Workflows konfigurieren

Workflows konfigurieren

Objective

After completing this lesson, you will be able to demonstrieren Sie die Konfiguration von Workflows in Concur Request basierend auf den Geschäftsanforderungen des Kunden.

Workflow-Konfiguration

Im Kapitel Übersicht über die Geschäftsanforderungen von Concur Request haben Sie erfahren, dass die CVI die folgenden Geschäftsanforderungen hat:

  • Alle Anforderungen müssen an den direkten Vorgesetzten weitergeleitet werden.
  • Alle Reiseanträge ab 5.000 USD (oder CZK-Äquivalente) müssen vom Antragsbearbeiter genehmigt werden.
  • Alle Autorisierungsanforderungen von mindestens 2.500 USD (oder CZK-Äquivalenten) müssen vom Antragsbearbeiter genehmigt werden.
  • Wenn eine Anforderung nicht innerhalb von drei Tagen genehmigt wird, sollte sie an den nächsten Genehmiger weitergeleitet werden.

Basierend auf diesen Anforderungen müssen Sie zwei Workflows konfigurieren – einen für Reiseanträge und einen für Autorisierungsanforderungen. Sie verwenden den Standard Nicht integriert mit Concur Travel und Workflow als Vorlage.

Workflow-Konfigurationsprozess

Arbeiten mit Workflows

Schritte

  1. Workflows aufrufen

    Wählen Sie Workflows auf der Seite Antragsverwaltung aus.

    Wählen Sie Workflows aus den Antragsadministrator-Tools aus.

  2. Standard-Workflow kopieren

    Wählen Sie einen Workflow-Namen aus, und wählen Sie dann die Drucktaste Kopieren, um einen Standard-Workflow zu kopieren.
    1. Wählen Sie den Workflow Nicht mit Concur Travel integriert aus.
    2. Wählen Sie die Drucktaste Kopieren.

  3. Allgemeine Einstellungen aktualisieren

    Geben Sie den Workflow-Namen ein, wählen Sie das Feld Ablauf nach dieser Anzahl von Tagen, und wählen Sie dann die Schaltfläche Weiter, um die allgemeinen Einstellungen zu aktualisieren.
    1. Ändern Sie den Workflow-Namen in *CVI-Reiseantrags-Workflow.
    2. Ändern Sie die Einstellung Ablauf nach dieser Anzahl von Tagen in 3.
    3. Wählen Sie die Drucktaste Weiter.

  4. Antragsbearbeiterschritt hinzufügen

    Um einen neuen Request-Bearbeiterschritt hinzuzufügen, wählen Sie auf der Registerkarte Wokflows die Drucktaste Neu.

    Wählen Sie die Drucktaste Neu.

  5. Schritteinstellungen definieren

    Geben Sie den Schrittnamen ein, wählen Sie die Rolle, den Initialstatus und die Genehmigungsaktionen aus der Dropdown-Liste aus, und wählen Sie dann das Ankreuzfeld E-Mail an Mitarbeiter senden, wenn Schritt abgeschlossen ist, und schließlich die Drucktaste Sichern, um die Schritteinstellungen zu definieren.
    1. Setzen Sie den Schrittnamen auf Bearbeitergenehmigung.
    2. Setzen Sie die Rolle auf Antragsadministrator.
    3. Setzen Sie den Initialstatus auf Eingereicht und Genehmigung ausstehend.
    4. Wählen Sie Genehmigen und an Mitarbeiter zurückgesendet als Genehmigungsaktionen aus.
    5. Markieren Sie das Ankreuzfeld E-Mail an Mitarbeiter senden, wenn Schritt abgeschlossen ist.
    6. Wählen Sie die Drucktaste Sichern.

  6. Zum Bild "Schrittregeln" wechseln

    Um zum Bild Schrittregeln zu navigieren, wählen Sie die Registerkarte Workflows, und wählen Sie dann die Drucktaste Weiter.

    Wählen Sie die Drucktaste Weiter.

  7. Neue Workflow-Regel anlegen

    Um eine Neue Workflow-Regel anzulegen, wählen Sie die Registerkarte Workflows, wählen Sie einen Schrittnamen aus, und wählen Sie dann im Bereich Schrittregeln die Drucktaste Neu.
    1. Wählen Sie Bearbeitergenehmigung.
    2. Wählen Sie die Drucktaste Neu.

  8. Regel definieren

    Geben Sie den Namen ein, legen Sie die Obergrenze für den genehmigten Betrag fest, und wählen Sie dann die Drucktaste Sichern, um die Regel zu definieren.
    1. Setzen Sie den Namen auf Bearbeiter überspringen, wenn : 5000.
    2. Legen Sie eine Regel an, die auswertet, ob der genehmigte Gesamtbetrag der Anforderung weniger als 5.000 EUR beträgt.
    3. Wählen Sie die Drucktaste Sichern.

  9. Neue Regelaktion anlegen

    Um eine neue Regelaktion einzurichten, wählen Sie die Registerkarte Workflows, wählen Sie den Schrittnamen aus, und wählen Sie schließlich im Bereich Regelaktionen die Drucktaste Neu.
    1. Wählen Sie den Schritt Bearbeitergenehmigung aus.
    2. Wählen Sie im Bereich Regelaktionen die Drucktaste Neu.

  10. Aktion definieren

    Um die Aktion zu definieren, wählen Sie den Aktionsnamen aus, fügen Sie eine Nachricht hinzu, und wählen Sie dann im Dialogfenster Aktion bearbeiten die Drucktaste Sichern.
    1. Setzen Sie den Aktionsnamen auf Schritt überspringen.
    2. Geben Sie Bearbeiter überspringen, falls unter 5000 USD im Feld Nachricht ein.
    3. Wählen Sie die Drucktaste Sichern.

  11. Workflow sichern

    Wählen Sie die Registerkarte Workflows, wählen Sie den Schrittnamen aus, und wählen Sie dann die Drucktaste Fertig, um den angelegten Workflow zu sichern.

    Wählen Sie die Drucktaste Fertig.

  12. Neuen Workflow kopieren

    Um eine Kopie des neuen Workflows anzulegen, wählen Sie einen Workflow-Namen aus, und wählen Sie dann die Drucktaste Kopieren.
    1. Wählen Sie *CVI-Reiseantrags-Workflow.
    2. Wählen Sie die Drucktaste Kopieren.

  13. Workflow-Einstellungen aktualisieren

    Um die Workflow-Einstellungen zu aktualisieren, fügen Sie einen neuen Workflow-Namen hinzu, und wählen Sie dann auf der Registerkarte Workflows die Schaltfläche Weiter.
    1. Ändern Sie den Workflow-Namen in *CVI-Autorisierungsanforderungs-Workflow.
    2. Wählen Sie die Drucktaste Weiter.

  14. Zum Bild "Schrittregeln" wechseln

    Wählen Sie die Drucktaste Weiter, um zum Bild Schrittregeln zu navigieren.

    Wählen Sie die Drucktaste Weiter.

  15. Regel aktualisieren

    Um die Regel zu aktualisieren, wählen Sie zunächst den Schrittnamen aus, und wählen Sie dann im Bereich Schrittregeln die Drucktaste Ändern.
    1. Wählen Sie den Schritt Bearbeitergenehmigung aus.
    2. Wählen Sie im Bereich Schrittregeln die Drucktaste Ändern.

  16. Regel aktualisieren

    Um die Regel zu aktualisieren, aktualisieren Sie den Namen, geben Sie einen neuen Wert in das Feld Wert ein, und wählen Sie abschließend die Drucktaste Sichern.
    1. Ändern Sie den Namen in Bearbeiter überspringen, wenn 2500.
    2. Geben Sie 2.500,00 USD in das Feld Wert ein.
    3. Wählen Sie die Drucktaste Sichern.

  17. Regelaktion öffnen

    Um auf die Regelaktion zuzugreifen, wählen Sie zunächst den Schrittnamen aus, und wählen Sie dann im Bereich Regelaktion die Schaltfläche Ändern.
    1. Wählen Sie den Schritt Bearbeitergenehmigung aus.
    2. Wählen Sie im Bereich Regelaktionen die Drucktaste Ändern.

  18. Regelaktion aktualisieren

    Geben Sie die Regelaktionsmeldung ein, und wählen Sie dann die Drucktaste Sichern, um die Regelaktion zu aktualisieren.
    1. Ändern Sie die Nachricht in Bearbeiter überspringen, wenn sie unter 2500 USD liegt.
    2. Wählen Sie die Drucktaste Sichern.

  19. Workflow sichern

    Um den Workflow abzuschließen, wählen Sie die Drucktaste Fertig.

    Wählen Sie die Drucktaste Fertig.

Ergebnis

Die Workflows für die CVI wurden angelegt.

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