Formulare und Felder demonstrieren

Wie Sie im Kapitel Konfigurieren von Formularen und Feldern gelernt haben, definieren Sie in diesem Konfigurationsbereich, wie Daten während des Anlege- und Genehmigungsprozesses erfasst werden. Wenn Benutzer Anträge und Kostenabrechnungen verknüpfen, spielt die ordnungsgemäße Konfiguration des Tools „Formulare und Felder" in Concur Expense eine wichtige Rolle im Prozess.

Stellen Sie sicher, dass das Feld Autorisierungsanforderungen/Reiseanträge im Kopfzeilenformular für Kostenabrechnungen enthalten ist und dass die Zugriffsrechte für die Mitarbeiterrolle auf Ändern gesetzt sind.

Auf diese Weise kann der Benutzer einen Antrag manuell mit der Kostenabrechnung verknüpfen, die er erstellt. Die Daten für die beiden Belege werden in Zukunft verknüpft.

Einige Datenelemente, die während der Antragserstellung erfasst wurden, können so konfiguriert werden, dass sie in die entsprechenden Felder in der Kostenabrechnung kopiert werden. Dies kann dem Benutzer Zeit sparen und Diskrepanzen zwischen den beiden Belegen vermeiden. Einige zu konfigurierende Schlüsselfelder sind:

• Berichtsname: Sie können dieses Feld so einstellen, dass es aus dem Feld Name in der Anforderung kopiert wird. Dadurch wird sichergestellt, dass die beiden Belege denselben Namen haben, sodass sie später leichter zu vergleichen sind.
• Geschäftszweck: Sie können dieses Feld so konfigurieren, dass es aus dem Feld Zweck in der Anforderung kopiert wird. Dadurch wird sichergestellt, dass die beiden Belege denselben Zweck haben, sodass sie später leichter zu vergleichen sind. Diese Konfiguration ist in der folgenden Abbildung dargestellt.
• Abrechnungsstartdatum und Abrechnungsenddatum: Sie können diese Felder so festlegen, dass sie aus den Feldern Startdatum und Enddatum in der Anforderung kopiert werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die beiden Belege denselben Datumsbereich haben.

Beachten Sie, dass die Kopierfunktion den Standardwert dieser Felder festlegt. Benutzer können sie bei Bedarf in jeder Kostenabrechnung ändern.

Diese Konfiguration ist optional und gilt möglicherweise nicht für jede Konfiguration. Im Kapitel Konfigurieren von Formularen und Feldern haben Sie gelernt, wie Sie viele Felder im Abrechnungsheader festlegen, um ihre Standardwerte aus dem Mitarbeiterprofil abzurufen.

Wenn Anträge in Kostenabrechnungen integriert werden, muss ein alternativer Datenfluss berücksichtigt werden:

Diese Konfiguration bedeutet, dass der Benutzer die Felder im Kopf nur einmal, im Antragsheader definieren muss und diese Werte in den Kostenabrechnungskopf übernommen werden. Ob Sie diese Konfiguration verwenden, hängt davon ab, wie häufig Anfragen im Geschäft sind. Wenn sie häufig vorkommen, ist dies eine gute Option. Wenn sie selten sind, sollten Sie sie aus dem Mitarbeiterprofil in die Spesenabrechnung kopieren.

In dieser Lektion haben Sie gelernt, wie Sie Formulare und Felder konfigurieren, um die Integration zu ermöglichen. In der nächsten Lektion sehen Sie sich genauer an, wie sich Rechnungsprüfungsregeln auf die Integration auswirken können.