Sekundäre Konfigurationstools werden verwendet, um die Elemente zu konfigurieren, die optional sind, damit das Concur-Request-System korrekt funktioniert. Viele dieser Elemente sind schön zu haben und werden von vielen Kunden verwendet, aber sie sind optional, damit ein System ordnungsgemäß funktioniert.
In dieser Lektion werden nur einige sekundäre Konfigurationselemente behandelt, z. B. die, die am häufigsten von SAP-Concur-Kunden verwendet werden. In dieser Lektion werden keine Tools behandelt, die ausschließlich für die Integration mit Concur Travel verwendet werden.
Beachten Sie, dass die folgenden Elemente in beliebiger Reihenfolge konfiguriert werden können.- Segmenttypen
Segmenttypen sind die verschiedenen Reisetypen, die ein Benutzer zu seinem Antrag hinzufügen kann, sodass ein Benutzer effektiv die Berechtigung zum Buchen dieses Reisesegments anfordern kann, sobald sein Antrag genehmigt wurde. Wenn die Site in Concur Travel integriert ist, können diese Segmente mit einem Reisebuchungssystem verknüpft werden, sodass ein vollständig genehmigter Antrag die Buchung dieser Segmente auslösen kann.
Es gibt mehrere vom System generierte Standardsegmente, die nicht entfernt werden können. Sie können auch Segmente anlegen, wenn eine Anforderung vorhanden ist, die von den Standardwerten nicht erfüllt wird. Neue Segmente werden durch Kopieren und Ändern vorhandener Segmente angelegt.
Nach der Konfiguration werden Segmenttypen in jeder Antragsrichtlinie aktiviert und deaktiviert.
- Erwartete Ausgaben
Über Reisepositionen wie Büromaterial oder Konferenzmaterial hinaus können zusätzliche Anforderungsdetails erforderlich sein. Darüber hinaus kann es sein, dass auch wenn Sie nicht reisen, einige Ausgaben vorhanden sind, die vorab genehmigt werden müssen. Diese Arten von Elementen werden in Concur Request als Erwartete Ausgaben konfiguriert.
Die Liste Erwartete Ausgaben wird zuerst als Ausgabentypen in Concur Expense konfiguriert. Nach der Konfiguration werden diese Ausgaben in jeder Antragsrichtlinie aktiviert und deaktiviert.
- Rechnungsprüfungsregeln
Ähnlich wie in Concur Expense und Concur Invoice können Rechnungsprüfungsregeln verwendet werden, um Benutzern wichtige Informationen (gelbe Flags) beim Erstellen ihrer Anträge bereitzustellen und sogar zu verhindern, dass sie ihre Anträge senden (rote Flags).
Sie können benutzerdefinierte Regeln und Validierungsregeln in Concur Request erstellen.
- E-Mail-Erinnerungen
Das Tool E-Mail-Erinnerungen wird verwendet, um E-Mails zu konfigurieren, die Benutzer daran erinnern, wenn sie zu lange für die Ausführung ihrer zugeordneten Aufgaben benötigen. Ein gängiges Beispiel ist, einen Genehmiger daran zu erinnern, Anträge zu überprüfen, die sich länger als erwartet in seiner Genehmigungswarteschlange befinden.
Beim Konfigurieren von E-Mail-Erinnerungen legen Sie zunächst eine Regel an, die festlegt, wann der Benutzer zu lange gebraucht hat, um seine Aufgaben abzuschließen. Anschließend konfigurieren Sie die E-Mail selbst, die den Inhalt der Nachricht definiert, wie oft der Benutzer die Nachricht erhält und ob das System eine Kopie an andere Benutzer sendet.
Beachten Sie, dass die Einplanung von E-Mail-Erinnerungen auf ganzen Kalendertagen basiert. Sie können nicht nach Stunden oder Minuten oder basierend auf Ihrem Geschäfts- oder Geschäftskalender konfiguriert werden.
- Stellvertreterkonfigurationen
Stellvertreterkonfigurationen legen fest, welche Aktionen ein Benutzer im Namen eines anderen Benutzers ausführen kann. Einige Benutzer haben beispielsweise einen Assistenten, der ihre Anforderungen für sie erstellt, und ein Genehmiger möchte seine Genehmigungsvollmacht möglicherweise an einen anderen Genehmiger delegieren, wenn sie nicht im Büro sind. Sie können festlegen, ob dies in der Site möglich ist und wenn ja, wie lange diese Genehmigungsdelegierung gültig ist.
- Site-Einstellungen
Die Site-Einstellungen werden verwendet, um bestimmte systemweite Einstellungen zu aktivieren und zu deaktivieren. Da diese Einstellungen systemweit sind, wird sie durch das Aktivieren oder Deaktivieren einer Einstellung für alle Benutzer im System ein- oder ausgeschaltet. Sie können diese Einstellungen nicht gruppen-, länder- oder richtlinienspezifisch vornehmen.
- Teilnehmer (mit Abrechnungen geteilt)
Teilnehmer in Concur Request funktionieren genauso wie in Concur Expense. Für einige Ausgabentypen, z. B. Geschäftsessen oder Bewirtung, müssen Benutzer alle Personen bei dieser Veranstaltung aus geschäftlichen oder rechtlichen Gründen identifizieren. In vielen Fällen muss jeder einzelne Teilnehmer aufgelistet werden. In anderen Fällen kann es akzeptabel sein, einfach die Anzahl der einzelnen Teilnehmertypen einzugeben.
Beachten Sie, dass Teilnehmertypen in Concur Expense erstellt und aktiviert werden. Anschließend können Sie festlegen, ob das System die Kosten pro Teilnehmer anzeigt, den Benutzer standardmäßig als Teilnehmer hinzufügt und Benutzern erlaubt, einer Ausgabe in der Konfiguration der Antragsrichtlinie manuell Teilnehmer hinzuzufügen.
- Gedruckte Berichte
Genau wie in Concur Expense und Concur Invoice können gedruckte Abrechnungen verwendet werden, um Abrechnungen zu erstellen, die Benutzer drucken können, wenn sie einen Papierausdruck benötigen, der die Informationen zu ihrem Antrag enthält. Die für einen Benutzer verfügbaren gedruckten Abrechnungen basieren auf der Richtlinie, die beim Erstellen seiner Anforderung verwendet wurde.
Eine Verwendung von gedruckten Abrechnungen, die häufiger in Concur Request als andere SAP-Concur-Services verwendet wird, ist die Möglichkeit, eine Abrechnung in vom System generierte E-Mails aufzunehmen. Dies wird häufig in Szenarios verwendet, in denen Concur Request mit Concur Travel integriert wurde. Die erfolgreiche Integration dieser Dienste ist schwierig und sollte nicht ohne Unterstützung von SAP Concur versucht werden.
- Reisebürobüros
Für einige Prozesse muss das Concur-Request-System E-Mails an ein Reisemanagementunternehmen senden. Damit das System dies erreichen kann, müssen Sie die Kontaktinformationen für den Reisevertragspartner in der Concur-Request-Konfiguration hinzufügen. Dies erfolgt über das Tool Reisebürobüros.
- Standorte
Das Tool Standorte wird von einem Administrator verwendet, um Orte (Städte, Flughäfen und Bahnhöfe) hinzuzufügen, zu bearbeiten oder zu deaktivieren, die von Concur Request, Concur Expense und Concur Invoice verwendet werden. Da mehrere SAP-Concur-Services die Liste der Standorte verwenden, ist dieses Tool Teil der gemeinsamen Konfiguration.
Nachdem Sie nun über die Konfigurationstools Bescheid wissen, schauen wir uns genauer an, wie die konfigurierbaren Elemente miteinander in Beziehung stehen und in welcher Reihenfolge SAP Concur Sie bei der Verwendung dieser Tools empfiehlt.