Descripción de directrices

Como ha aprendido en unidades anteriores, las políticas se utilizan para definir configuraciones que controlan cómo se comporta cada solicitud o informe de gastos en el sistema. Algunas de estas configuraciones influyen en el comportamiento de las solicitudes y los informes de gastos cuando se asocian entre sí. La política de solicitudes controla algunas opciones, mientras que otras están configuradas en la política de gastos. Deberá asegurarse de que los propietarios empresariales de los procesos de solicitud y gastos coincidan antes de configurar estas opciones.

Esta configuración controla cuántos informes de gastos se pueden asociar con una solicitud. Existen tres opciones:

• Ilimitado: con esta opción seleccionada, los usuarios pueden vincular una única solicitud a tantos informes de gastos como deseen.
• Uno: esta opción significa que una solicitud solo se puede vincular a un único informe de gastos.
• Ninguno: esta opción significa que los usuarios no pueden vincular una solicitud a un informe de gastos.

Esta configuración controla la política predeterminada del informe de gastos cuando se crea en función de una solicitud aprobada. Según la configuración de Concur Expense, el usuario puede cambiar la política del informe de gastos más adelante.

Esta configuración controla si el sistema creará automáticamente un informe de gastos en la fecha de inicio de la solicitud aprobada.

Cuando un informe de gastos se crea automáticamente a partir de una solicitud, se crea con la misma información que un informe de gastos creado manualmente a partir de una solicitud.

Cuando se crea un informe de gastos a partir de una solicitud, la información del encabezado de la solicitud se copia en el informe de gastos y la opción Crear informe a partir de la solicitud con gastos previstos determina si los gastos previstos, los itinerarios de dietas de viaje y la información de kilometraje para la solicitud se copian en el informe de gastos.

Esta configuración controla qué datos detallados se copian de la solicitud al informe de gastos y se aplica a todos los informes de gastos creados a partir de una solicitud, ya sea automática o manual. Existen tres opciones:

• Solo dietas por desplazamiento y kilometraje: cuando se selecciona, el informe de gastos se rellena con la información del encabezado de la solicitud, el itinerario de dietas por desplazamiento, los gastos generados por el sistema asociados con el itinerario de dietas por desplazamiento y la información del campo para el kilometraje, excluidos los campos personalizados. Esta es la opción predeterminada.
• Todos los gastos previstos (incluir campos personalizados 1:1): Cuando se selecciona esta opción, el informe de gastos se rellena con la cabecera de la solicitud, el itinerario de dietas por desplazamiento, la información de campo para el kilometraje y los gastos previstos de la solicitud. Los valores de campo personalizado en los gastos previstos también se copian.
• Todos los gastos previstos: cuando se selecciona esta opción, el informe de gastos se rellena con la cabecera de la solicitud, el itinerario de dietas de viaje, la información de campo para el kilometraje y los gastos previstos de la solicitud, pero no se copia ninguno de los valores de campo personalizados para los gastos previstos.

Esta configuración controla si las asignaciones en una solicitud se aplican a todos los tipos de gastos o solo a los tipos de gastos asignados en la configuración de Política de solicitudes.

En esta lección, ha visto qué opciones de política controlan la integración. En la siguiente lección, observará con más detalle qué parametrizaciones del sitio están implicadas en la integración.