Bei der Deltabuchung wird eine zuvor bezahlte Kostenabrechnung bearbeitet, erneut genehmigt und über SAP ICS in SAP gebucht. Benutzer, die über eine Kostenabrechnung verfügen, die für die Deltabuchung in Frage kommt (siehe Kriterien unten), verfügen in diesen Kostenabrechnungen über die Schaltfläche Erneut öffnen. Wenn Sie diese Schaltfläche wählen, wird die Kostenabrechnung zurückgerufen, sodass der Benutzer die gewünschten Änderungen vornehmen kann.
Ohne Deltabuchung können Änderungen in SAP, aber nicht in SAP Concur vorgenommen werden, d.h. die Daten in den beiden Systemen sind nicht synchron.
Überlegungen zur Konfiguration
Ähnlich wie die Personalabrechnungsintegration gibt es nicht viel zu konfigurieren, um die Deltabuchung zu aktivieren. Werfen wir einen Blick auf die Anforderungen.
- Gruppenkonfigurationen
Die Deltabuchung wird von der Ausgabengruppe in SAP Concur konfiguriert, sodass Kunden steuern können, welche Benutzer bezahlte Kostenabrechnungen ändern können und welche nicht.
Die Deltabuchung kann auf einer von drei Ebenen für jede Gruppe definiert werden. Die Ebene bestimmt, wie viel einer gebuchten Spesenabrechnung geändert und an SAP umgebucht werden kann. Dadurch haben Kunden die Flexibilität, verschiedenen Benutzergruppen zu ermöglichen, verschiedene Arten von Änderungen vorzunehmen.
Um die Deltabuchung über SAP ICS zu aktivieren, muss das Ankreuzfeld Deltabuchung aktivieren für jede Gruppe nach Bedarf markiert sein. Beachten Sie Folgendes:
- Diese Option kann nur aktiviert werden, wenn das Ankreuzfeld Finanzintegration aktivieren für diese Gruppe bereits aktiviert wurde.
- Diese Einstellung kann nicht global aktiviert werden, sie muss für jede Gruppe einzeln aktiviert werden.
Wählen Sie den Screenshot unten aus, um die erforderliche Einstellung anzuzeigen.
- SAP-Support
Für die Deltabuchung werden nur die folgenden Versionen von SAP unterstützt:
- SAP S/4HANA Public Cloud
- SAP S/4HANA On-Premise
- SAP ECC
Außerdem müssen Sie die richtigen Service Packs in Ihrem SAP-System installiert haben:
- SAP ECC (6.0 oder höher) SP16
- SAP S/4HANA 1511-1909 mit SP13
- SAP S/4HANA 2020 FPS01 (On-Premise)
- SAP S/4HANA 2021
Einschränkungen
Nicht alle Kostenabrechnungen sind für die Deltabuchung zulässig. Sehen wir uns an, was zutreffen muss, damit eine Kostenabrechnung zulässig ist.
Für Deltabuchung geeignet
- Auf der NextGen UI angelegte Kostenabrechnungen
- Finanzintegration muss für die Gruppe des Benutzers aktiviert sein
- Deltabuchung muss für die Benutzergruppe aktiviert sein
- Spesenabrechnungen, die weniger als 90 Tage in der Vergangenheit bezahlt wurden, sind zulässig.
Nicht für Deltabuchung geeignet
- Spesenabrechnungen, die auf der klassischen UI angelegt wurden
- Kostenabrechnungen, die Barvorschüsse enthalten
- Vom Modul Rechnungsauszüge des Unternehmens generierte Kostenabrechnungen
- Über Expense Pay bezahlte Kostenabrechnungen
Zusätzliche Überlegungen
Wenn der Kunde die Personalabrechnungsintegration verwendet, müssen der gesamte Abrechnungsprozess und die Feedback-Schleife abgeschlossen sein, bevor der Benutzer die Kostenabrechnung erneut öffnen kann.
Genehmiger und Bearbeiter können Kostenabrechnungen nicht erneut öffnen.
Erneut geöffnete Kostenabrechnungen haben keine Auswirkungen auf die monatliche Abrechnungsstufe des Kunden.
Ebenen
Wenn Sie die Deltabuchung aktivieren, müssen Sie für jede Gruppe auswählen, auf welcher Ebene die Funktion aktiv ist.
Es gibt drei Ebenen, aus denen Kunden wählen können. Die Ebenen eins und zwei sind jetzt verfügbar, Ebene drei befindet sich noch in den Planungsphasen.
- Ebene 1
Wenn Ebene 1 angewendet wird, können Benutzer Folgendes tun:
- Ändern Sie benutzerdefinierte Felder und Organisationseinheitsfelder in der Kostenabrechnung (Abrechnungskopf-, Abrechnungseintrags- und Eintragsaufschlüsselungsebenen).
- Fügen Sie ein Belegbild hinzu oder hängen Sie es an.
- Zuordnungsfelder ändern, einschließlich Hinzufügen und Löschen von Zuweisungen oder Anpassen von Zuweisungsprozentsätzen.
- Alle Änderungen an Zuweisungen müssen immer noch dem ursprünglichen Eintragsbetrag entsprechen: Benutzer der Stufe 1 können keine Änderungen vornehmen, die sich auf die Eintragsbeträge in der Abrechnung auswirken.
Benutzer können Folgendes nicht tun:
- Löschen Sie einen Eintrag in der Spesenabrechnung, wenn er der einzige Eintrag ist.
- Löschen Sie die Spesenabrechnung.
- Löschen Sie Bilder aus bezahlten Einträgen.
- Tagespauschalendetails ändern.
- Ändern Sie die Teilnehmerinformationen wie folgt:
- Nicht benutzerdefinierte Teilnehmerfelder ändern
- Beträge pro Teilnehmer ändern
- Teilnehmer hinzufügen oder löschen
- Ebene zwei
Wenn Ebene 2 angewendet wird, können Benutzer Folgendes tun:
- Ändern Sie ALLE zulässigen Felder in der Kostenabrechnung (Abrechnungsheader, Abrechnungseintrag und Eintragsaufschlüsselungsebenen) einschließlich des Betrags.
- ALLE Zuweisungsfelder ändern, einschließlich Hinzufügen und Löschen von Zuweisungen oder Anpassen von Zuordnungsprozentsätzen.
- Nehmen Sie Verrechnungsänderungen vor, die sich auf den Eintragsbetrag auswirken.
- Fügen Sie ein Belegbild hinzu oder hängen Sie es an.
- Ändern Sie die Teilnehmerinformationen wie folgt:
- Alle zulässigen Teilnehmerfelder ändern
- Beträge pro Teilnehmer ändern
- Teilnehmer hinzufügen oder löschen
Benutzer können Folgendes nicht tun:
- Löschen Sie einen Eintrag in der Spesenabrechnung, wenn er der einzige Eintrag ist.
- Löschen Sie die gesamte Spesenabrechnung.
- Löschen Sie Bilder aus bezahlten Einträgen.
- Tagespauschalendetails ändern.
- Fügen Sie Aufschlüsselungseinträge oder übergeordnete Einträge hinzu, oder löschen Sie sie.
- Ebene 3
Wenn Ebene drei angewendet wird, können Benutzer Folgendes tun:
- Fügen Sie Einträge in der Kostenabrechnung hinzu, oder löschen Sie sie, einschließlich Zuweisungs- und Aufschlüsselungseinträgen.
- Verschieben Sie Einträge in einen anderen Bericht.
- Ändern Sie ALLE zulässigen Felder in der Kostenabrechnung (Abrechnungsheader, Abrechnungseintrag, Eintragsaufschlüsselung und Eintragszuweisungsebenen) einschließlich des Betrags.
- ALLE Zuweisungsfelder ändern, einschließlich Hinzufügen und Löschen ganzer Zuweisungen oder Anpassen von Zuweisungsprozentsätzen.
- Nehmen Sie Verrechnungsänderungen vor, die sich auf den Eintragsbetrag auswirken.
- Fügen Sie ein Belegbild hinzu oder hängen Sie es an.
- Ändern Sie Informationen zum Reiseplan und zu Tagespauschalen, wenn der Kunde den Tagespauschalendienst verwendet.
- Ändern Sie die Teilnehmerinformationen wie folgt:
- Alle zulässigen Teilnehmerfelder ändern
- Beträge pro Teilnehmer ändern
- Teilnehmer hinzufügen oder löschen
Benutzer können Folgendes nicht tun:
- Löschen Sie einen Eintrag in der Spesenabrechnung, wenn er der einzige Eintrag ist.
- Löschen Sie die gesamte Spesenabrechnung.
- Löschen Sie Bilder aus bezahlten Einträgen.
- Ändern Sie Reisepläne oder Tagespauschalen, die sich auf andere Reisepläne und Kostenabrechnungen auswirken, die denselben Datumsbereich verwenden.