券日までに承認されていない出張が Travel で自動的にキャンセルされます。承認を使用する場合は、このオプションを有効化するのが一般的です。

日数を選択して、承認者が出張を自動的に承認する前に却下する必要がある時間を指定します。

[発券前のフライト変更を許可する] 設定では、出張者が予約されていても発券されていないフライトを変更できる優先設定を選択します。設定に応じて、フライトの日付、時刻、または航空会社を変更することができます。

発券前のフライト変更を許可するには、以下の 3 つの選択肢があります。

• しない: 出張者はフライトを変更できません
• 出張が保留中の場合: 出張者は保留中の出張のみを変更できます
• いつでも: 出張者は発券前であればいつでも出張を変更できます。

注記

[出張の保留時] オプションを使用すると、Eurostar ユーザーは発券前の変更を行うことができます。これは、GDS を介した Eurostar にのみ適用されます。Eurostar は SNCF 直接接続からも利用できます。

このオプションは、Rapid Reprice Post Ticket Change 設定プロセスが完了している場合にのみ表示されます。

ドロップダウンメニューでは、以下のオプションを使用することができます。

• 許可しない: 発券後の変更は許可されません
• Concur Web: Web バージョンの Travel を使用した発券後の変更を許可

[無効] ウィンドウとは、チケットがクレジットカードに請求される前に無効化できる時間枠を指します。その他の料金が発生する場合がありますが、チケットはカードに請求されません。

(無効ウィンドウの後、チケットはカードに請求され、払戻が適用される場合は、ユーザーが払戻を申請する必要があります。)

チケットの発行後に Travel で予約をキャンセルできるようにするには、このオプションを有効化します。Travel でチケットの無効化が試行されます。

関連する代理店構成には、以下も含める必要があります。

• 無効なチケット順番待ち（Travel でチケットが無効化された場合）
• 払戻申請順番待ち (返金には代理店によるサポートが必要)

チケットを処理する主要なシステムは 2 つあり、それぞれ無効ウィンドウに対する独自の定義があります。

• ARC (米国内) - チケット発行の 1 営業日以内にチケットを無効化することができます。
• BSP (米国外) - 同日の午前 0 時までにチケットを無効化することができます。つまり、ヨーロッパで予約のチケットが 23:50 に発券された場合、出張者は 9 分以内にチケットをキャンセルして、無効ウィンドウ内に留まることができます。

オフライン承認機能により、旅行会社は Concur Travel の出張承認プロセスで処理するために、オフライン PNR を承認順番待ちに送信することができます。この機能は、オフライン予約がオンライン予約と同じ承認監視を受けられるようにし、出張管理の整合性を維持するのに役立ちます。

オフライン承認順番待ちに配置された PNR は、マネージャー/承認者への承認メールをトリガーします。この機能を有効にすると、オフライン承認順番待ちに配置されたすべてのオフライン PNR がパッシブ承認ワークフローに従います。

運賃の再検証は、PNR が保留ステータスから移動したときにチケット価格が正確であることを確認し、運賃差額が指定されたしきい値を超えた場合に購入を防止するプロセスです。このツールは、価格設定の整合性を維持し、出張予約で予期しないコストを回避するのに役立ちます。

有効にすると、運賃差額が元の運賃見積通貨で 2% または 10 単位を超える場合、保留または承認後にチケットを購入することはできません。