Die Integration der Personalabrechnung erläutern

Das Integrationswerkzeug für die Personalabrechnung wird verwendet, um zu konfigurieren, wie die einzelnen Ausgabentypen für jede Gruppe im SAP-Personalabrechnungssystem behandelt werden. Es liegt in der Verantwortung des Kunden, diese Informationen zu vervollständigen, und sie müssen für jede Gruppe ausgefüllt werden, bevor versucht wird, Abrechnungsdaten von SAP Concur an SAP zu senden.

Das Werkzeug besteht aus vier Registerkarten. Die ersten beiden müssen vor der Implementierung und dem Testen der Personalabrechnungsintegration abgeschlossen werden. Die dritte und weitere werden verwendet, sobald die Integration der Gehaltsabrechnung konfiguriert ist und ausgeführt wird.

Gehaltsabrechnungseinstellungen

Auf der Registerkarte Abrechnungseinstellungen werden die Standardlohnarten und Verrechnungskontencodes für jede Gruppe eingegeben. Eine Lohnart ist ein Code, der SAP angibt, wie viel Geld an den Mitarbeiter gezahlt und wie viel aus Steuergründen einbehalten werden soll. Dies ist wichtig, wenn es steuerliche Auswirkungen auf bestimmte Ausgaben gibt. Einige Hinweise:

• Der Kunde muss diese Codes während der Implementierung bereitstellen und die Codes nach dem Produktivstart pflegen.
• Alle Ausgabengruppen werden in der Dropdown-Liste angezeigt, aber nur Gruppen, für die die Einstellung Gehaltsabrechnungsintegration aktivieren aktiviert wurde, können geändert werden.
• Alle Ausgabentypen für die ausgewählte Gruppe verwenden diese Werte, sofern nicht anders auf der Registerkarte Lohnarten angegeben.

Lohnarten

Wenn eine Ausgabenart eine bestimmte Lohnart benötigt, können sie auf der Registerkarte Lohnarten eingegeben werden.

Diese Registerkarte kann auch verwendet werden, um anzugeben, welche Ausgabentypen an das SAP-Personalabrechnungssystem gesendet werden und welche nicht. Einige Hinweise:

• Der Kunde muss diese Codes während der Implementierung bereitstellen und nach dem Produktivstart pflegen.
• Alle Ausgabengruppen werden in der Dropdown-Liste angezeigt, aber nur Gruppen, für die die Einstellung Gehaltsabrechnungsintegration aktivieren aktiviert wurde, können geändert werden.
• Wenn auf diesem Bild keine Lohnarten für eine Spesenart eingegeben werden, verwendet das System die Standardlohnarten auf der Registerkarte Abrechnungseinstellungen für diese Spesenarten.

Übertragungsfehler

Auf der Registerkarte Übertragungsfehler werden alle Personalabrechnungsbelege angezeigt, die aufgrund von Problemen im Zusammenhang mit der Personalabrechnung nicht von SAP Concur an SAP übertragen werden konnten. Der Sachbearbeiter für die Gehaltsabrechnung kann die Abrechnungs-ID auswählen, um den Prüfpfad für diese Kostenabrechnung anzuzeigen und zu sehen, was schiefgelaufen ist. Anschließend können sie mit der Korrektur von Fehlern beginnen, sodass SAP ICS versuchen kann, die Kostenabrechnung erneut an SAP zu senden.

Sobald die entsprechenden Korrekturen vorgenommen wurden, kann der Sachbearbeiter für die Personalabrechnung das Ankreuzfeld für eine Spesenabrechnung markieren und die Drucktaste Abrechnungsübertragung wiederholen verwenden, um die Spesenabrechnung erneut an SAP zu senden.

Genauso wie es für den Kunden empfehlenswert ist, einen Abrechnungsbearbeiter festzulegen, um regelmäßig nach Kostenabrechnungen zu suchen, die die Finanzbuchung nicht bestanden haben, empfiehlt es sich für den Kunden, einen Sachbearbeiter für die Gehaltsabrechnung zu benennen, der regelmäßig die Registerkarte Übertragungsfehler prüft.

Belegstatus

Auf der Registerkarte Dokumentstatus können Kunden den Status aller Abrechnungsbelege suchen und anzeigen, die über SAP ICS gesendet wurden.

Kunden können nach Status, Abrechnungs-ID, Abrechnungsname, Vorname, Nachname, Personalnummer und Übermittlungsdatum suchen.

Es gibt auch vordefinierte Suchdrucktasten für den aktuellen Monat und die letzten 30 Tage.

Wie wir gerade gesehen haben, wird die Integration der Gehaltsabrechnung nach Ausgabengruppe konfiguriert. Expense Pay wird auch nach Ausgabengruppe konfiguriert. Jeder Benutzer kann nur eine Rückerstattungsmethode für seine Barauslagen haben. Was hat also Vorrang, wenn für eine Ausgabengruppe beides konfiguriert ist? In allen Fällen außer einem wird die Gehaltsabrechnungsintegration verwendet, um dem Mitarbeiter Kosten zu erstatten. Die eine Ausnahme besteht darin, dass alle Kostenabrechnungen, die vor der Integration der Gehaltsabrechnung erstellt wurden und für die Expense Pay für die Gruppe konfiguriert wurde, von Expense Pay bezahlt werden. Alle neuen Kostenabrechnungen, die nach erstellt wurden, werden über die Personalabrechnungsintegration bezahlt.

Es gibt nicht viele Bereiche der SAP-Concur-Konfiguration, die sich auf die Integration der Gehaltsabrechnung auswirken. Die vorhandenen Bereiche sind jedoch entscheidend, um sicherzustellen, dass Ausgaben nicht nur korrekt an den Mitarbeiter gezahlt werden, sondern der Kunde kann sicherstellen, dass andere Elemente wie Gehaltsabgaben und andere gesetzliche Anforderungen erfüllt werden.

Gruppenkonfigurationen

Die Integration der Gehaltsabrechnung über SAP ICS wird von der Abrechnungsgruppe in SAP Concur konfiguriert. Dadurch kann der Kunde steuern, welche Benutzer über sein SAP-Personalabrechnungssystem bezahlt werden und welche Benutzer über andere Methoden wie AP, Expense Pay oder ein externes Abrechnungstool wie ADP erstattet werden.

Um die Finanzintegration über SAP ICS zu aktivieren, muss das Ankreuzfeld Abrechnungsintegration aktivieren für jede Gruppe nach Bedarf markiert sein. Beachten Sie Folgendes:

• Diese Option kann nur aktiviert werden, wenn das Ankreuzfeld Finanzintegration aktivieren für diese Gruppe bereits aktiviert wurde.
• Diese Einstellung kann nicht global aktiviert werden, sie muss für jede Gruppe einzeln aktiviert werden.

Wählen Sie den Screenshot unten aus, um die erforderliche Einstellung anzuzeigen.

Rolle des Sachbearbeiters für die Abrechnung

Für die Konfiguration der Integration der Gehaltsabrechnung in SAP Concur muss mindestens einem Benutzer auf der Kunden-Site die Rolle des Sachbearbeiters für die Personalabrechnung zugeordnet sein. Diese Rolle ist eine globale Rolle und kann nicht durch eine Gruppe eingeschränkt werden.

Integrationswerkzeug für die Personalabrechnung

Benutzer mit der Rolle Sachbearbeiter für die Abrechnung verwenden das Tool Integration der Personalabrechnung, um zu konfigurieren, wie die SAP-Concur-Daten den SAP-Daten zugeordnet werden.

Das Tool zur Integration der Gehaltsabrechnung finden Sie unter Administration→→Unternehmenstools.

Wie wir sehen, ist die Integration der Gehaltsabrechnung eine schnelle und einfache Konfiguration, die für unsere Kunden von entscheidender Bedeutung ist, wenn sie zur Rückerstattung an Mitarbeiter verwendet wird.