Configuración de workflows

Configuración de workflows

Objective

After completing this lesson, you will be able to demostrar la configuración de flujos de trabajo en Concur Request en función de los requisitos empresariales del cliente.

Configuración de workflow

En la unidad Resumen de requisitos empresariales de Concur Request, ha aprendido que CVI tiene los siguientes requisitos empresariales:

  • Todas las solicitudes deben enviarse al superior directo.
  • Todas las solicitudes de viaje de 5.000 USD (o equivalente a CZK) o más deben ser aprobadas por el procesador de solicitudes.
  • Todas las solicitudes de autorización de USD 2.500 (o equivalente a CZK) o más deben ser aprobadas por el procesador de solicitudes.
  • Si una solicitud no se aprueba en un plazo de tres días, debe enviarse al siguiente aprobador.

En función de estos requisitos, deberá configurar dos flujos de trabajo: uno para las solicitudes de viaje y otro para las solicitudes de autorización. Utilizará el flujo de trabajo predeterminado, No integrado con viajes, como plantilla.

Proceso de configuración de workflow

Trabajar con workflows

Pasos

  1. Acceder a flujos de trabajo

    Seleccione Flujos de trabajo en la página Administración de solicitudes.

    Seleccione Flujos de trabajo de las herramientas de administración de solicitudes.

  2. Copiar un flujo de trabajo predeterminado

    Seleccione un Nombre de workflow y, a continuación, seleccione el botón Copiar para copiar un workflow predeterminado.
    1. Seleccione el flujo de trabajo No integrado con viajes.
    2. Seleccione el botón Copiar.

  3. Actualizar opciones generales

    Introduzca Nombre de workflow, seleccione el campo Vencimiento después de este número de días y, a continuación, seleccione el botón Siguiente para actualizar las opciones generales.
    1. Cambie el nombre del flujo de trabajo a *Flujo de trabajo de solicitud de viaje de CVI.
    2. Cambie la opción Vencimiento después de este número de días a 3.
    3. Seleccione el botón Siguiente.

  4. Añadir el paso del procesador de solicitud

    Para añadir un nuevo paso de procesador de solicitud, seleccione el botón Nuevo en la pestaña Flujos de trabajo.

    Seleccione el botón Nuevo.

  5. Definir opciones de paso

    Introduzca el Nombre de paso, seleccione el Rol, el Estado inicial y las Acciones de aprobación de la lista desplegable, luego seleccione la casilla de selección Enviar correo electrónico a empleado cuando se complete el paso y, por último, el botón Guardar para definir las opciones del paso.
    1. Fije el Nombre de paso en Aprobación de procesador.
    2. Fije el Rol en Administrador de solicitudes.
    3. Fije el Estado inicial en Enviado y pendiente de aprobación.
    4. Seleccione Aprobar y devolver al empleado como Acciones de aprobación.
    5. Seleccione la casilla de verificación Enviar correo electrónico al empleado cuando se complete el paso.
    6. Seleccione el botón Guardar.

  6. Avanzar a la pantalla Reglas de paso

    Para navegar a la pantalla Reglas de paso, seleccione la pestaña Wokflows y, a continuación, seleccione el botón Siguiente.

    Seleccione el botón Siguiente.

  7. Crear una nueva regla de flujo de trabajo

    Para crear una nueva regla de flujo de trabajo, seleccione la pestaña Flujos de trabajo, seleccione un Nombre de paso y, a continuación, seleccione el botón Nuevo en el área Reglas de paso.
    1. Seleccione Aprobación de procesador.
    2. Seleccione el botón Nuevo.

  8. Definir la regla

    Introduzca el Nombre, fije el límite máximo para el importe aprobado y, a continuación, seleccione el botón Guardar para definir la regla.
    1. Establezca el Nombre en Omitir procesador si＜5000.
    2. Cree una regla que evalúe si el importe total aprobado de la solicitud es inferior a 5.000 USD.
    3. Seleccione el botón Guardar.

  9. Crear una nueva acción de regla

    Para configurar una nueva acción de regla, seleccione la pestaña Flujos de trabajo, seleccione el Nombre de paso y, por último, seleccione el botón Nuevo en el área Acciones de regla.
    1. Seleccione el paso Aprobación del procesador.
    2. Seleccione el botón Nuevo en el área Acciones de regla.

  10. Definir la acción

    Para definir la acción, seleccione el Nombre de acción, añada un mensaje y, a continuación, seleccione el botón Guardar en la ventana emergente Editar acción.
    1. Fije el Nombre de acción en Omitir paso.
    2. Introduzca Omitir procesador si es inferior a 5000 USD en el campo Mensaje.
    3. Seleccione el botón Guardar.

  11. Guardar el flujo de trabajo

    Seleccione la pestaña Flujos de trabajo, seleccione el Nombre de paso y, a continuación, seleccione el botón Finalizado para guardar el flujo de trabajo creado.

    Seleccione el botón Finalizado.

  12. Copiar el nuevo flujo de trabajo

    Para crear una copia del nuevo workflow, seleccione un Nombre de workflow y, a continuación, seleccione el botón Copiar.
    1. Seleccione *Flujo de trabajo de solicitud de viaje de CVI.
    2. Seleccione el botón Copiar.

  13. Actualizar opciones de workflow

    Para actualizar las opciones de workflow, añada un nuevo Nombre de workflow y, a continuación, seleccione el botón Siguiente en la pestaña Workflows.
    1. Cambie el nombre del flujo de trabajo a *Flujo de trabajo de solicitud de autorización de CVI.
    2. Seleccione el botón Siguiente.

  14. Avanzar a la pantalla Reglas de paso

    Seleccione el botón Siguiente para navegar a la pantalla Reglas de paso.

    Seleccione el botón Siguiente.

  15. Actualizar la regla

    Para actualizar la regla, primero seleccione el Nombre de paso y, a continuación, seleccione el botón Modificar en el área Reglas de paso.
    1. Seleccione el paso Aprobación del procesador.
    2. Seleccione el botón Modificar en el área Reglas de paso.

  16. Actualizar la regla

    Para actualizar la regla, actualice el nombre, introduzca un nuevo valor en el campo Valor y, por último, seleccione el botón Guardar.
    1. Cambie el Nombre a Omitir procesador si＜2500.
    2. Introduzca 2.500,00 USD en el campo Valor.
    3. Seleccione el botón Guardar.

  17. Abrir la acción de regla

    Para acceder a la Acción de regla, primero seleccione el Nombre de paso y, a continuación, seleccione el botón Modificar en el área Acción de regla.
    1. Seleccione el paso Aprobación del procesador.
    2. Seleccione el botón Modificar en el área Acciones de regla.

  18. Actualizar la acción de regla

    Introduzca el mensaje de acción de regla y, a continuación, seleccione el botón Guardar para actualizar la acción de regla.
    1. Cambie el Mensaje a Omitir procesador si es menor de 2500 USD.
    2. Seleccione el botón Guardar.

  19. Guardar el flujo de trabajo

    Para finalizar el flujo de trabajo, seleccione el botón Completado.

    Seleccione el botón Finalizado.

Resultado

Se han creado los workflows para CVI.

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