Wie Sie in den vorherigen Lektionen gesehen haben, gibt es eine Reihe von Konfigurationen, die auf einer Concur-Request-Site erstellt werden müssen. Viele dieser Konfigurationen sind eng miteinander verbunden und wirken sich gegenseitig aus. Eine Änderung an einer Position kann sich auf das Verhalten einer anderen Konfiguration auswirken.
SAP Concur hat das Konfigurationsbeziehungsdiagramm erstellt, um zu veranschaulichen, wie verschiedene Konfigurationen miteinander in Beziehung stehen. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass drei Elemente steuern, wie sich das System für jeden Benutzer verhält: das Profil des Benutzers, Antragsgruppen und Antragsrichtlinien.
- Der Benutzer: Der gesamte Prozess beginnt mit dem Profil des Benutzers, der die Anforderung anlegt. Die orangefarbenen Elemente zeigen einige der Schlüsselbereiche an, die dem Profil direkt zugewiesen sind und sich auf die Oberfläche von Concur Request des Benutzers auswirken. Dazu gehören z. B. das Land des Wohnsitzes des Benutzers, die Sprache und die Hauswährung.
Beispielsweise steuert das Land des Wohnsitzes des Benutzers Elemente wie Tagespauschalen und Steuern, die für jedes Land eindeutig sind. Ein deutscher Benutzer unterliegt den deutschen Reisespesen, ein kanadischer Benutzer hingegen nicht.
Die wichtigste dieser Elemente ist die Gruppe, der der Benutzer zugeordnet ist. Jeder Benutzer kann einer Gruppe zugeordnet werden, und diese Gruppenzuordnung steuert einen Großteil der Funktionen für diesen Benutzer.
- Gruppe: Die Gruppe ist häufig als „Benutzereinstellungen" definiert, da die einer Gruppe zugewiesenen Elemente direkte Auswirkungen auf die Benutzererfahrung in Concur Request haben. Die gelben Positionen müssen einer oder mehreren Gruppen zugeordnet sein. Die Gruppe, der der Benutzer zugeordnet ist, bestimmt, welche dieser Elemente für diesen Benutzer gelten.
Beispiel: Ein US-Benutzer unterliegt den für die US-Gruppe festgelegten Rechnungsprüfungsregeln, während die Benutzer aus der Tschechischen Republik den für seine Gruppe definierten Regeln unterliegen.
Das wichtigste dieser Elemente sind die Richtlinien, die jeder Gruppe zugeordnet sind, da diese Richtlinien steuern, wie sich die vom Benutzer angelegten Anforderungen verhalten. Benutzern kann basierend auf ihrer Gruppenzuordnung Zugriff auf mehrere Richtlinien gewährt werden.
- Richtlinie: Die Richtlinie ist häufig als „Antragseinstellungen" definiert, da die einer Richtlinie zugewiesenen Elemente direkte Auswirkungen auf das Verhalten eines Antrags in Concur Request haben. Die blauen Elemente können einer Richtlinie zugeordnet werden, nachdem sie konfiguriert wurden. Die vom Benutzer beim Anlegen einer Anforderung ausgewählte Richtlinie bestimmt, welche dieser Elemente für diese Anforderung gilt.
Sie benötigen beispielsweise einen anderen Genehmigungsprozess für Reiseanträge und Autorisierungsanträge.
Ein weiteres Beispiel sind Reisesegmente und Ausgabentypen. Mit der Konfiguration können Sie verschiedene Elemente nach Richtlinie aktivieren, sodass Benutzer nur die Elemente sehen, die sie für jede Anforderung benötigen, die sie erstellen.
- Benutzerdefinierte Listen: Unten finden Sie Benutzerdefinierte Listen. Dies sind die Listen, die Sie in der Listenverwaltung erstellen. Sie können von Feldern verwendet werden, die an jedes Datenerfassungsformular angehängt sind, das im Antragsprozess verwendet wird. Diese Listen können auch in Concur Expense und Concur Invoice verwendet werden.
Tipps zur Verwendung des Diagramms
Verwenden Sie beim Konfigurieren einer Concur-Request-Site das Diagramm von oben nach unten. Denken Sie zunächst über die Benutzer und ihre Anforderungen nach. Verschieben Sie dann das Diagramm nach unten, um zu ermitteln, welche neuen Elemente Sie anlegen müssen und welche vorhandenen Elemente Sie ändern müssen, indem Sie sie einer neuen Gruppe oder Richtlinie zuordnen.
Verwenden Sie bei der Fehlerbehebung das Diagramm von unten nach oben. Wenn Sie beispielsweise Probleme mit einem Workflow haben, legen Sie fest, welche Richtlinien betroffen sind, welche Gruppen und dann welche Benutzer betroffen sind.
Wählen Sie das Zugriffsdiagramm aus, um eine nicht annotierte Kopie für Ihre eigene Verwendung zu öffnen oder zu speichern, während Sie die restlichen Schulungen abschließen.
Reihenfolge der Konfiguration
Mit so vielen Tools, die Sie zum Konfigurieren einer Concur-Request-Site verwenden können, fragen Sie sich möglicherweise, ob es eine Bestellung gibt, die Sie bei der Konfiguration befolgen sollten. Während die Tools in beliebiger Reihenfolge verwendet werden können, haben die Implementierungsteams bei SAP Concur eine Reihenfolge gefunden, die den Prozess so effizient wie möglich gestalten kann, insbesondere bei der Arbeit mit den primären Konfigurationstools. Dies liegt daran, dass viele der primären Konfigurationstools eine Abhängigkeit voneinander haben: Sie können ein Feld nicht so konfigurieren, dass eine Liste verwendet wird, es sei denn, die Liste ist bereits vorhanden, und Sie können eine Richtlinie nur vollständig konfigurieren, wenn der Workflow vorhanden ist.
Die sekundären Konfigurationen haben weniger Abhängigkeiten, aber SAP Concur empfiehlt dennoch, Dinge in einer bestimmten Reihenfolge auszuführen, wann immer Sie können. In diesem Fall basiert der Auftrag darauf, wie viel von einer Auswirkung dieses Werkzeugs auf einen typischen Standort hat und wie viel Aufwand in jedem Bereich erforderlich ist.
In der folgenden Tabelle finden Sie die effizienteste Reihenfolge der Verwendung der Konfigurationstools.
| Auftrag | Primäre Konfigurationstools | Sekundäre Konfigurationstools |
|---|---|---|
| 1 | Listenverwaltung | Segmenttypen |
| 2 | Formulare und Felder | Erwartete Ausgaben |
| 3 | Funktionshierarchien | Rechnungsprüfungsregeln |
| 4 | Workflows | E-Mail-Erinnerungen |
| 5 | Antragsrichtlinien | Stellvertreterkonfigurationen |
| 6 | Antragsgruppen | Site-Einstellungen |
| 7 | Teilnehmer | |
| 8 | Gedruckte Berichte | |
| 9 | Reisebürobüros | |
| 10 | Standorte |