Exploración del proceso Reservar y, a continuación, aprobar

Objective

After completing this lesson, you will be able to identifique las consideraciones clave para el proceso de reserva y, a continuación, apruebe.

Resumen del proceso Reservar y luego aprobar

El proceso Reservar y luego aprobar en Concur ayuda a garantizar un seguimiento preciso del presupuesto vinculando las reservas de viaje directamente con una solicitud. Este flujo de trabajo le permite reservar el viaje antes de obtener la aprobación final, con el costo del viaje reflejado inmediatamente en el presupuesto como Gasto pendiente. Esto proporciona una mejor visibilidad de los fondos comprometidos y, al mismo tiempo, mantiene el control de los gastos.

Revisemos dos escenarios para identificar el tipo de alertas que verá el aprobador en Ver presupuesto.

Escenario 1. La empresa requiere aprobación solo para tarifas aéreas y viajes en tren (debido a la sensibilidad del tiempo PNR)

Utilice este escenario si su empresa desea realizar un seguimiento del importe exacto de los segmentos reservados en la solicitud; estos importes se mostrarán en el presupuesto como Gastos pendientes. Los fondos asociados con la solicitud se devuelven al presupuesto solo cuando se cancela la solicitud.

Configure el flujo de trabajo de Concur Request para devolver cualquier solicitud con PNR vencidos al empleado. A continuación, el empleado debe cancelar la solicitud para devolver los fondos al presupuesto.

Fije las acciones Tiempo de aprobación vencido en Devolver al empleado. Su empresa determinará el número adecuado de días para esta acción.

La imagen muestra una captura de pantalla de una interfaz configurable dentro de la sección Workflows, en la pestaña General. Cuenta con un tipo de flujo de trabajo establecido en Solicitud y un nombre de flujo de trabajo que aparece como Aprobar con actualizaciones PNR sin conexión. Un segmento resaltado contiene opciones de aprobación de presupuesto, incluida una casilla de verificación marcada como Incluir paso de aprobación de presupuesto. Además, muestra un menú desplegable para Acción de tiempo de aprobación vencido fijado en Devolver al empleado y un campo de entrada etiquetado Vencimiento después de este número de días con el número 5.

Escenario 2. La empresa requiere aprobación para todos los segmentos de viaje

Si su empresa requiere aprobación para todos los segmentos de viaje, incluya un paso de aprobación para abordar PNR vencidos, pero no fije la Acción de tiempo de aprobación vencido en Devolver al empleado. En su lugar, fíjelo en Sin acción.

La única forma de devolver fondos al presupuesto es cancelando la solicitud. Los usuarios tienen las siguientes opciones para cancelar una solicitud:

Cancelar la solicitud directamente
Recuperar la solicitud y, a continuación, cancelarla
Pida al aprobador que devuelva la solicitud para que pueda cancelarla

La imagen muestra una captura de pantalla de una interfaz configurable dentro de la sección Workflows, en la pestaña General. Presenta un tipo de flujo de trabajo establecido en Solicitud y un nombre de flujo de trabajo que aparece como Reservar y, a continuación, Aprobar con actualizaciones PNR sin conexión. Un segmento resaltado contiene opciones de aprobación de presupuesto, incluida una casilla de verificación marcada como Incluir el paso de aprobación de presupuesto. Además, muestra un menú desplegable etiquetado como Acción de tiempo de aprobación vencido establecido en Sin acción y un campo de entrada Correo electrónico de vencimiento para el aprobador establecido en Ninguno.

Resumen

Vincule las reservas de viaje a las solicitudes para mostrar los costes de viaje como Gastos pendientes en el presupuesto.
Escenario 1: Aprobar solo la tarifa aérea y el tren; los PNR vencidos devuelven las solicitudes a los empleados para su cancelación.
Escenario 2: Aprobar todos los segmentos de viaje; los PNR vencidos requieren una cancelación manual para liberar fondos.
La cancelación de una solicitud es la única forma de devolver los fondos comprometidos al presupuesto.

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