Demostración de formularios y campos

Como aprendió en la unidad Configuración de formularios y campos, esta área de configuración es donde define cómo se capturan los datos durante el proceso de creación y aprobación. Si los usuarios vinculan solicitudes e informes de gastos, la configuración adecuada de la herramienta Formularios y campos en Concur Expense desempeñará un papel fundamental en el proceso.

Verifique que el campo Solicitudes de autorización/Solicitudes de viaje esté incluido en el Formulario de encabezado del informe de gastos y que los Derechos de acceso para el rol de empleado estén fijados en Modificar.

Esto permite al usuario vincular manualmente una solicitud al informe de gastos que está creando. Los datos de los dos documentos se asociarán en el futuro.

Algunos elementos de datos capturados durante la creación de la solicitud se pueden configurar para copiar en los campos correspondientes del informe de gastos. Esto puede ahorrar tiempo al usuario y ayudar a evitar discrepancias entre los dos documentos. Algunos campos clave para configurar son:

• Nombre del informe: puede configurar este campo para que se copie del campo Nombre en la solicitud. Esto garantiza que los dos documentos tengan el mismo nombre, lo que facilita su comparación posterior.
• Objetivo empresarial: puede configurar este campo para copiarlo del campo Objetivo en la solicitud. Esto garantiza que los dos documentos tengan el mismo objetivo, lo que facilita su comparación posterior. Esta configuración se muestra en la imagen siguiente.
• Fecha de inicio del informe y Fecha de finalización del informe: puede configurar estos campos para que se copien de los campos Fecha de inicio y Fecha de finalización de la solicitud. Esto garantiza que los dos documentos tengan el mismo intervalo de fechas.

Recuerde que la función de copiar hacia abajo establece el valor predeterminado de estos campos; los usuarios pueden cambiarlos si es necesario en cada informe de gastos.

Esta configuración es opcional y puede que no se aplique a todas las configuraciones. En la unidad Configuración de formularios y campos, aprendió a establecer muchos campos en el encabezado del informe para obtener sus valores predeterminados del perfil del empleado.

Si las solicitudes se van a integrar en informes de gastos, hay un flujo de datos alternativo que se debe tener en cuenta:

Esta configuración significa que el usuario solo tiene que definir los campos en la cabecera una vez, en la cabecera de la solicitud y esos valores se arrastran a la cabecera del informe de gastos. Si utiliza esta configuración depende de lo comunes que sean las solicitudes en la empresa. Si prevalecen, esta es una buena opción; si son poco frecuentes, debe copiarlos del perfil del empleado al informe de gastos.

En esta lección, aprendió a configurar formularios y campos para permitir la integración. En la siguiente lección, examinará con más detalle cómo las reglas de auditoría pueden afectar a la integración.