Como ha visto en las lecciones anteriores, hay una gran cantidad de configuraciones que deben crearse en un sitio de Concur Request. Muchas de estas configuraciones están estrechamente unidas e impactan entre sí. Una modificación en una posición puede afectar a cómo se comporta otra configuración.
SAP Concur ha creado el diagrama de relaciones de configuración para ayudar a ilustrar cómo se relacionan entre sí las diferentes configuraciones. En resumen, tres elementos controlan cómo se comporta el sistema para cada usuario: el perfil del usuario, los grupos de solicitudes y las políticas de solicitudes.
- El usuario: todo el proceso comienza con el perfil del usuario que crea la solicitud. Los elementos en naranja muestran algunas de las áreas clave asignadas directamente al perfil que tienen un impacto en la experiencia del usuario con Concur Request. Estos incluyen cosas como el país de residencia del usuario, el idioma y la moneda local.
Por ejemplo, el país de residencia del usuario controla artículos como asignaciones por viaje e impuestos que son únicos para cada país. Un usuario alemán estará sujeto a las dietas de viaje de Alemania, mientras que un usuario canadiense no.
El más importante de estos elementos es el grupo al que está asignado el usuario. Cada usuario se puede asignar a un grupo, y esa asignación de grupo controla gran parte de la funcionalidad para ese usuario.
- Grupo: el grupo a menudo se define como "Configuración de usuario" porque los elementos asignados a un grupo tienen un impacto directo en la experiencia del usuario dentro de Concur Request. Las posiciones en amarillo deben estar asignadas a uno o más grupos. El grupo al que está asignado el usuario determina cuál de estos elementos se aplica a ese usuario.
Por ejemplo, un usuario de EE. UU. estará sujeto a las reglas de auditoría especificadas en el grupo de EE. UU., mientras que los usuarios de la República Checa estarán sujetos a las reglas definidas para su grupo.
La más importante de estas posiciones son las directrices asignadas a cada grupo porque estas directrices controlan cómo se comportan las solicitudes que crea el usuario. Los usuarios pueden tener acceso a varias políticas en función de su asignación de grupo.
- Política: La política a menudo se define como "Configuración de Solicitud" porque los elementos asignados a una política tienen un impacto directo en el comportamiento de una solicitud en Concur Request. Los elementos en azul se pueden asociar a una política una vez configurados. La política seleccionada por el usuario al crear una solicitud determina cuáles de estos artículos se aplican a esa solicitud.
Por ejemplo, es posible que necesite un proceso de aprobación diferente para las solicitudes de viaje y las solicitudes de autorización.
Otro ejemplo son los segmentos de viaje y los tipos de gastos. La configuración le permite activar diferentes elementos por política para que los usuarios solo vean los elementos que necesitan para cada solicitud que creen.
- Listas personalizadas: En la parte inferior aparece Listas personalizadas. Estas son las listas que crea en la herramienta Gestión de listas. Se pueden utilizar en campos que se adjuntan a cualquier formulario de entrada de datos utilizado en el proceso de solicitud. Estas listas también se pueden utilizar en Concur Expense y Concur Invoice.
Consejos para utilizar el diagrama
Al configurar un sitio de Concur Request, utilice el diagrama de arriba hacia abajo. Comience pensando en los usuarios y en lo que necesitarán. A continuación, desplácese hacia abajo en el diagrama para determinar qué elementos nuevos necesita crear y qué elementos existentes debe modificar asignándolos a un nuevo grupo o política.
Al resolver problemas, utilice el diagrama de abajo hacia arriba. Por ejemplo, si tiene problemas con un flujo de trabajo, determine qué políticas se ven afectadas, luego qué grupos y luego qué usuarios.
Seleccione el diagrama de acceso para abrir o guardar una copia no anotada para su propio uso a medida que complete el resto de las formaciones.
Orden de configuración
Con tantas herramientas para configurar un sitio de Concur Request, es posible que se pregunte si hay un orden que debe seguir al configurar. Si bien las herramientas se pueden utilizar en cualquier orden, los equipos de implementación de SAP Concur han encontrado un orden que puede hacer que el proceso funcione de la forma más eficiente posible, especialmente al trabajar con las herramientas de configuración principales. Esto se debe a que muchas de las herramientas de configuración primarias dependen entre sí: no puede configurar un campo para utilizar una lista a menos que la lista ya exista y no puede configurar completamente una política a menos que exista el flujo de trabajo.
Las configuraciones secundarias tienen menos dependencias, pero SAP Concur aún recomienda hacer las cosas en un orden específico cuando pueda. En este caso, el pedido se basa en cuánto impacto tiene esa herramienta en un sitio típico y cuánto esfuerzo se requiere en cada área.
Revise la siguiente tabla para ver el orden más eficiente de utilizar las herramientas de configuración.
| Orden | Herramientas de configuración principales | Herramientas de configuración secundarias |
|---|---|---|
| 1 | Gestión de listas | Tipos de segmento |
| 2 | Formularios y campos | Gastos previstos |
| 3 | Jerarquías de funciones | Reglas de auditoría |
| 4 | Workflows | Recordatorios por correo electrónico |
| 5 | Políticas de solicitud | Configuraciones de delegado |
| 6 | Grupos de solicitudes | Configuración del sitio |
| 7 | Participantes | |
| 8 | Informes impresos | |
| 9 | Oficinas de la agencia de viajes | |
| 10 | Ubicaciones |