Integración de Presupuesto con Solicitud de compra y Concur Invoice

Explorar el presupuesto integrado con la solicitud de compra y Concur Invoice

Objective

After completing this lesson, you will be able to identificar consideraciones clave para integrar Budget con Purchase Request y Concur Invoice.

Integración de Presupuesto con Solicitud de compra y Concur Invoice

Para activar Presupuesto para Concur Purchase Request y Concur Invoice, vaya a la pestaña Configuración de presupuesto y seleccione Activar captura de presupuesto para solicitud de compra y Activar captura de presupuesto para factura.

La imagen muestra una captura de pantalla de la pestaña Configuración del presupuesto en Configuración del presupuesto. Hay varias opciones de casilla de selección disponibles para personalizar las opciones, incluido el envío de alertas y notificaciones. Dos opciones resaltadas son Activar captura de presupuesto para solicitud de compra y Activar captura de presupuesto para factura, mostrando ambas casillas marcadas que indican que están activadas. También hay dos botones: Guardar y Cancelar.

Examinemos dos escenarios que ilustran cómo cambian los paneles de control de presupuesto, en función de si se selecciona o no la opción Marcar elementos de presupuesto de solicitud como gastados después de la aprobación de la solicitud. Esta configuración, que es específica de las solicitudes de compra dentro del proceso de factura, permite que los elementos de presupuesto de una solicitud de compra se marquen como gastados en la aprobación del procesador. Estos elementos permanecerán marcados como Gastado hasta que se emparejen con una factura correspondiente.

Escenario 1. Marcar elementos de presupuesto de solicitud como gastados después de seleccionar la aprobación de la solicitud

La imagen muestra una captura de pantalla de la página Configuración del presupuesto en la Configuración del presupuesto. Enumera varias opciones con casillas de selección para enviar alertas, notificaciones y otras opciones. La opción Marcar solicitudes de compra como gastadas después de la aprobación del procesador se resalta en amarillo, que está marcada actualmente. Hay dos botones: Guardar y Cancelar.

En este escenario, el panel de control de presupuesto se actualiza cuando el usuario envía la solicitud de compra para su aprobación. El importe de la solicitud de compra se muestra en la ficha Transacciones pendientes y permanece allí hasta que el procesador lo procesa. Una vez procesado, el importe se mueve a la pestaña Transacciones gastadas.

Siga los pasos a continuación para navegar por el proceso, desde enviar una solicitud de compra hasta hacer coincidir la orden de compra con la factura. Le guiaremos a través de cada fase con instrucciones claras y capturas de pantalla para ayudarle a comprenderlo.

Pasos

  1. El usuario envía una solicitud de compra para su aprobación.

    El importe de la solicitud de compra enviada aparece en la pestaña Transacciones pendientes > Solicitud de compra.

    La imagen muestra una captura de pantalla del Panel de control de presupuesto con las pestañas Transacciones pendientes y Solicitud de compra resaltadas en amarillo. Una tabla enumera las solicitudes de compra, incluido el número de solicitud, el solicitante, la fecha de envío, la descripción, el tipo de gasto, el nombre del proveedor, el importe del presupuesto y el porcentaje del presupuesto. La fila de la solicitud número 23 se resalta en amarillo para los suministros de limpieza, con un importe de presupuesto de 500 $. Las pestañas de navegación y el botón Exportar datos también están visibles.

  2. El aprobador aprueba la solicitud de compra.

    No se produce ningún cambio en el panel de control de presupuesto; el importe de la solicitud de compra enviada permanece en la pestaña Transacciones pendientes > Solicitud de compra.

  3. El procesador procesa la solicitud de compra.

    El importe de la solicitud de compra enviada y aprobada pasa a la pestaña Transacciones gastadas > Solicitud de compra.

    La imagen muestra una captura de pantalla del Panel de control de presupuesto con las pestañas Transacciones gastadas y Solicitud de compra resaltadas en amarillo. Una tabla enumera las solicitudes de compra, incluido el número de solicitud, el solicitante, la fecha de envío, la descripción, el tipo de gasto, el nombre del proveedor, el importe del presupuesto y el porcentaje del presupuesto. La fila de la solicitud número 23 se resalta en amarillo para los suministros de limpieza, con un importe de presupuesto de 500 $. Las pestañas de navegación y el botón Exportar datos también están visibles.

  4. La factura coincide con el pedido de compra.

    El importe de la solicitud de compra/orden de compra aprobada y procesada permanece en la pestaña Transacciones gastadas > Solicitud de compra, pero el valor que se muestra es $0.

    La imagen muestra una captura de pantalla del Panel de control de presupuesto con las pestañas Transacciones gastadas y Solicitud de compra resaltadas en amarillo. Una tabla enumera las solicitudes de compra, incluido el número de solicitud, el solicitante, la fecha de envío, la descripción, el tipo de gasto, el nombre del proveedor, el importe del presupuesto y el porcentaje del presupuesto. La fila de la solicitud número 23 se resalta en amarillo para los suministros de limpieza, con un importe de presupuesto de 500 $. Las pestañas de navegación y el botón Exportar datos también están visibles.

  5. El usuario envía la factura coincidente con el pedido de compra (PO) para su aprobación.

    El importe de la solicitud de compra/orden de compra aprobada y procesada se muestra en la pestaña Transacciones gastadas > Factura. El usuario envía la factura que coincide con la orden de compra para su revisión y aprobación.

    La imagen muestra una captura de pantalla del Panel de control de presupuesto con las pestañas Transacciones gastadas y Factura resaltadas en amarillo. Una tabla enumera las facturas, con el nombre de la solicitud, el número de factura, el nombre del empleado, la fecha de la factura, la descripción de la línea, la fecha de la factura, el tipo de gasto, el nombre del proveedor, el importe del presupuesto y el porcentaje del presupuesto. El nombre de solicitud 1011 se resalta en amarillo para los suministros de limpieza, con un importe de presupuesto de 500 $. Las pestañas de navegación y el botón Exportar datos también están visibles.

  6. La factura se revisa y aprueba. No se produce ningún cambio; el importe de la factura aprobada y procesada se muestra en la pestaña Transacciones gastadas > Factura.

Escenario 2. Marcar elementos de presupuesto de solicitud como gastados después de que no se seleccione la aprobación de la solicitud

La imagen muestra una captura de pantalla de la página Configuración de presupuesto en la Configuración de presupuesto. Enumera varias opciones con casillas de selección para enviar alertas, notificaciones y otras opciones. La opción Marcar solicitudes de compra como gastadas después de la aprobación del procesador se resalta en amarillo, que actualmente no está marcada. Hay dos botones: Guardar y Cancelar.

En este escenario, el panel de control de presupuesto se actualiza cuando el usuario envía la solicitud de compra para su aprobación. El importe de la solicitud de compra permanece en la pestaña Transacciones pendientes hasta que se apruebe la factura que coincide con la solicitud de compra. Una vez aprobado, el importe de la factura aparece en la pestaña Transacciones gastadas.

Siga los pasos a continuación para navegar por el proceso, desde enviar una solicitud de compra hasta hacer coincidir la orden de compra con la factura. Le guiaremos a través de cada fase con instrucciones claras y capturas de pantalla para ayudarle a comprenderlo.

Pasos

  1. El usuario envía una solicitud de compra para su aprobación.

    El importe de la solicitud de compra enviada aparece en la pestaña Transacciones pendientes > Solicitud de compra.

    La imagen muestra una captura de pantalla del Panel de control de presupuesto con las pestañas Transacciones pendientes y Solicitud de compra resaltadas en amarillo. Una tabla enumera las solicitudes de compra, incluido el número de solicitud, el solicitante, la fecha de envío, la descripción, el tipo de gasto, el nombre del proveedor, el importe del presupuesto y el porcentaje del presupuesto. La fila del número de solicitud 24 se resalta en amarillo para los suministros de oficina, con un importe de presupuesto de 900 $. Las pestañas de navegación y el botón Exportar datos también están visibles.

  2. El gerente aprueba la solicitud de compra.

    No se produce ningún cambio en el panel de control de presupuesto y el importe de la solicitud de compra enviada permanece en la pestaña Transacciones pendientes > Solicitud de compra.

  3. El procesador procesa la solicitud de compra.

    El panel de control de presupuesto no se modifica y el importe de la solicitud de compra enviada permanece en la pestaña Transacciones pendientes > Solicitud de compra.

  4. La factura coincide con el pedido de compra.

    El importe de la solicitud de compra/orden de compra permanece en la pestaña Transacciones pendientes > Solicitud de compra. El importe de la factura aparece en la pestaña Transacciones pendientes > Factura.

    La imagen muestra una captura de pantalla del Panel de control de presupuesto con las pestañas Transacciones pendientes y Factura resaltadas en amarillo. Una tabla enumera las facturas, con el nombre de la solicitud, el número de factura, el nombre del empleado, la fecha de la factura, la descripción de la línea, la fecha de la factura, el tipo de gasto, el nombre del proveedor, el importe del presupuesto y el porcentaje del presupuesto. El nombre de la solicitud 1012 se resalta en amarillo para los suministros de oficina, con un importe de presupuesto de 900 $. Las pestañas de navegación y el botón Exportar datos también están visibles.

  5. La factura se revisa y aprueba.

    No se produce ningún cambio y el importe de la solicitud de compra/orden de compra aprobada y procesada permanece en la pestaña Transacciones pendientes > Solicitud de compra. El importe de la factura aprobada y procesada se muestra en la pestaña Transacciones gastadas > Factura.

    La imagen muestra una captura de pantalla del Panel de control de presupuesto con las pestañas Transacciones gastadas y Factura resaltadas en amarillo. Una tabla enumera las facturas, con el nombre de la solicitud, el número de factura, el nombre del empleado, la fecha de la factura, la descripción de la línea, la fecha de la factura, el tipo de gasto, el nombre del proveedor, el importe del presupuesto y el porcentaje del presupuesto. El nombre de la solicitud 1012 se resalta en amarillo para los suministros de oficina, con un importe de presupuesto de 900 $. Las pestañas de navegación y el botón Exportar datos también están visibles.

Puntos clave

El campo Fecha para la que se requiere en los formularios de solicitud de compra desempeña un papel clave en la programación del presupuesto. Tenga en cuenta lo siguiente al utilizar este campo:

  • Se recomienda marcar el campo como obligatorio, ya que esta fecha determina el período que asignará el presupuesto para los gastos.

  • Si no se utiliza el campo Fecha para la que se requiere, el presupuesto se basará en la Fecha de envío para determinar el período de gasto.

Resumen

  • Active la captura de presupuesto para solicitudes de compra y facturas en Configuración de presupuesto.
  • Realice un seguimiento de las solicitudes de compra como Pendiente o Gasto gastado en función de la configuración Marcar como gastado después de la aprobación del procesador.
  • El importe de la factura aparece en Transacciones gastadas después de la aprobación, lo que refleja el consumo de presupuesto verdadero.
  • El campo Fecha para la que se requiere determina el período de presupuesto correcto para los gastos.
  • Utilice siempre Fecha para la que se requiere para garantizar una asignación y un seguimiento precisos del presupuesto.
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