Las herramientas de configuración secundarias se utilizan para configurar los elementos que son opcionales para que el sistema Concur Request funcione correctamente. Muchos de estos artículos son agradables de tener y son utilizados por muchos clientes, pero son opcionales para que un sistema funcione correctamente.
Esta lección cubrirá solo algunos elementos de configuración secundarios, como los más utilizados por los clientes de SAP Concur. Esta lección no cubrirá ninguna herramienta utilizada únicamente para la integración con Concur Travel.
Tenga en cuenta que los siguientes elementos se pueden configurar en cualquier orden.- Tipos de segmento
Los tipos de segmento son los diferentes tipos de viaje que un usuario puede añadir a su solicitud, lo que permite que un usuario solicite permiso para reservar ese segmento de viaje una vez aprobada su solicitud. Si el sitio está integrado con Concur Travel, estos segmentos pueden vincularse a un sistema de reservas de viajes para que una solicitud totalmente aprobada pueda desencadenar la reserva de estos segmentos.
Hay varios segmentos predeterminados generados por el sistema que no se pueden eliminar. También puede crear segmentos si hay un requisito que los valores predeterminados no cumplen. Los segmentos nuevos se crean copiando y modificando segmentos existentes.
Una vez configurados, los tipos de segmento se activan y desactivan en cada política de solicitudes.
- Gastos previstos
Es posible que se requieran detalles adicionales de la solicitud más allá de los artículos de viaje, como material de oficina o material de conferencia. Además, incluso cuando no viaja, es posible que haya algunos gastos que requieran aprobación previa. Estos tipos de elementos se configuran como Gastos previstos en Concur Request.
La lista de Gastos previstos se configura primero como tipos de gastos en Concur Expense. Una vez configurados, estos gastos se activan y desactivan en cada Política de solicitudes.
- Reglas de auditoría
Al igual que en Concur Expense y Concur Invoice, las reglas de auditoría se pueden utilizar para proporcionar a los usuarios información importante (indicadores amarillos) a medida que crean sus solicitudes e incluso evitar que envíen (indicadores rojos) sus solicitudes.
Puede crear reglas personalizadas y de validación en Concur Request.
- Recordatorios por correo electrónico
La herramienta Avisos por correo electrónico se utiliza para configurar correos electrónicos que recuerdan a los usuarios si están tardando demasiado en realizar sus tareas asignadas. Un ejemplo común es recordar a un responsable de aprobación que revise las solicitudes que han estado en su cola de aprobación durante más tiempo del previsto.
Al configurar Avisos por correo electrónico, primero debe crear una regla que defina cuándo el usuario ha tardado demasiado en completar sus tareas. A continuación, configure el correo electrónico que define el contenido del mensaje, la frecuencia con la que el usuario recibirá el mensaje y si el sistema enviará una copia a otros usuarios.
Tenga en cuenta que la programación de avisos por correo electrónico se basa en días naturales enteros. No se pueden configurar en horas o minutos, ni en función de su calendario empresarial o fiscal.
- Configuraciones de delegado
Las configuraciones de delegado definen qué acciones puede realizar un usuario en nombre de otro usuario. Por ejemplo, es posible que algunos usuarios tengan un asistente que cree sus solicitudes para ellos y que un aprobador desee delegar su autoridad de aprobación a otro aprobador cuando estén fuera de la oficina. Puede definir si esto es posible en el sitio y, en caso afirmativo, durante cuánto tiempo es válida la delegación de aprobación.
- Configuración del sitio
La configuración del sitio se utiliza para activar y desactivar ciertas configuraciones en todo el sistema. Dado que estas opciones son válidas para todo el sistema, la activación o desactivación de una opción la activa o desactiva para todos los usuarios del sistema. No puede realizar estas parametrizaciones específicas de grupo, país o política.
- Asistentes (compartidos con Expense)
Los asistentes en Concur Request funcionan igual que en Concur Expense. Para algunos tipos de gastos, como comidas de negocios o entretenimiento, los usuarios deben identificar a todas las personas en ese evento por motivos comerciales o legales. En muchos casos, cada participante individual debe aparecer en la lista. En otros casos, puede ser aceptable introducir simplemente el número de cada tipo de asistente.
Tenga en cuenta que los tipos de asistentes se crean y activan en Concur Expense. A continuación, puede definir si el sistema muestra el coste por asistente, añade el usuario como asistente de forma predeterminada y permite a los usuarios añadir manualmente asistentes a un gasto dentro de la configuración de la Política de solicitud.
- Informes impresos
Al igual que en Concur Expense y Concur Invoice, los informes impresos se pueden utilizar para crear informes que los usuarios pueden imprimir si necesitan una copia impresa que contenga la información sobre su solicitud. Los informes impresos disponibles para un usuario se basan en la política que se utilizó al crear su solicitud.
Un uso de Informes impresos que se realiza con más frecuencia en Concur Request que otros servicios de SAP Concur es la capacidad de incluir un informe en los correos electrónicos generados por el sistema. Esto se utiliza comúnmente en escenarios en los que Concur Request se ha integrado con Concur Travel. La integración exitosa de estos servicios es un desafío y no debería intentarse sin la ayuda de SAP Concur.
- Oficinas de la agencia de viajes
Algunos procesos requieren que el sistema Concur Request envíe correos electrónicos a una empresa de administración de viajes (TMC). Para que el sistema pueda lograr esto, debe agregar la información de contacto para la TMC en la configuración de Concur Request. Esto se realiza mediante la herramienta Oficinas de la agencia de viajes.
- Ubicaciones
Un administrador utiliza la herramienta Ubicaciones para añadir, editar o desactivar ubicaciones (ciudades, aeropuertos y estaciones de tren) utilizadas por Concur Request, Concur Expense y Concur Invoice. Dado que varios servicios de SAP Concur utilizan la lista de ubicaciones, esta herramienta forma parte del conjunto de herramientas Configuración compartida.
Ahora que conoce las herramientas de configuración, veamos con más detalle cómo se relacionan entre sí los elementos configurables y el pedido que SAP Concur le recomienda seguir al utilizar estas herramientas.