Arbeiten mit Rechnungsprüfungsregeln

In diesem Kapitel aktualisieren Sie Ihr Wissen über das Konfigurationstool „Rechnungsprüfungsregeln", das Sie im Kapitel „Concur-Request-Konfigurationstools – Übersicht" kennengelernt haben. Sie werden sich erinnern, wie Rechnungsprüfungsregeln konfiguriert sind, und erfahren, wie sie für CVI konfiguriert werden.

Nach Abschluss dieses Kapitels können Sie Folgendes tun:

• Beschreiben Sie Rechnungsprüfungsregeln.
• Demonstrieren Sie die Konfiguration von Rechnungsprüfungsregeln in Concur Request basierend auf den Geschäftsanforderungen der CVI.

Rechnungsprüfungsregeln in Concur Request werden auf dieselbe Weise erstellt und funktionieren wie in Concur Expense und Concur Invoice: Sie können verwendet werden, um Benutzer zu warnen, wenn sie bald gegen Unternehmensrichtlinien verstoßen, oder Benutzer daran hindern, einen Antrag zu senden, wenn sie gegen eine Unternehmensrichtlinie verstoßen haben.

Einige wichtige Dinge, die Sie bei Rechnungsprüfungsregeln beachten sollten, sind:

• Regeln werden durch bestimmte Aktionen ausgelöst, die der Benutzer während des Antragsprozesses ausführt, z.B. Sichern oder Senden der Anforderung.
• Regeln können so definiert werden, dass sie für bestimmte Gruppen gelten.
• Die Meldung, die dem Benutzer angezeigt wird, wenn er gegen eine Regel verstößt, kann angepasst werden.

Beim Anlegen einer Rechnungsprüfungsregel werden drei Bilder verwendet:

Rechnungsprüfungsregel

Auf diesem Bild können Sie die grundlegenden Informationen für die Regel eingeben, z.B. ihren Namen, das Ereignis, das sie auslöst, und die Gruppen, für die sie gilt.

Bedingungen

Dieses Bild wird verwendet, um die Kriterien zu definieren, die festlegen, wann der Benutzer die Regel verletzt hat. Beachten Sie beim Anlegen Ihrer Bedingungen Folgendes:

• Die Anzahl der Bedingungen, die für eine Regel gelten können, ist unbegrenzt.
• Sie können die Operatoren und und oder zwischen den einzelnen Bedingungspaaren platzieren.
• Bedingungen können mit bis zu drei Klammergruppierungen zusammengefasst werden.

Ausnahme

Auf diesem Bild wird definiert, was passiert, wenn die Regel verletzt wird. Sie können steuern, wer die Meldung sieht, ob es sich um ein gelbes oder rotes Kennzeichen handelt, die angezeigte Meldung und einen eindeutigen Code, der für das Reporting verwendet werden kann.

Sie können aus einer Liste vorhandener Ausnahmen auswählen oder eine neue Ausnahme anlegen.

Ein Unterschied in den Rechnungsprüfungsregeln von Concur Expense ist die Liste der Ereignisse. Wie in Concur Expense steuert das Ereignis jedoch nicht nur, wenn eine Regel ausgelöst wird, sondern auch, auf welchen Bereich der Anforderung sich die Regel konzentriert, indem die beim Erstellen der Bedingungen der Regel verfügbaren Datenobjekte eingeschränkt werden. Sehen wir uns die in Concur Request verfügbaren Ereignisse an.

In der folgenden Tabelle finden Sie Informationen zu den Ereignissen, die beim Erstellen von Rechnungsprüfungsregeln in Concur Request verfügbar sind.

Die von SAP Concur bereitgestellte Vorlagen-Site enthält viele häufig verwendete Regeln, die auf früheren Implementierungen basieren. Es ist immer sinnvoll, die Liste der vorhandenen Regeln zu prüfen, bevor Sie eine neue Regel anlegen, da Sie möglicherweise einfach Änderungen an dieser Regel vornehmen und Zeit sparen können. SAP Concur empfiehlt, eine Kopie der vorhandenen Regel anzulegen und die Änderungen an Ihrer Kopie vorzunehmen, um die ursprüngliche Regel für die zukünftige Verwendung beizubehalten.

Weitere Informationen zum Konfigurieren von Rechnungsprüfungsregeln finden Sie in der Concur-Request-Dokumentation. Die Konfigurationsleitfäden finden Sie im Abschnitt Implement > Professional Edition der Seite.

In dieser Lektion haben Sie Ihr Wissen über Rechnungsprüfungsregeln aktualisiert. In der nächsten Lektion erfahren Sie, wie diese für die CVI konfiguriert werden.