Primäre Konfigurationstools werden verwendet, um die Elemente zu konfigurieren, die erforderlich sind, damit das Concur-Request-System ordnungsgemäß funktioniert. Wenn Sie nicht mindestens eine Position in all diesen Bereichen konfigurieren, funktioniert Ihr System möglicherweise nicht wie gewünscht.
Hinweis
- Listenverwaltung (gemeinsam mit Concur Expense und Concur Invoice)
Mit der Listenverwaltungsfunktion können Administratoren Listen mit einer und mehreren Ebenen erstellen, ändern oder entfernen, die in Concur Expense, Concur Invoice und Concur Request verwendet werden. Einträge in Listen können manuell über verschiedene Importe, SAP-Concur-APIs und einige Drittanbieterintegrationen aktualisiert werden.
Listen werden verwendet, um bestimmte Werte zu verfolgen, die entweder für Berichtszwecke oder deren Buchhaltungssystem benötigt werden, z.B. Kostenträger wie Kostenstellen oder Projektcodes.
Mit wenigen Ausnahmen empfiehlt SAP Concur, allen Listennamen ein Sternchen (*) voranzustellen. Auf diese Weise können Sie zwischen Listen unterscheiden, die für Ihre Site eindeutig sind, und allgemeinen Listen, die von SAP Concur erstellt wurden. Eine wichtige Ausnahme besteht darin, dass Sie das Sternchen im Listennamen nicht verwenden können, wenn Sie Ihre SAP-Concur-Site in ein SAP-ERP-System integrieren.
Wenn Sie Listen erstellen, die nur in Concur Request verwendet werden, empfiehlt SAP Concur, "*REQ_" zum Präfix des Listennamens hinzuzufügen. Auf diese Weise können Sie zwischen Ihren Listen unterscheiden, die für Concur Request, Concur Expense und Concur Invoice verwendet werden.
- Formulare und Felder
Sie verwenden Formulare und Felder, um die Erfassungsformulare zu entwerfen, die verwendet werden, um die Informationen zu erfassen, die Ihr Unternehmen während des Antragserstellungs- und Genehmigungsprozesses benötigt.
Es gibt fünf Hauptformulartypen, die Sie in Concur Request erstellen können. Die Formulartypen beschreiben eine Art von Hierarchie, mit der Daten von einem Formular in ein anderes übertragen werden können. Auf diese Weise können Daten im Profil des Benutzers zu Standarddaten in ihrem Antragskopf und die Daten im Kopf zu Standarddaten für die Segmente und Ausgaben werden.
- Mitarbeiter: Wird verwendet, um Informationen über jeden Benutzer zu erfassen. Dieses Formular wird von allen SAP-Concur-Diensten gemeinsam genutzt.
- Antragsheader: Wird verwendet, um allgemeine Informationen zu einer Anforderung zu erfassen, z.B. den Anfragenamen und den Geschäftszweck. Wie Concur Expense wird das Kopfformular verwendet, um die Standardkostenträgerdetails (Unternehmen, Region, Abteilung usw.) eines Antrags zu erfassen.
- Antragseintrag: Wird verwendet, um die Details der erwarteten Ausgaben in einem Antrag zu erfassen.
- Antragssegment (jedes Segment hat ein eigenes Formular): Wird verwendet, um die Details der reiseplanbezogenen Elemente in einem Antrag zu erfassen.
- Antragszuweisung: Wie in Concur Expense wird das Zuweisungsformular verwendet, um verschiedene Kostenobjekte (Kostenstellen, Projekte usw.) mit einem oder mehreren Posten zu belasten.
- Funktionshierarchien
Funktionshierarchien sind hierarchische Strukturen, in denen Sie einige Konfigurationen erstellen können. Alle Hierarchien müssen über eine zuvor konfigurierte Quellliste verfügen (häufig eine verbundene Liste), um eine hierarchische Struktur anzulegen. Die gängigsten Hierarchien werden verwendet, um Gruppen, autorisierte Genehmiger und Kostenobjektgenehmiger zu erstellen.
Achtung
Beachten Sie, dass Funktionshierarchien recht komplex und schwierig, wenn nicht unmöglich, nach dem Sichern zu ändern sind. SAP Concur empfiehlt Kunden, Funktionshierarchien nicht ohne vorherige Prüfung mit SAP Concur zu konfigurieren.
- Workflows
Der Arbeitsablauf definiert, was mit einer Anforderung vom Einreichen durch den Benutzer bis zur vollständigen Genehmigung geschieht. Der Workflow, dem ein Antrag folgt, basiert auf der für diesen Antrag verwendeten Richtlinie.
Concur Request verfügt über ähnliche Workflow-Optionen wie Concur Expense. Beispiele:
- 1-Up-Workflow: Nur der Standardmanager des Benutzers muss eine Anforderung genehmigen.
- Autorisierte Genehmiger: Die Anforderung wird basierend auf dem Gesamtgeld der Anforderung an die richtigen Genehmiger weitergeleitet.
- Kostenobjektgenehmiger: Die Anforderung wird basierend auf den Zuweisungen im Antrag an die richtigen Genehmiger weitergeleitet.
- Antragsrichtlinien
Richtlinien in Concur Request dienen demselben Zweck wie in Concur Expense: Sie sind ein Bereich, in dem Sie die Einstellungen definieren, die steuern, wie sich ein Antrag während seines Lebenszyklus verhält. Drei der Haupteinstellungen, die von der Richtlinie gesteuert werden, sind Dateneingabeanforderungen, der Genehmigungsprozess sowie verfügbare Segmente und erwartete Ausgaben.
- Antragsgruppen
Antragsgruppen in Concur Request dienen demselben Zweck wie in Concur Expense: Sie sind ein Bereich, in dem Sie Einstellungen definieren, die steuern, wie ein Benutzer das Concur-Request-System sieht.
Sie können Gruppen definieren, die einem bestimmten Geschäftszweck entsprechen. Sie werden jedoch am häufigsten nach Land definiert. Wenn ein Unternehmen nur in einem Land ansässig ist, können Sie stattdessen Gruppen nach Abteilung oder Geschäftsbereich definieren.
Beachten Sie, dass die von Concur Request verwendeten Gruppen mit denen in Concur Expense übereinstimmen. Wenn Sie daher eine neue Gruppe in Concur Request benötigen, muss sie in Concur Expense konfiguriert werden.
Das sind alle primären Konfigurationstools. In der nächsten Lektion gehen wir näher auf die sekundären Konfigurationswerkzeuge ein.