Exploración de las herramientas de configuración de Concur Request

Exploración de las herramientas de administración de Concur Request

Exploración de los requisitos empresariales de Concur Request

Configuración de la gestión de listas

Configuración de formularios y campos

Configuración de jerarquías de funciones

Configuración de workflows

Configuración de tipos de segmento

Configuración de políticas de solicitud

Configuración de grupos de solicitudes

Configuración de configuraciones de delegado

Configuración de las opciones del sitio

Configuración de asistentes

Configuración de ubicaciones

Configuración de reglas de auditoría

Configuración de las oficinas de la agencia de viajes

Configuración de correos electrónicos recordatorios

Configuración de informes impresos

Configuración de la administración de la empresa

Integración con Concur Expense

Trabajar con formularios y campos

Objective

After completing this lesson, you will be able to demostrar la configuración de formularios y campos en Concur Request en función de los requisitos empresariales del cliente.

Introducción

En esta capacitación, actualizará sus conocimientos sobre las herramientas de configuración Formularios y campos que aprendió en la unidad Herramientas de configuración de Concur Request. A continuación, aprenderá sobre las especificaciones de la configuración de formularios y campos en función de los requisitos de CVI.

Nota

Se recomienda encarecidamente tener una copia de los requisitos empresariales de CVI disponibles a medida que completa esta unidad.

Después de completar esta unidad, podrá:

Demostrar la configuración de formularios y campos en Concur Request en función de los requisitos empresariales del cliente.
Configurar listas conectadas.
Cree el formulario de encabezado de la solicitud.
Cree el Formulario de registro de solicitud.
Configure el Formulario de Asignación de Solicitud.

Tipos de formularios de Concur Request

Los tipos de formulario disponibles en Concur Request son similares a los utilizados en Concur Expense. Puede configurar formularios para capturar información sobre los usuarios, sus solicitudes, los detalles de esas solicitudes y las asignaciones de esas solicitudes.

Empleado

Estos formularios se utilizan para capturar información almacenada sobre cada usuario. Concur Request, Concur Expense y Concur Invoice los comparten. Seleccione Empleado en el menú desplegable Tipo de formulario para capturar la información almacenada sobre cada usuario.

Cabecera de solicitud

Estos formularios son similares a los formularios de cabecera de gastos en Concur Expense. Se utilizan para capturar información de alto nivel sobre una solicitud, como el nombre de la solicitud y el objetivo empresarial, así como las fechas de inicio y de fin de un viaje.

Entrada de solicitud

Estos formularios son similares a los formularios de entrada de gastos en Concur Expense. Se utilizan para capturar detalles sobre los gastos previstos en los que se incurrirá durante el viaje, como la fecha y el importe estimado.

Solicitar segmento de viaje

Estos formularios se utilizan para capturar información sobre segmentos de viaje específicos como avión, tren, alquiler de vehículos y hotel. Cada segmento tendrá su propio formulario para capturar los datos únicos para cada tipo de viaje, como las fechas de salida y llegada de los segmentos aéreos y ferroviarios.

Seleccione Solicitar segmento aéreo en el menú desplegable Tipo de formulario para capturar información sobre segmentos de viaje específicos como el importe, la llegada, la moneda, el vuelo, el tren, el alquiler de vehículos y el hotel.

Segmento de solicitud

Si necesita crear segmentos personalizados en su configuración, puede utilizar este formulario para capturar la información relevante para cada segmento personalizado.

Información personalizada del segmento de solicitud

Los formularios de segmento estándar no pueden capturar campos personalizados. Si necesita capturar datos personalizados sobre un segmento de viaje, puede crear formularios de este tipo y asociarlos a los segmentos de viaje en una política.

Asignación de solicitud

Al igual que los informes de gastos en Concur Expense, las solicitudes en Concur Request se pueden asignar a uno o más objetos de coste. Estos formularios se utilizan para permitir a los usuarios asignar sus solicitudes.

Nota

Los segmentos de solicitud siempre se asignan como un grupo. Es decir, si se asigna algún segmento, todos los segmentos se asignan igual, con el mismo porcentaje o importe.
Los gastos previstos se pueden asignar individualmente. Esto se controla mediante Permitir que los gastos previstos se asignen individualmente a la configuración del sitio. Si esta opción está activada, entonces:
- Todos los segmentos se asignan como un grupo, con el mismo porcentaje o importe.
- Los gastos previstos se pueden asignar individualmente, por lo que son diferentes de los segmentos o diferentes entre sí.

Seleccione Asignación de solicitud en el menú desplegable Tipo de formulario para permitir a los usuarios asignar sus solicitudes.

Anticipo en efectivo

Dado que las solicitudes a menudo implican obtener permiso para viajar, se pueden configurar para incluir una solicitud de anticipo en efectivo como parte del proceso. Utilice estos formularios para definir los datos que desea incluir con un anticipo en efectivo, tanto si están asociados a una solicitud como si no.

Trabajar con tipos de formulario

Al trabajar con tipos de formulario, preste especial atención a los siguientes elementos:

Los tipos de formulario se organizan en un tipo de jerarquía, siguiendo este orden: Empleado, Encabezado de solicitud, Segmento de solicitud y Entrada de solicitud y Asignación de solicitud.
Al igual que en Concur Expense, puede copiar elementos de datos en la jerarquía para establecer valores predeterminados. Por ejemplo, el centro de coste predeterminado para una solicitud puede ser el mismo que el centro de coste del usuario. Puede permitir que los usuarios modifiquen estos valores en los niveles inferiores para facilitar la carga cruzada.
Debe seleccionar el Tipo de formulario adecuado para cada ficha antes de empezar a configurar.
Para minimizar el trabajo de repaso y la repetición, SAP Concur recomienda configurar desde la parte superior de la jerarquía hacia abajo, siempre que sea posible.

Pestañas Configuración de formularios y campos

La funcionalidad de formularios y campos de Concur Request es similar a la de Concur Expense, por lo que la siguiente información no será nueva para usted. Una vez que seleccione el Tipo de formulario adecuado, puede configurar los Campos, los Formularios y los Campos de formulario dentro de.

Campos

Estos son los campos que se utilizan para capturar datos específicos sobre un artículo relacionado con una solicitud. Cada campo se puede configurar para que sea modificable, de solo lectura u oculto por el viajero, el aprobador, el agente de TMC y el administrador.

Formularios

Un formulario es una colección de campos que se muestran en la pantalla al mismo tiempo y se utilizan para capturar información sobre una posición, como la cabecera de la solicitud o un segmento específico.

Campos de formulario

La pestaña Campos de formulario le permite definir cómo aparecen los campos en cada formulario. Puede definir la etiqueta de cada campo, si el campo es obligatorio, y el orden en el que aparecen los campos, entre una serie de otras posiciones.

Cada campo de un formulario se puede configurar para que sea modificable, de solo lectura u oculto por el viajero, el aprobador, el agente de TMC y el administrador. Las opciones aquí sustituyen a las del campo.

Seleccione Campos de formulario en la pestaña de configuración Formularios y campos para definir la etiqueta de cada campo, si el campo es obligatorio, y el orden en que aparecen los campos, entre otros elementos.

Listas conectadas

Si alguna de las listas que ha creado en Gestión de listas son listas de varios niveles, utilice esta ficha para definir qué campos se utilizarán para capturar los valores en esas listas. Esto debe hacerse antes de configurar cualquier otra pestaña en esta área.

Validaciones

Si ha definido algún campo para utilizar el tipo de datos Texto, puede aplicar una Validación para obligar al usuario a introducir el texto en un formato específico. Las validaciones se configuran mediante expresiones regulares y no se utilizan con frecuencia. Las validaciones más utilizadas se integran en el sistema.

Prácticas recomendadas de formularios y campos

Hay varias prácticas recomendadas que se deben tener en cuenta al trabajar con formularios y campos:

Para minimizar la repetición y la repetición, SAP Concur recomienda configurar las pestañas en este orden siempre que sea posible: Campos, Formularios y, a continuación, Campos de formulario.
No utilice campos personalizados para capturar información personal, confidencial o de identificación exclusiva. Estos campos no están cifrados en la base de datos y se muestran en su totalidad en Concur Request y en los datos de informes.
Los tipos de datos disponibles en Concur Request son los mismos que los de Concur Expense y Concur Invoice.
Tenga cuidado al definir tipos de datos. Una vez añadidos los datos a un campo, no puede editar el tipo de datos.
Al crear un formulario nuevo, utilice la función de copia de formulario para copiar un formulario existente. Esto conserva la forma original para su uso posterior.

Recursos

Seleccione la guía para ver la documentación del sistema para cada tema.

Ahora conoce los conceptos básicos de las herramientas de configuración Formularios y campos. En las siguientes lecciones, verá el proceso para configurar los formularios necesarios para CVI, empezando por las listas conectadas.

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