Erkunden der abzuschließenden Vorarbeitsschritte

Objective

After completing this lesson, you will be able to erläutern Sie die erforderlichen Schritte, die vor dem Einrichten der Budgetkonfiguration ausgeführt werden müssen.

Für Budgetfunktion verfügbare Rollen

Bevor Sie das Budget konfigurieren, müssen Sie zunächst die obligatorische Vorarbeit abschließen: Überprüfen Sie die Budgetrollen, und ordnen Sie sie zu.

RollenBeschreibung
Budgetgenehmiger/-manager
  • Genehmigt Rechnungen, Kaufanforderungen, Kostenabrechnungen und Anforderungen und kann Budgets in den Budget-Dashboards anzeigen.
  • Wenn Ihr Unternehmen einen Budgetschritt in den Workflow einschließt, kann als Genehmiger für ein bestimmtes Budget hinzugefügt werden.
  • Ermöglicht es der Person, Teil der Vorgesetztenhierarchie des Vorgesetzten zu sein, um ein Budget zu filtern.
  • Hat keinen Zugriff auf die Budgetkonfiguration.
Budgeteigentümer
  • Ist Eigentümer des Budgets und kann Budgets in den Dashboards anzeigen.
  • Hat keinen Zugriff auf die Budgetkonfiguration.
Budget-Viewer
  • Ist Eigentümer des Budgets und kann Budgets in den Dashboards anzeigen.
  • Der Eigentümer hat keinen Zugriff auf die Budgetkonfiguration.
Budgetadministrator
  • Zeigt Budgets in den Dashboards an.
  • Es kann einen oder mehrere Budgetanzeiger geben.
  • Die Daten auf dem Dashboard stimmen mit den Daten des Budgeteigentümers überein.
  • Hat keinen Zugriff auf die Budgetkonfiguration.

Notiz

Wenn der Budgetadministrator auch über die Rolle Budgetanzeiger verfügt, kann der Administrator alle konfigurierten Budgeteinträge im Abschnitt Gemeinsames Budget der Budget-Dashboards sehen.

Notiz

Administratoren benötigen nur die Rolle Budgetadministrator, um auf die Budgetkonfiguration zugreifen zu können. Es ist keine zusätzliche Rolle erforderlich.

Ein Benutzer mit der Berechtigung Rollenadministrator ordnet diese Rollen über die folgenden Methoden zu:

  • Manuell über Benutzerberechtigungen
  • Über Concur Travel and Expense (CTE) On-Demand-Mitarbeiterimport
  • Über Concur Expense Service (CES) Mitarbeiterimport 305-Datensatz (verwenden Sie Y für die entsprechende Rolle)

Budgetvorarbeiten bieten Ihnen die Grundlage für den Aufbau der Budgetkonfiguration.

Zugriff auf die Budgetkonfiguration

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um auf die Seite Budgetkonfiguration zuzugreifen:

Schritte

  1. Wechseln Sie zur Administration von, und wählen Sie Abrechnungen. Die Seite Abrechnungsverwaltung wird angezeigt.

    Das Bild zeigt einen Screenshot der SAP-Concur-Schnittstelle, der das Dropdown-Menü Administration hervorhebt. Das Menü ist in zwei Abschnitte unterteilt: Anwendungen und Administration. Im Abschnitt Administration umfassen die Optionen Unternehmen (mit Unteroptionen für Unternehmensverwaltung und Tools), Antrag, Ausgabe (gelb hervorgehoben) und Rechnung.

  2. Wählen Sie den Link Budgetkonfiguration.

    Das Bild zeigt einen Screenshot eines Abschnitts der SAP-Concur-Schnittstelle auf der Registerkarte Abrechnungen auf der Seite Abrechnungsverwaltung. Die Schnittstelle zeigt eine Liste der administrativen Konfigurationsoptionen für Ausgaben an, z. B.: Buchhaltungsverwaltung, Rechnungsprüfungsregeln, Budgetkonfiguration (gelb hervorgehoben).

    Die Seite Budgetkonfiguration wird angezeigt.

Ergebnis

Die Seite Budgetkonfiguration enthält je nach den Anforderungen Ihrer Organisation mehrere Registerkarten – einige erforderlich, andere optional. In den nächsten Kapiteln und Lektionen erfährst du, was die einzelnen Registerkarten tun und wie du sie effektiv konfigurierst.

Die Abbildung zeigt die Seite Budgetkonfiguration. Sie enthält Registerkarten wie Budgeteinträge, Geschäftskalender, Budgetkategorie, Felder für Budgetverfolgung und Budgeteinstellungen.

Wichtige Überlegungen zum Aufbau der Budgetkonfiguration

  • Budgetdaten können entweder über einen manuellen Upload oder über Web-Services importiert werden, da über das File Transfer Protocol (FTP) kein Overnight-Prozess verfügbar ist.

  • Die Sichtbarkeit des Budgetadministrators kann nicht nach Gruppe eingeschränkt werden, wodurch ihnen Zugriff auf alle erstellten Budgets gewährt wird.

  • Während auf Budgetdaten im Cognos-Reporting nicht zugegriffen werden kann, ist eine Massenexport-UI verfügbar, um verschiedene budgetübergreifende Datentypen in eine Tabellenkalkulation zu extrahieren.

  • Die Budgetfunktion ist vollständig in Concur-Produkte integriert, die Ausgaben werden jedoch ausschließlich in den Modulen „Abrechnungen", „Kaufanforderung", „Rechnung" und „Anforderung" verfolgt.

Referenzen

TitleLink
Budgetverwaltungsleitfaden – BudgetkonfigurationBudgetverwaltungsleitfaden – Budgetkonfiguration

Zusammenfassung

  • Ordnen Sie vor der Konfiguration mithilfe von Benutzerberechtigungen oder Mitarbeiterimporten Budgetrollen zu.
  • Für den Zugriff auf die Budgetkonfiguration ist nur die Rolle Budgetadministrator erforderlich.
  • Rufen Sie die Budgetkonfiguration über das Menü Administration > Abrechnungen auf.
  • Der Budgetdatenimport erfolgt manuell oder über Web-Services; es ist kein automatisierter FTP-Prozess vorhanden.
  • Der Budgetadministrator hat uneingeschränkte Transparenz über alle Budgets hinweg.

Learning

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