Exploración de las herramientas de configuración de Concur Request

Exploración de las herramientas de administración de Concur Request

Exploración de los requisitos empresariales de Concur Request

Configuración de la gestión de listas

Configuración de formularios y campos

Configuración de jerarquías de funciones

Configuración de workflows

Configuración de tipos de segmento

Configuración de políticas de solicitud

Configuración de grupos de solicitudes

Configuración de configuraciones de delegado

Configuración de las opciones del sitio

Configuración de asistentes

Configuración de ubicaciones

Configuración de reglas de auditoría

Configuración de las oficinas de la agencia de viajes

Configuración de correos electrónicos recordatorios

Configuración de informes impresos

Configuración de la administración de la empresa

Integración con Concur Expense

Trabajar con reglas de auditoría

Objective

After completing this lesson, you will be able to describa las reglas de auditoría en Concur Request.

Introducción

En esta unidad, actualizará sus conocimientos sobre la herramienta de configuración Reglas de auditoría que aprendió en la unidad Resumen de herramientas de configuración de Concur Request. Recuperará cómo se configuran las reglas de auditoría y verá cómo configurarlas para CVI.

Nota

Se recomienda encarecidamente tener una copia de los requisitos empresariales de CVI disponibles a medida que completa esta unidad.

Después de completar esta unidad, podrá:

Describa las reglas de auditoría.
Demostrar la configuración de reglas de auditoría en Concur Request en función de los requisitos empresariales de CVI.

Resumen de reglas de auditoría

Las reglas de auditoría en Concur Request se crean y funcionan de la misma manera que en Concur Expense y Concur Invoice: se pueden utilizar para advertir a los usuarios si se acercan a infringir las políticas de la empresa o evitar que los usuarios envíen una solicitud si han infringido una política de la empresa.

Algunas cosas importantes que se deben recordar sobre las reglas de auditoría son:

Las reglas se desencadenan mediante acciones específicas que el usuario está realizando durante el proceso de solicitud, como guardar algo o enviar la solicitud.
Se pueden definir reglas para aplicarlas a grupos específicos.
El mensaje que se muestra al usuario cuando infringe una regla se puede personalizar.

Existen tres pantallas que se utilizan al crear una regla de auditoría:

Regla de auditoría: Esta pantalla se utiliza para introducir la información básica de la regla, como su nombre, el evento que la desencadena y los grupos a los que se aplica.

Condiciones

Esta pantalla se utiliza para definir los criterios que definen cuándo el usuario ha incumplido la regla. Tenga en cuenta lo siguiente al crear sus condiciones:

No hay límite en el número de condiciones que se pueden aplicar a una regla.
Puede colocar los operadores y y o entre cada par de condiciones.
Las condiciones se pueden agrupar con hasta tres agrupaciones de paréntesis.

Cree condiciones colocando los operadores Y u O entre cada par de condiciones.

Excepción

Esta pantalla se utiliza para definir lo que sucede cuando se infringe la regla. Puede controlar quién ve el mensaje, si es un indicador amarillo o rojo, el mensaje que se visualiza y un código único que se puede utilizar para la gestión de informes.

Puede seleccionar de una lista de excepciones existentes o crear una nueva.

Cree una excepción seleccionándola en una lista de excepciones existentes o cree una nueva.

Desencadenadores de evento de solicitud

Una diferencia en las reglas de auditoría de Concur Expense es la lista de eventos. Sin embargo, al igual que en Concur Expense, el evento controla no solo cuando se desencadena una regla, sino en qué área de la solicitud se centra la regla restringiendo los objetos de datos disponibles al crear las condiciones de la regla. Examinemos los eventos disponibles en Concur Request.

Revise la siguiente tabla para obtener información sobre los eventos disponibles al crear reglas de auditoría en Concur Request.

Eventos	Desencadenadores
Publicar envío de solicitud	Esta regla se desencadena después de enviar la solicitud, pero antes de que llegue al siguiente paso del proceso de aprobación. Las excepciones generadas no impedirán que se envíe la solicitud. Este evento es útil para las reglas en las que desea que el responsable de aprobación realice una acción en lugar del remitente.
Envío de información de presupuesto de solicitud (heredada)	Este evento solo se aplica si utiliza la herramienta Información de presupuesto heredada de SAP Concur. Las reglas que utilizan este evento evaluarán los elementos de Información de presupuesto de la solicitud en el momento del envío. Nota El análisis de presupuesto se ha sustituido por Presupuesto.
Guardar asignación de solicitud	Esta regla se desencadena a medida que se guarda cada asignación individual. Este evento se utiliza a menudo para garantizar que el usuario haya asignado su solicitud correctamente.
Solicitar envío de presupuesto	Este evento se aplica si su sitio de Concur Request se ha integrado con el servicio Presupuesto de SAP Concur.
Enviar asistente de registro de solicitud	Esta regla se aplica a los campos de asistente en el registro de solicitud y se desencadena cuando se envía el registro de solicitud.
Guardar registro de solicitud	Esto es similar al evento Guardar asiento de gastos en Concur Expense. Se desencadena cuando el usuario selecciona el botón Guardar para un gasto previsto individual y solo evalúa el elemento de línea actual en general.
Enviar registro de solicitud	Esto es similar al evento Envío de entrada de gastos en Concur Expense. Se desencadena cuando el usuario envía su solicitud y evalúa todos los gastos previstos asociados con esa solicitud.
Guardar solicitud	Esto es similar al evento Guardar informe en Concur Expense. Se evalúa cuando el usuario guarda el formulario de cabecera de solicitud y solo evalúa los datos de ese formulario.
Enviar solicitud	Esto es similar al evento Enviar informe en Concur Expense. Evalúa cuándo el usuario envía su solicitud y evalúa los datos generales asociados a esa solicitud.
Guardar segmento	Esto es lo mismo que el evento Guardar registro de solicitud, excepto que está evaluando segmentos de viaje en lugar de gastos previstos.
Envío de segmento	Esto es lo mismo que el evento Envío de entrada de solicitud, excepto que está evaluando segmentos de viaje en lugar de gastos previstos.

Reglas de plantilla

El sitio de plantilla proporcionado por SAP Concur contiene muchas reglas de uso común basadas en implementaciones anteriores. Siempre es una buena idea verificar la lista de reglas existentes antes de crear una nueva, ya que es posible que pueda simplemente realizar cambios en esa regla y ahorrar tiempo. SAP Concur recomienda hacer una copia de la regla existente y realizar los cambios en su copia para conservar la regla original para su uso futuro.

Recursos

Revise la documentación de Concur Request para obtener más información sobre la configuración de reglas de auditoría. Las guías de configuración se encuentran en la sección Implementar > Edición profesional de la página.

En esta lección, ha actualizado sus conocimientos sobre las reglas de auditoría. En la siguiente lección, verá el proceso de configuración para CVI.

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