Concur-Request-Konfigurationstools erkunden

Concur-Request-Administrationstools erkunden

Geschäftsanforderungen von Concur Request erkunden

Listenverwaltung konfigurieren

Formulare und Felder konfigurieren

Feature-Hierarchien konfigurieren

Workflows konfigurieren

Segmenttypen konfigurieren

Konfigurieren von Antragsrichtlinien

Konfigurieren von Antragsgruppen

Konfigurieren von Stellvertreterkonfigurationen

Site-Einstellungen konfigurieren

Teilnehmer konfigurieren

Standorte konfigurieren

Konfigurieren von Rechnungsprüfungsregeln

Reisebürobüros konfigurieren

E-Mail-Erinnerungen konfigurieren

Konfigurieren von gedruckten Berichten

Unternehmensverwaltung konfigurieren

Integration mit Concur Expense

Arbeiten mit Formularen und Feldern

Objective

After completing this lesson, you will be able to demonstrieren Sie die Konfiguration von Formularen und Feldern in Concur Request basierend auf den Geschäftsanforderungen des Kunden.

Einführung

In dieser Schulung aktualisieren Sie Ihr Wissen über die Konfigurationstools für Formulare und Felder, die Sie im Kapitel Concur-Request-Konfigurationstools kennengelernt haben. Anschließend erfahren Sie mehr über die Besonderheiten der Konfiguration von Formularen und Feldern basierend auf den CVI-Anforderungen.

Notiz

Es wird dringend empfohlen, eine Kopie der Geschäftsanforderungen der CVI zur Verfügung zu haben, während Sie dieses Kapitel abschließen.

Nach Abschluss dieses Kapitels können Sie Folgendes tun:

Demonstrieren Sie die Konfiguration von Formularen und Feldern in Concur Request basierend auf den Geschäftsanforderungen des Kunden.
Verbundene Listen konfigurieren.
Legen Sie das Antragsheader-Formular an.
Legen Sie das Antragseintragsformular an.
Konfigurieren Sie das Antragszuweisungsformular.

Concur-Request-Formulartypen

Die in Concur Request verfügbaren Formulartypen ähneln denen in Concur Expense. Sie können Formulare konfigurieren, um Informationen über Benutzer, ihre Anfragen, die Details dieser Anfragen und die Zuweisungen dieser Anfragen zu erfassen.

Mitarbeiter

Diese Formulare werden verwendet, um Informationen zu erfassen, die über jeden Benutzer gespeichert sind. Sie werden von Concur Request, Concur Expense und Concur Invoice geteilt. Wählen Sie Mitarbeiter aus dem Dropdown-Menü Formulartyp aus, um die zu jedem Benutzer gespeicherten Informationen zu erfassen.

Anforderungskopf

Diese Formulare ähneln den Expense-Header-Formularen in Concur Expense. Sie werden verwendet, um allgemeine Informationen zu einem Antrag zu erfassen, z.B. den Namen des Antrags und den Geschäftszweck sowie das Start- und Enddatum einer Reise.

Wählen Sie Antragsheader aus dem Dropdown-Menü Formulartyp aus, um allgemeine Informationen zu einem Antrag zu erfassen, z.B. den Antragsnamen und den Geschäftszweck sowie das Start- und Enddatum einer Reise.

Eintrag anfordern

Diese Formulare ähneln den Ausgabeneintragsformularen in Concur Expense. Sie werden verwendet, um Details zu erwarteten Ausgaben zu erfassen, die während der Reise angefallen sind, z. B. das Datum und den geschätzten Betrag.

Wählen Sie im Dropdown-Menü Formulartyp die Option Antragseintrag aus, um Details zu erwarteten Ausgaben zu erfassen, die während der Reise angefallen sind, z. B. das Datum und den geschätzten Betrag.

Reisesegment beantragen

Diese Formulare werden verwendet, um Informationen zu bestimmten Reisesegmenten wie Flug, Bahn, Mietwagen und Hotel zu erfassen. Jedes Segment verfügt über ein eigenes Formular, um die eindeutigen Daten für jede Art von Reise zu erfassen, z.B. Abreise- und Ankunftsdaten für Flug- und Bahnsegmente.

Wählen Sie Flugsegment anfordern aus dem Dropdown-Menü Formulartyp aus, um Informationen zu bestimmten Reisesegmenten wie Betrag, Ankunft, Währung, Flug, Bahn, Mietwagen und Hotel zu erfassen.

Antragssegment

Wenn Sie benutzerdefinierte Segmente in Ihrer Konfiguration anlegen müssen, können Sie dieses Formular verwenden, um die relevanten Informationen für jedes benutzerdefinierte Segment zu erfassen.

Wählen Sie Anforderungssegment aus dem Dropdown-Menü Formulartyp aus, um die relevanten Informationen für jedes benutzerdefinierte Segment zu erfassen.

Benutzerdefinierte Informationen zum Antragssegment

Die Standardsegmentformulare können keine benutzerdefinierten Felder erfassen. Wenn Sie benutzerdefinierte Daten zu einem Reisesegment erfassen müssen, können Sie Formulare dieses Typs erstellen und sie den Reisesegmenten in einer Richtlinie zuordnen.

Wählen Sie Benutzerdefinierte Informationen für Antragssegment aus dem Dropdown-Menü Formulartyp aus, um benutzerdefinierte Daten zu einem Reisesegment zu erfassen und sie den Reisesegmenten in einer Richtlinie zuzuordnen.

Antragszuweisung

Genau wie Kostenabrechnungen in Concur Expense können Anträge in Concur Request einem oder mehreren Kostenobjekten zugeordnet werden. Diese Formulare werden verwendet, um Benutzern die Zuweisung ihrer Anforderungen zu ermöglichen.

Notiz

Antragssegmente werden immer als Gruppe zugeordnet. Das heißt, wenn ein Segment zugewiesen wird, werden alle Segmente mit demselben Prozentsatz oder Betrag zugeordnet.
Erwartete Ausgaben können einzeln zugewiesen werden. Dies wird durch die Site-Einstellungen Erwartete Ausgaben einzeln zuweisbar gesteuert. Wenn diese Option aktiviert ist, gilt Folgendes:
- Alle Segmente werden als Gruppe mit demselben Prozentsatz oder Betrag zugeordnet.
- Erwartete Ausgaben können einzeln zugewiesen werden, sodass sie sich von Segmenten oder voneinander unterscheiden.

Wählen Sie im Dropdown-Menü Formulartyp die Option Antragszuweisung aus, damit Benutzer ihre Anträge zuweisen können.

Barvorschuss

Da Anträge häufig das Einholen von Reisegenehmigungen erfordern, können sie so konfiguriert werden, dass sie eine Barvorschussanforderung als Teil des Prozesses einschließen. Mit diesen Formularen definieren Sie die Daten, die in einen Barvorschuss einbezogen werden sollen, unabhängig davon, ob er mit einem Antrag verknüpft ist oder nicht.

Arbeiten mit Formulartypen

Beachten Sie bei der Arbeit mit Formulartypen insbesondere die folgenden Punkte:

Die Formulartypen sind in einer Art Hierarchie angeordnet, wobei folgende Reihenfolge eingehalten wird: Mitarbeiter, Antragsheader, Antragssegment und Antragseintrag sowie Antragszuweisung.
Wie in Concur Expense können Sie Datenelemente in der Hierarchie kopieren, um Standardwerte festzulegen. Beispielsweise kann die Standardkostenstelle für einen Antrag mit der Kostenstelle des Benutzers übereinstimmen. Sie können Benutzern erlauben, diese Werte auf den unteren Ebenen zu ändern, um das übergreifende Laden zu erleichtern.
Sie müssen den entsprechenden Formulartyp für jede Registerkarte auswählen, bevor Sie mit der Konfiguration beginnen.
Um Nacharbeit und Wiederholungen zu minimieren, empfiehlt SAP Concur, nach Möglichkeit von oben nach unten zu konfigurieren.

Konfigurationsregisterkarten für Formulare und Felder

Die Formular- und Feldfunktionen von Concur Request ähneln denen von Concur Expense, sodass die folgenden Informationen für Sie nicht neu sind. Nachdem Sie den richtigen Formulartyp ausgewählt haben, können Sie die Felder, Formulare und Formularfelder in konfigurieren.

Felder

Dies sind die Felder, die verwendet werden, um bestimmte Daten zu einer Position zu erfassen, die sich auf eine Anforderung beziehen. Jedes Feld kann so konfiguriert werden, dass es vom Reisenden, Genehmiger, Reisevertragspartner und Administrator geändert, schreibgeschützt oder ausgeblendet wird.

Formulare

Ein Formular ist eine Sammlung von Feldern, die gleichzeitig auf dem Bild angezeigt werden und zur Erfassung von Informationen zu einem Element wie dem Anfragekopf oder einem bestimmten Segment verwendet werden.

Formularfelder

Auf der Registerkarte Formularfelder können Sie festlegen, wie die Felder auf den einzelnen Formularen angezeigt werden. Sie können den Bezeichner jedes Felds definieren, wenn das Feld erforderlich ist, und die Reihenfolge, in der die Felder angezeigt werden, unter einer Reihe anderer Elemente definieren.

Jedes Feld in einem Formular kann so konfiguriert werden, dass es vom Reisenden, Genehmiger, Reisevertragspartner und Administrator geändert, schreibgeschützt oder ausgeblendet wird. Die hier vorgenommenen Einstellungen übersteuern die Einstellungen im Feld.

Wählen Sie Formularfelder auf der Konfigurationsregisterkarte Formulare und Felder aus, um die Bezeichnung der einzelnen Felder zu definieren, wenn das Feld erforderlich ist und die Reihenfolge, in der die Felder angezeigt werden, unter einer Reihe anderer Elemente.

Verbundene Listen

Wenn es sich bei einer der Listen, die Sie in der Listenverwaltung angelegt haben, um Listen mit mehreren Ebenen handelt, verwenden Sie diese Registerkarte, um zu definieren, welche Felder zum Erfassen der Werte in diesen Listen verwendet werden. Dies sollte erfolgen, bevor Sie andere Registerkarten in diesem Bereich konfigurieren.

Validierungen

Wenn Sie Felder für die Verwendung des Datentyps Text definiert haben, können Sie eine Validierung anwenden, um den Benutzer zu zwingen, den Text in einem bestimmten Format einzugeben. Validierungen werden mit regulären Ausdrücken konfiguriert und werden nicht häufig verwendet. Die am häufigsten verwendeten Validierungen sind in das System integriert.

Best Practices für Formulare und Felder

Bei der Arbeit mit Formularen und Feldern sind mehrere Best Practices zu beachten:

Um Überarbeitung und Wiederholung zu minimieren, empfiehlt SAP Concur, die Registerkarten nach Möglichkeit in dieser Reihenfolge zu konfigurieren: Felder, Formulare und dann Formularfelder.
Verwenden Sie keine benutzerdefinierten Felder, um personenbezogene, sensible oder eindeutig identifizierende Informationen zu erfassen. Diese Felder sind in der Datenbank nicht verschlüsselt und werden vollständig in Concur Request und in den Abrechnungsdaten angezeigt.
Die in Concur Request verfügbaren Datentypen sind dieselben wie in Concur Expense und Concur Invoice.
Beachten Sie bei der Definition von Datentypen. Nachdem Daten zu einem Feld hinzugefügt wurden, können Sie den Datentyp nicht mehr bearbeiten.
Verwenden Sie beim Anlegen eines neuen Formulars die Funktion Formular kopieren, um ein vorhandenes Formular zu kopieren. Dadurch bleibt die Originalform für die spätere Verwendung erhalten.

Ressourcen

Wählen Sie den Leitfaden aus, um die Systemdokumentation für jedes Thema anzuzeigen.

Sie kennen nun die Grundlagen der Konfigurationswerkzeuge für Formulare und Felder. In den nächsten Lektionen sehen Sie den Prozess zum Einrichten der für CVI erforderlichen Formulare, beginnend mit verbundenen Listen.

Next lesson