Arbeiten mit Workflows

In diesem Kapitel aktualisieren Sie Ihr Wissen über das Workflow-Konfigurationstool, das Sie im Kapitel „Concur-Request-Konfigurationstools – Übersicht" kennengelernt haben. Anschließend erfahren Sie mehr über die Besonderheiten der Konfiguration von Workflows und erfahren, wie Sie diese für CVI konfigurieren.

Nach Abschluss dieser Schulung kannst du:

• Erläutern Sie Workflows und die zugehörigen Konfigurationswerkzeuge.
• Demonstrieren Sie die Konfiguration von Workflows basierend auf den Geschäftsanforderungen des Kunden.

Ein Workflow definiert, wie die Anforderung zur Genehmigung weitergeleitet wird, wenn sie vom Benutzer eingereicht wird. Im System sind mehrere Standard-Workflows verfügbar, die als Vorlagen verwendet werden können. Beispielsweise gibt es einen Workflow für Anträge, die mit der Genehmigung vor der Reise verknüpft sind, und einen weiteren Workflow, der für Nicht-Reiseanträge vorgesehen ist. Während des Konfigurationsprozesses wird einer Richtlinie ein Workflow zugeordnet. Dies ermöglicht verschiedene Workflows für verschiedene Richtlinien.

Beim Erstellen eines neuen Workflows empfiehlt SAP Concur, einen vorhandenen Workflow zu kopieren und Änderungen an der Kopie vorzunehmen, anstatt einen vorhandenen zu ändern.

Ähnlich wie in Concur Expense bestehen die zur Konfiguration von Workflows verwendeten Tools aus Registerkarten, wobei jede Registerkarte einen anderen Bereich der Konfiguration steuert.

Workflows

Dies ist die Hauptregisterkarte, die zum Konfigurieren eines Workflows verwendet wird. Sie können die aufgelisteten Workflows öffnen und dann die für diesen Prozess verwendeten Einstellungen und Schritte aktualisieren, z.B. die auf den anderen Registerkarten in diesem Bereich angelegten Konfigurationen aktivieren.

Notiz

In der Workflow-Konfiguration hat die Seite Allgemein einige andere Optionen als die, mit denen Sie vertraut sind, z.B. ob eine Anforderung zurückgerufen werden kann, nachdem sie genehmigt wurde. Lesen Sie die Dokumentation, um sich mit diesen verschiedenen Optionen vertraut zu machen.

Genehmigungsstatus anfordern

Diese Registerkarte wird verwendet, um Standardgenehmigungsstatus zu ändern oder kundenspezifische Genehmigungsstatus zu erstellen. Diese Status können auf Anforderungen angewendet werden, wenn sie bestimmte Schritte im Genehmigungsprozess erreichen.

E-Mail-Benachrichtigungen

Auf dieser Registerkarte können Sie E-Mails anlegen, die das System in bestimmten Phasen des Workflows an verschiedene Benutzer sendet. In Concur Request können diese E-Mails auch basierend auf bestimmten Richtlinieneinstellungen übertragen werden.

Diese E-Mails können sogar an Personen gesendet werden, die nicht für Ihr Unternehmen arbeiten. Einige Genehmigungsprozesse erfordern, dass Nachrichten an den Reisevertragspartner gesendet werden, was diese Benachrichtigungen tun können.

Bestätigungsvereinbarungen

Bestätigungsvereinbarungen sind Popup-Texte, die dem Benutzer oder Genehmigenden beim Einreichen oder Genehmigen eines Antrags angezeigt werden können. Auf dieser Registerkarte können Sie die verschiedenen Textgruppen basierend auf den Geschäftsanforderungen konfigurieren.

Autorisierte Genehmiger

Auf dieser Registerkarte können Sie die autorisierten Genehmiger und Kostenobjektgenehmiger für Ihre Anträge hinzufügen, ändern und löschen. Die entsprechende Funktionshierarchie muss konfiguriert werden, bevor Sie diesem Bereich Genehmiger hinzufügen.

Diese Genehmigenden können auch über Dateiimporte hinzugefügt und gelöscht werden. Wie in anderen Bereichen, in denen mehrere Methoden zum Ändern der Daten zulässig sind, empfiehlt SAP Concur, eine Methode auszuwählen und diese ausschließlich zu verwenden.

Einstellungen

Auf der Registerkarte Einstellungen können Sie einige systemweite Einstellungen für den Genehmigungsprozess aktivieren und deaktivieren. Diese Optionen wirken sich auf das Verhalten aller Workflows aus.

Wählen Sie die folgenden Leitfäden aus, um die Systemdokumentation für Workflows anzuzeigen.

• Einrichtungsleitfaden für allgemeine Informationen
• Einrichtungsleitfaden für autorisierte Genehmigungen
• Einrichtungsleitfaden für die Kostenobjektgenehmigung

Nachdem Sie nun die Grundlagen von Workflows kennen, sehen wir uns den Konfigurationsprozess an.