Exploration des étapes de pré-traitement à effectuer

Objective

After completing this lesson, you will be able to expliquez les étapes à suivre avant de configurer le budget.

Rôles disponibles pour la fonctionnalité Budget

Avant de configurer le budget, vous devez d'abord effectuer le travail préliminaire obligatoire : vérifier et affecter les rôles Budget.

RôlesDescription
Approbateur/Responsable du budget
  • Approuve les factures, les demandes d’achat, les notes de frais et les demandes et peut afficher les budgets dans les tableaux de bord de budget.
  • Si votre société inclut une étape de budget dans le workflow, peut être ajouté en tant qu’approbateur pour un budget spécifique.
  • Permet à la personne de faire partie de la hiérarchie de responsables du responsable pour filtrer un budget.
  • N’a pas accès à la configuration du budget.
Responsable du budget
  • Est responsable du budget et peut afficher les budgets dans les tableaux de bord.
  • N’a pas accès à la configuration du budget.
Observateur du budget
  • Est responsable du budget et peut afficher les budgets dans les tableaux de bord.
  • Le responsable n’a pas accès à la configuration du budget.
Administrateur du budget
  • Affiche les budgets dans les tableaux de bord.
  • Il peut y avoir un ou plusieurs observateurs du budget.
  • Les données du tableau de bord sont les mêmes que celles du responsable du budget.
  • N’a pas accès à la configuration du budget.

Remarque

Si l’administrateur du budget a également le rôle d’observateur du budget, l’administrateur pourra voir tous les éléments du budget configurés dans la section Budget partagé des tableaux de bord de budget.

Remarque

Les administrateurs ont uniquement besoin du rôle Administrateur du budget pour accéder à la configuration du budget. Aucun rôle supplémentaire n’est requis.

Un utilisateur disposant du droit d'accès Administrateur de rôle affecte ces rôles à l'aide des méthodes suivantes :

  • Manuellement via les autorisations utilisateur
  • Via Concur Travel and Expense (CTE) - Importation de collaborateurs à la demande
  • Via l’enregistrement 305 d’importation de collaborateurs Concur Expense Service (CES) (utilisez O pour le rôle approprié)

Le pré-travail de Budget vous permet de commencer à créer la configuration de Budget.

Comment accéder à la configuration du budget

Suivez ces étapes pour accéder à la page Configuration du budget :

Étapes

  1. Accédez à Administration et sélectionnez Dépense. La page Administration des dépenses s'affiche.

    L’image affiche une capture d’écran de l’interface SAP Concur, en mettant en surbrillance le menu déroulant Administration. Le menu est divisé en deux sections : Applications et Administration. Dans la section Administration, les options incluent Société (avec des sous-options pour Administration de la société et Outils), Ordre de mission, Dépense (surligné en jaune) et Facture.

  2. Cliquez sur le lien Configuration du budget.

    L’image montre une capture d’écran d’une section de l’interface SAP Concur sous l’onglet Dépense de la page Administrateur des dépenses. L’interface affiche une liste d’options de configuration administrative liées aux dépenses, telles que : Administration comptable, Règles de contrôle, Configuration du budget (surligné en jaune).

    La page Configuration du budget s’affiche.

Résultat

La page Configuration du budget comprend plusieurs onglets (certains obligatoires, d’autres facultatifs) en fonction des besoins de votre organisation. Dans les chapitres et leçons à venir, vous apprendrez ce que fait chaque onglet et comment les configurer efficacement.

L’image montre la page Configuration du budget. Il comporte des onglets tels que Éléments du budget, Calendrier fiscal, Catégorie budgétaire, Champs de suivi budgétaire et Paramètres du budget.

Considérations clés pour la création de la configuration du budget

  • Les données budgétaires peuvent être importées via un chargement manuel ou des services Web, car aucun processus de nuit n'est disponible via FTP (File Transfer Protocol).

  • La visibilité de l’administrateur du budget ne peut pas être restreinte par groupe, ce qui lui permet d’accéder à tous les budgets créés.

  • Bien que les données budgétaires ne soient pas accessibles dans le reporting Cognos, une interface utilisateur d’exportation en masse est disponible pour extraire différents types de données dans les budgets dans une feuille de calcul.

  • La fonctionnalité Budget est entièrement intégrée aux produits Concur, mais le suivi des dépenses est effectué uniquement dans les modules Expense, Purchase Request, Invoice et Request.

Références

TitreLien
Guide d’administration du budget - Configuration du budgetGuide d’administration du budget - Configuration du budget

Résumé

  • Affectez des rôles de budget avant la configuration, à l’aide des autorisations utilisateur ou des importations de collaborateurs.
  • Seul le rôle Administrateur du budget est requis pour accéder à la configuration du budget.
  • Accédez à la configuration du budget à partir du menu Administration > Notes de frais.
  • L’importation des données budgétaires est manuelle ou via des services Web ; il n’existe aucun processus FTP automatisé.
  • L’administrateur du budget dispose d’une visibilité illimitée sur tous les budgets.

Learning

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