Las herramientas de configuración principales se utilizan para configurar los elementos necesarios para que el sistema Concur Request funcione correctamente. Si no configura al menos una posición en todas estas áreas, es posible que su sistema no funcione como desee, si es que lo desea.
Consejo
- Gestión de listas (compartida con Concur Expense y Concur Invoice)
La funcionalidad Gestión de listas permite a los administradores crear, modificar o eliminar listas de un nivel y de varios niveles utilizadas en Concur Expense, Concur Invoice y Concur Request. Los elementos dentro de las listas se pueden actualizar manualmente a través de varias importaciones, API de SAP Concur y algunas integraciones de terceros.
Las listas se utilizan para realizar un seguimiento de los valores específicos necesarios para fines de gestión de informes o su sistema contable, como objetos de coste como centros de coste o códigos de proyecto.
Con algunas excepciones, SAP Concur recomienda añadir como prefijo todos los nombres de lista con un asterisco (*). Esto le ayuda a distinguir entre listas únicas para su sitio y listas comunes creadas por SAP Concur. Una excepción importante es que si está integrando su sitio de SAP Concur con un sistema SAP ERP, no puede utilizar el asterisco en el nombre de la lista.
Si está creando listas que solo se utilizarán en Concur Request, SAP Concur recomienda añadir "*REQ_" al prefijo del nombre de la lista. Esto le ayuda a diferenciar entre sus listas utilizadas para Concur Request, Concur Expense y Concur Invoice.
- Formularios y campos
Utilice Formularios y campos para diseñar los formularios de entrada de datos utilizados para capturar la información necesaria para su empresa durante el proceso de creación y aprobación de solicitudes.
Existen cinco tipos principales de formularios que puede crear en Concur Request. Los tipos de formulario describen un tipo de jerarquía que permite que los datos fluyan de un formulario a otro. Esto permite que los datos en el perfil del usuario se conviertan en los datos predeterminados en su encabezado de solicitud y que los datos en el encabezado sean los datos predeterminados en los segmentos y gastos.
- Empleado: se utiliza para capturar información sobre cada usuario. Este formulario se comparte en todos los servicios de SAP Concur.
- Cabecera de solicitud: se utiliza para capturar información de alto nivel sobre una solicitud, como el nombre de la solicitud y el objetivo empresarial. Al igual que Concur Expense, el formulario de cabecera se utiliza para capturar los detalles del objeto de coste predeterminado (empresa, región, departamento, etc.) de una solicitud.
- Entrada de solicitud: se utiliza para capturar los detalles de los gastos previstos en una solicitud.
- Segmento de solicitud (cada segmento tendrá su propio formulario): se utiliza para capturar los detalles de los elementos relacionados con el itinerario de viaje en una solicitud.
- Asignación de solicitudes: al igual que en Concur Expense, el formulario de asignación se utiliza para cargar una o más posiciones a diferentes objetos de coste (centros de coste, proyectos, etc.).
- Jerarquías de funciones
Las jerarquías de funciones son estructuras jerárquicas en las que puede crear algunas configuraciones. Todas las jerarquías deben tener una lista de fuentes configurada previamente (a menudo una lista conectada) para crear una estructura jerárquica. Las jerarquías más comunes se utilizan para crear grupos, aprobadores autorizados y aprobadores de objeto de coste.
Atención
Tenga en cuenta que las jerarquías de funciones pueden ser bastante complejas y son difíciles, si no imposibles, de cambiar una vez guardadas. SAP Concur recomienda que los clientes no configuren Jerarquías de funciones sin consultar primero con SAP Concur.
- Workflows
El flujo de trabajo define lo que le sucede a una solicitud desde que el usuario la envía hasta que se aprueba por completo. El flujo de trabajo que sigue una solicitud se basa en la política utilizada para esa solicitud.
Concur Request tiene opciones de flujo de trabajo similares a Concur Expense. Por ejemplo:
- Flujo de trabajo 1-Up: Solo se requiere el gerente predeterminado del usuario para aprobar una solicitud.
- Aprobadores autorizados: la solicitud se envía a los aprobadores adecuados en función del dinero total de la solicitud.
- Aprobadores de objeto de costo: la solicitud se envía al aprobador o aprobadores adecuados según las asignaciones de la solicitud.
- Políticas de solicitud
Las políticas de Concur Request tienen el mismo propósito que en Concur Expense: son un área en la que se definen los ajustes que controlan cómo se comporta una solicitud durante su ciclo de vida. Tres de las configuraciones principales controladas por la política son los requisitos de entrada de datos, el proceso de aprobación y los segmentos disponibles y los gastos previstos.
- Grupos de solicitudes
Los grupos de solicitudes en Concur Request tienen el mismo propósito que en Concur Expense: son un área en la que puede definir configuraciones que controlan cómo un usuario experimenta el sistema Concur Request.
Puede definir grupos para que se ajusten a un objetivo empresarial específico; sin embargo, se definen más comúnmente por país. Si una empresa tiene su sede en un solo país, puede definir grupos por departamento o unidad de negocio en su lugar.
Tenga en cuenta que los grupos utilizados por Concur Request son los mismos que los utilizados en Concur Expense. Por lo tanto, si necesita un nuevo grupo en Concur Request, debe configurarse en Concur Expense.
Estas son todas las herramientas de configuración principales. En la siguiente lección, profundizaremos en las herramientas de configuración secundarias.