Richtlinien beschreiben

Wie Sie in den vorherigen Kapiteln gelernt haben, werden Richtlinien verwendet, um Einstellungen zu definieren, die steuern, wie sich jeder Antrag oder jede Kostenabrechnung im System verhält. Einige dieser Einstellungen beeinflussen das Verhalten von Anträgen und Kostenabrechnungen, wenn sie miteinander verknüpft sind. Die Antragsrichtlinie steuert einige Optionen, während andere in der Ausgabenrichtlinie konfiguriert sind. Sie möchten sicherstellen, dass die Geschäftseigentümer der Antrags- und Ausgabenprozesse übereinstimmen, bevor Sie diese Einstellungen konfigurieren.

Diese Einstellung steuert, wie viele Kostenabrechnungen mit einem Antrag verknüpft werden können. Es gibt drei Möglichkeiten:

• Unbegrenzt: Wenn diese Option ausgewählt ist, können Benutzer einen einzelnen Antrag mit beliebig vielen Kostenabrechnungen verknüpfen.
• Eins: Diese Option bedeutet, dass ein Antrag nur mit einer einzelnen Kostenabrechnung verknüpft werden kann.
• Keine: Diese Option bedeutet, dass Benutzer einen Antrag nicht mit einer Kostenabrechnung verknüpfen können.

Diese Einstellung steuert die Standardrichtlinie der Kostenabrechnung, wenn sie basierend auf einem genehmigten Antrag erstellt wird. Abhängig von der Konfiguration von Concur Expense kann der Benutzer die Richtlinie der Kostenabrechnung möglicherweise später ändern.

Diese Einstellung steuert, ob das System am Startdatum des genehmigten Antrags automatisch eine Kostenabrechnung erstellt.

Wenn eine Kostenabrechnung automatisch aus einem Antrag erstellt wird, wird sie mit denselben Informationen erstellt wie eine Kostenabrechnung, die manuell aus einem Antrag erstellt wurde.

Wenn eine Kostenabrechnung aus einem Antrag erstellt wird, werden die Antragsheader-Informationen in die Kostenabrechnung kopiert, und die Einstellung Abrechnung aus Antrag mit erwarteten Ausgaben erstellen bestimmt, ob erwartete Ausgaben, Tagespauschalenpläne und Kilometerinformationen für den Antrag in die Kostenabrechnung kopiert werden.

Diese Einstellung steuert, welche Detaildaten aus dem Antrag in die Kostenabrechnung kopiert werden und gilt für alle Kostenabrechnungen, die aus einem Antrag erstellt wurden, ob automatisch oder manuell. Es gibt drei Möglichkeiten:

• Nur Tagespauschalen und Kilometer: Wenn diese Option ausgewählt ist, wird die Kostenabrechnung mit den Antragsheader-Informationen, dem Tagespauschalenplan, den vom System generierten Ausgaben, die mit dem Tagespauschalenplan verknüpft sind, und den Feldinformationen für Kilometer mit Ausnahme benutzerdefinierter Felder gefüllt. Dies ist die Standardoption.
• Alle erwarteten Ausgaben (einschließlich 1:1-benutzerdefinierter Felder): Wenn diese Option ausgewählt ist, wird die Kostenabrechnung mit dem Antragsheader, dem Tagespauschalenplan, den Feldinformationen für Kilometer und den erwarteten Ausgaben aus dem Antrag gefüllt. Benutzerdefinierte Feldwerte für die erwarteten Ausgaben werden ebenfalls kopiert.
• Alle erwarteten Ausgaben: Wenn diese Option ausgewählt ist, wird die Kostenabrechnung mit dem Antragsheader, dem Tagespauschalenplan, den Feldinformationen für Kilometer und den erwarteten Ausgaben aus dem Antrag gefüllt, aber keiner der benutzerdefinierten Feldwerte für die erwarteten Ausgaben wird kopiert.

Diese Einstellung steuert, ob die Zuweisungen in einem Antrag für alle Ausgabentypen gelten oder nur für die Ausgabentypen, die in der Konfiguration der Antragsrichtlinie zugeordnet sind.

In dieser Lektion haben Sie gesehen, welche Richtlinienoptionen die Integration steuern. In der nächsten Lektion sehen Sie sich genauer an, welche Site-Einstellungen an der Integration beteiligt sind.