Definición de los requisitos empresariales de CVI

Esto es Sheila, ella ha estado gestionando el proceso de autorización en CVI durante los últimos tres años. El proceso actual es exhaustivo, pero está basado en papel y requiere demasiado tiempo para su personal.

Ha adquirido Concur Request con el fin de optimizar este proceso. Implementarán Concur Expense simultáneamente. Si este proyecto es un éxito, planean implementar Concur Travel en el futuro.

Resumen empresarial

CVI es una de las empresas de medios visuales de más rápido crecimiento en los mercados europeo y norteamericano. Tienen oficinas en Europa y Norteamérica, pero están creciendo rápidamente y brindan servicios a clientes de todo el mundo.

Tienen oficinas y usuarios en muchas ubicaciones, pero han decidido implementar sus ubicaciones de Estados Unidos y República Checa primero, ya que aquí es donde residen la mayoría de sus empleados. Las ubicaciones restantes se agregarán en una fase dos del proyecto después de la finalización exitosa de este proyecto.

Sistema financiero y objetos de coste

CVI utiliza SAP S/4HANA como su plataforma financiera y actualmente utiliza centros de coste, órdenes CO y elementos PEP como objetos de coste. Su equipo de TI puede proporcionar más detalles.

La implementación inicial solo incluirá las sociedades de EE. UU. y la República Checa, US0010 y CZ0020 respectivamente, pero desean añadir el resto de las empresas con el tiempo.

Cada sociedad utiliza los tres tipos de objeto de coste y tendrán una lista de muestra de objetos de coste con los que trabajar durante la configuración inicial y las pruebas. El equipo de TI enviará los datos de muestra en un correo electrónico. Mientras tanto, están trabajando en un archivo de importación para la lista completa de objetos de coste. Este archivo debe estar listo antes de la fecha de producción propuesta.

Requisitos generales

• Los usuarios pueden enviar dos tipos de solicitudes: Viajes y Autorización. Las solicitudes de viaje deben incluir segmentos de viaje y pueden incluir gastos previstos según sea necesario. Las solicitudes de autorización solo pueden incluir gastos previstos.
• Todos los empleados pueden enviar solicitudes que contengan vuelos, trenes, hoteles y alquiler de vehículos.
• Los empleados pueden incluir gastos específicos de alto costo en sus solicitudes. Más adelante se proporcionará una lista detallada.
• Todos los tipos de segmentos y tipos de gastos están disponibles para todos los empleados.
• Los usuarios deben incluir a los asistentes previstos en los gastos de comidas de negocios y entretenimiento.
• Los regalos deben obtener la aprobación antes de la compra.
• Los gastos de obsequio deben incluir detalles de los destinatarios del regalo.
• Debe haber al menos un usuario asignado al rol de administrador más alto y al rol Administrador de solicitudes.

Requisitos regionales

• Las solicitudes para todos los empleados se bloquean si incluyen fechas de salida propuestas en el pasado.
• Todas las solicitudes de viaje se bloquean si no incluyen segmentos de viaje, y las solicitudes de autorización se bloquean si no incluyen gastos previstos.
• Los empleados checos pueden cancelar sus solicitudes cuando sea necesario.
• Los empleados de EE. UU. no pueden cancelar sus solicitudes ni recuperar sus solicitudes después de que hayan sido aprobadas.
• Los empleados de EE. UU. deben proporcionar una explicación si viajan a Cuba o Irán.
• Los empleados de EE. UU. deben recibir una advertencia de no bloqueo si envían una solicitud que incluya entretenimiento para clientes o bebidas alcohólicas.

Segmentos de viaje y tipos de gastos

• Se requiere una aprobación previa para los cuatro segmentos de viaje principales: avión, alquiler de vehículos, hotel y tren.
• También se requiere autorización previa para los siguientes tipos de gastos: Bebidas alcohólicas, Comidas de negocios, Entretenimiento - Clientes, Entretenimiento - Personal, Obsequios - Clientes, Obsequios - Personal, Marketing/Promoción, Equipo/Hardware de oficina, Suministros/Software de oficina, Honorarios de pasaporte/visa, Gastos de reubicación, Honorarios por seminario/curso, Premios/Incentivos del personal, Taxi y Reembolso de tutoría/capacitación.

Proceso de aprobación

• Todas las solicitudes deben ser aprobadas por el gerente del usuario.
• Todas las solicitudes de viaje superiores a 5.000 USD (o equivalente a CZK) deben ser aprobadas por el procesador de solicitudes.
• Todas las solicitudes de autorización superiores a USD 2.500 (o equivalente a CZK) deben ser aprobadas por el procesador de solicitudes.

Resumen

Con los requisitos empresariales básicos de CVI a mano, puede empezar a configurar su sitio. Proporcionarán todos los detalles a medida que complete los conceptos básicos.

La actividad anterior solo incluía un conjunto limitado de requisitos de CVI. Seleccione los requisitos empresariales de Concur Request Advanced Configuration Training (ACT) para ver la lista completa de requisitos. Necesitará este documento a medida que complete el resto de las unidades en este recorrido de aprendizaje.

Ahora tiene todos los requisitos de CVI y está listo para empezar a configurar. Vamos a cerrar esta unidad antes de bucear.