Concur의 예약 후 승인 프로세스는 출장 예약을 요청에 직접 연결하여 정확한 예산 추적을 보장하는 데 도움이 됩니다. 이 워크플로우를 사용하면 출장 비용이 예산에 즉시 보류 중 지출로 반영되어 최종 승인을 얻기 전에 출장을 예약할 수 있습니다. 이렇게 하면 경비를 지속적으로 관리하면서 약정 자금을 더 잘 파악할 수 있습니다.
예산 보기 아래에서 승인자에게 표시될 경고 유형을 식별하는 두 가지 시나리오를 검토해 보겠습니다.
예약 후 승인 프로세스 탐색
Objective
After completing this lesson, you will be able to 예약 후 승인 프로세스에 대한 주요 고려사항을 식별합니다.
예약 후 승인 프로세스 개요
시나리오 1 을 선택합니다. 회사는 항공료 및 철도 출장에만 승인이 필요합니다(PNR 시간 민감도로 인해).
회사에서 요청에 있는 예약된 세그먼트의 정확한 금액을 추적하려는 경우 이 시나리오를 사용합니다. 이러한 금액은 예산에 보류 중 지출로 표시됩니다. 요청이 취소되었을 때만 요청과 관련된 자금이 예산에 반환됩니다.
만료된 PNR이 있는 모든 요청을 직원에게 반환하도록 Concur Request 워크플로우를 구성합니다. 그런 다음 사원은 자금을 다시 예산으로 릴리스하기 위한 요청을 취소해야 합니다.
승인 시간 만료된 액션 을 직원에게 반송 으로 설정합니다. 귀사에서는 이 조치에 적절한 일수를 결정합니다.
시나리오 2. 회사에서 모든 출장 세그먼트를 승인해야 함
회사에서 모든 출장 세그먼트에 대한 승인을 요구하는 경우 만료된 PNR을 해결하기 위한 승인 단계를 포함하되, 승인 시간 만료 작업 을 직원에게 반송 으로 설정하지 마십시오. 대신 액션 없음 으로 설정합니다.
자금을 예산에 다시 릴리스하는 유일한 방법은 요청을 취소하는 것입니다. 사용자에게는 요청을 취소할 수 있는 다음과 같은 옵션이 있습니다.
- 요청 직접 취소
- 요청을 리콜한 후 취소
- 승인자에게 요청을 취소할 수 있도록 반송하도록 요청합니다.
요약
- 출장 예약을 요청에 연결하여 출장 비용을 예산에 대기 중 지출로 표시합니다.
- 시나리오 1: 항공료 및 철도만 승인합니다. 만료된 PNR은 취소를 위해 직원에게 요청을 반송합니다.
- 시나리오 2: 모든 출장 세그먼트 승인. 만료된 PNR은 자금을 릴리스하려면 수동 취소가 필요합니다.
- 요청을 취소하면 약정된 자금을 예산에 반환할 수 있는 유일한 방법이 됩니다.