Trabajar con workflows

En esta unidad, actualizará sus conocimientos sobre la herramienta de configuración Flujos de trabajo que aprendió en la unidad Resumen de herramientas de configuración de Concur Request. A continuación, aprenderá sobre las especificaciones de la configuración de flujos de trabajo y aprenderá a configurarlos para CVI.

Después de completar esta capacitación, podrá:

• Explicar los flujos de trabajo y sus herramientas de configuración.
• Demostrar la configuración de flujos de trabajo en función de los requisitos empresariales del cliente.

Un flujo de trabajo define cómo se enruta la solicitud para las aprobaciones cuando el usuario la envía. Hay varios workflows estándar disponibles en el sistema que se pueden utilizar como modelos. Por ejemplo, hay un flujo de trabajo para las solicitudes que están asociadas con la aprobación previa al viaje y hay otro flujo de trabajo diseñado para las solicitudes que no son de viaje. Durante el proceso de configuración, se asigna un workflow a una directriz. Esto permite diferentes flujos de trabajo para diferentes políticas.

Al crear un nuevo flujo de trabajo, SAP Concur recomienda copiar un flujo de trabajo existente y realizar cambios en la copia, en lugar de modificar uno existente.

Al igual que en Concur Expense, las herramientas utilizadas para configurar los flujos de trabajo están formadas por pestañas, y cada pestaña controla un área diferente de la configuración.

Workflows

Esta es la pestaña principal que se utiliza para configurar un flujo de trabajo. Puede abrir los workflows enumerados y, a continuación, actualizar las opciones y los pasos utilizados para ese proceso, como activar las configuraciones creadas en las otras pestañas de esta área.

Nota

Cuando está dentro de la configuración de flujo de trabajo, la página General tiene algunas opciones diferentes a las que conoce, como si una solicitud se puede recuperar después de que se haya aprobado. Revise la documentación para familiarizarse con estas diferentes opciones.

Solicitar estados de aprobación

Esta ficha se utiliza para modificar estados de aprobación estándar o para crear estados de aprobación personalizados. Estos estados se pueden aplicar a las solicitudes cuando alcanzan pasos específicos en el proceso de aprobación.

Notificaciones por correo electrónico

Esta ficha se utiliza para crear correos electrónicos que el sistema enviará a varios usuarios en etapas específicas del flujo de trabajo. En Solicitud, estos correos electrónicos también se pueden transmitir en función de la configuración de políticas particulares.

Estos correos electrónicos incluso se pueden enviar a personas que no trabajan para su empresa. Algunos procesos de aprobación requieren que se envíen mensajes a la TMC, lo que pueden hacer estas notificaciones.

Acuerdos de confirmación

Los acuerdos de confirmación son un texto emergente que se puede mostrar al usuario o aprobador al enviar o aprobar una solicitud. Esta pestaña se utiliza para configurar los diferentes conjuntos de texto en función de las necesidades empresariales.

Aprobadores autorizados

Esta ficha se utiliza para agregar, modificar y eliminar aprobadores autorizados y aprobadores de objeto de coste para sus solicitudes. Se debe configurar la jerarquía de funciones adecuada antes de agregar responsables de aprobación a esta área.

Estos responsables de aprobación también se pueden agregar y eliminar mediante importaciones de archivos. Al igual que otras áreas que permiten que varios métodos modifiquen los datos, SAP Concur recomienda elegir un método y utilizarlo exclusivamente.

Opciones

La pestaña Opciones se utiliza para activar y desactivar algunas opciones de todo el sistema relacionadas con el proceso de aprobación. Estas opciones afectan al comportamiento de todos los workflows.

Seleccione las siguientes guías para ver la documentación del sistema para los workflows.

• Guía de configuración de información general
• Guía de configuración de aprobación autorizada
• Guía de configuración de aprobación de objeto de costo

Ahora que conoce los aspectos básicos de los flujos de trabajo, echemos un vistazo al proceso de configuración.