Geschäftsanforderungen der CVI definieren

Dies ist Sheila, sie verwaltet seit drei Jahren den Autorisierungsprozess bei der CVI. Der derzeitige Prozess ist gründlich, aber papierbasiert und nimmt zu viel Zeit für ihre Mitarbeiter in Anspruch.

Sie hat Concur Request erworben, um diesen Prozess zu optimieren. Sie implementieren Concur Expense gleichzeitig. Wenn dieses Projekt erfolgreich ist, planen sie, Concur Travel in Zukunft zu implementieren.

Betriebswirtschaftliche Übersicht

CVI ist eines der am schnellsten wachsenden visuellen Medienunternehmen auf dem europäischen und nordamerikanischen Markt. Sie haben Niederlassungen in Europa und Nordamerika, aber sie wachsen schnell und bieten Dienstleistungen für Kunden auf der ganzen Welt.

Sie verfügen über Niederlassungen und Benutzer an vielen Standorten, haben sich jedoch entschieden, zuerst ihre Standorte in den USA und in der Tschechischen Republik zu implementieren, da hier die meisten ihrer Mitarbeiter ansässig sind. Die verbleibenden Standorte werden nach erfolgreichem Abschluss dieses Projekts in einem Projekt der zweiten Phase hinzugefügt.

Finanzsystem und Kostenträger

Die CVI verwendet SAP S/4HANA als Finanzplattform und verwendet derzeit Kostenstellen, Innenaufträge und PSP-Elemente als Kostenträger. Ihr IT-Team kann weitere Details bereitstellen.

Die initiale Implementierung umfasst nur die Buchungskreise US0010 und CZ0020 der USA bzw. der Tschechischen Republik, aber sie möchten schließlich die restlichen Unternehmen hinzufügen.

Jeder Buchungskreis verwendet alle drei Kostenträgertypen, und sie verfügen über eine Beispielliste von Kostenträgern, mit denen Sie bei der initialen Konfiguration und beim Testen arbeiten können. Das IT-Team sendet die Beispieldaten in einer E-Mail. In der Zwischenzeit arbeiten sie an einer Importdatei für die vollständige Liste der Kostenträger. Diese Datei sollte vor dem vorgeschlagenen Produktionsdatum bereit sein.

Allgemeine Anforderungen

• Benutzer können zwei Arten von Anträgen einreichen: Reise und Autorisierung. Reiseanträge müssen Reisesegmente enthalten und können bei Bedarf erwartete Ausgaben enthalten. Autorisierungsanforderungen können nur erwartete Ausgaben enthalten.
• Alle Mitarbeiter können Anträge mit Flug, Bahn, Hotel und Mietwagen einreichen.
• Mitarbeiter können bestimmte Ausgaben mit hohen Kosten auf ihre Anträge anwenden. Eine detaillierte Liste wird später bereitgestellt.
• Alle Segmenttypen und Ausgabentypen stehen allen Mitarbeitern zur Verfügung.
• Die Benutzer müssen die erwarteten Teilnehmer für Geschäftsessen und Bewirtungskosten angeben.
• Geschenke müssen vor dem Kauf genehmigt werden.
• Spesen für Geschenke müssen Details zu den Empfängern enthalten.
• Mindestens einem Benutzer muss die höchste Administratorrolle und die Rolle des Antragsadministrators zugewiesen sein.

Regionale Anforderungen

• Anträge für alle Mitarbeiter werden gesperrt, wenn sie vorgeschlagene Abreisedaten in der Vergangenheit enthalten.
• Alle Reiseanträge werden gesperrt, wenn sie keine Reisesegmente enthalten, und Autorisierungsanforderungen werden gesperrt, wenn sie nicht die erwarteten Ausgaben enthalten.
• Tschechische Mitarbeiter dürfen ihre Anträge bei Bedarf stornieren.
• Mitarbeiter in den USA dürfen ihre Anträge nicht stornieren oder zurückrufen, nachdem sie genehmigt wurden.
• Mitarbeiter in den USA müssen eine Erklärung vorlegen, wenn sie nach Kuba oder Iran reisen.
• Mitarbeiter in den USA sollten eine nicht blockierende Warnung erhalten, wenn sie einen Antrag stellen, der Kundenunterhaltung oder alkoholische Getränke enthält.

Reisesegmente und Ausgabentypen

• Die Vorabgenehmigung ist für die vier Hauptreisesegmente erforderlich: Flug, Mietwagen, Hotel und Bahn.
• Vorautorisierung für die folgenden Ausgabentypen ist ebenfalls erforderlich: Alkoholische Getränke, Geschäftsessen, Unterhaltung - Kunden, Unterhaltung - Personal, Geschenke - Kunden, Geschenke - Personal, Marketing/Promotion, Büroausstattung/Hardware, Bürobedarf/Software, Pass-/Visagebühren, Umzugskosten, Seminar-/Kursgebühren, Mitarbeiterauszeichnungen/Anreize, Taxi und Unterricht/Schulungserstattung.

Genehmigungsprozess

• Alle Anträge müssen vom Vorgesetzten des Benutzers genehmigt werden.
• Alle Reiseanträge über 5.000 USD (oder CZK-Äquivalente) müssen vom Antragsbearbeiter genehmigt werden.
• Alle Autorisierungsanforderungen über 2.500 USD (oder CZK-Äquivalente) müssen vom Antragsbearbeiter genehmigt werden.

Zusammenfassung

Mit den grundlegenden Geschäftsanforderungen der CVI können Sie mit der Konfiguration ihrer Site beginnen. Sie liefern die vollständigen Details, während Sie die Grundlagen vervollständigen.

Die vorherige Aktivität umfasste nur einen begrenzten Satz von CVI-Anforderungen. Wählen Sie Concur Request Advanced Configuration Training (ACT) – Business Requirements, um die vollständige Liste der Anforderungen anzuzeigen. Sie benötigen dieses Dokument, wenn Sie die restlichen Einheiten in dieser Learning Journey abschließen.

Sie haben nun alle Anforderungen der CVI und können mit der Konfiguration beginnen. Lass uns diese Einheit einpacken, bevor du eintauchst.