Die SAP-Integration mit SAP-Concur-Lösungen erläutern

Im Gegensatz zu einem Konnektor ist die Integration mit SAP-Concur-Lösungen (ICS) in das SAP-System integriert und im SAP-System konfiguriert. Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass sein SAP-System über alle geeigneten Service Packs und Codes verfügt, die zur Erleichterung des Rechnungswesens erforderlich sind.

Mit ICS steuern Kunden ihre Finanzen mit einer automatisierten durchgängigen Datensynchronisation zwischen ihren SAP- und SAP-Concur-Systemen. ICS unterstützt die Plattformen SAP ERP, SAP S/4HANA (Cloud und On-Premise) und SAP Business ByDesign.

ICS ermöglicht es Kunden, den gesamten Ausgabenprozess direkt in ihren SAP-Systemen zu automatisieren. Der direkte Datenaustausch zwischen den Systemen ermöglicht es Kunden, spesenbezogene Daten korrekt in ihren SAP-Finanzsystemen zu buchen, eine kontinuierliche Kommunikation zwischen den Systemen herzustellen, ihren Mitarbeitern schneller Kosten zu erstatten und ihre Mitarbeiter für wichtigere Aktivitäten freizugeben.

Es gibt einige wichtige Vorteile, die Kunden bei der nativen Verbindung von SAP Concur mit SAP-Systemen finden.

• Genaue Finanzbuchungen
• Eine sichere Lösung für den Umstieg in die Cloud
• Vernetzte Systeme bieten mehr Einblicke

Kunden, die die Integration mit SAP-Concur-Lösungen (ICS) nicht verwenden, können weiterhin ihre Daten integrieren. Dieser Prozess erfolgt in der Regel mithilfe einer Reihe von Flatfiles, die generiert, verschlüsselt, per FTP übertragen, entschlüsselt und importiert werden. Dieser Prozess erfordert einen erheblichen Entwicklungsaufwand seitens des Kunden und ist problemanfällig. Das folgende Diagramm veranschaulicht den Prozess und die darin enthaltenen Probleme.

1. Die große Kluft

   Ohne ICS sind die SAP- und SAP-Concur-Systeme vollständig isoliert vorhanden. Keines der Systeme ist sich der Existenz des anderen bewusst. Middleware oder komplizierte FTP-Prozesse müssen verwendet werden.

2. Stammdatenexport

   Kunden müssen zunächst herausfinden, wie sie ihre Stammdaten von SAP abrufen können. Ohne ICS müssen sie eine Möglichkeit finden, diese Daten aus SAP zu extrahieren, zu formatieren, um die für SAP Concur erforderlichen proprietären Standards zu erfüllen, sie zu verschlüsseln und auf unserem FTP-Server abzulegen.

   Diese Aufgabe erfordert, dass sie dem Projekt einen Entwickler zuordnen, der diesen Prozess erstellen und automatisieren kann. Für viele Kunden sind Entwicklerressourcen schwer zu erreichen und teuer.

3. Stammdatenimport

   Das SAP-Concur-System muss dann die richtigen Datendateien finden, entschlüsseln und in die SAP-Concur-Site des Kunden importieren.

4. Finanzdatenexport

   Sobald Kostenabrechnungen verarbeitet wurden, generiert SAP Concur den Standard Accounting Extract (SAE) in unserem proprietären Format, verschlüsselt ihn und legt ihn auf unserem FTP-Server ab.

5. Finanzdatenimport

   Kunden sind dafür verantwortlich, die SAE herunterzuladen, zu entschlüsseln, in ein Format zu konvertieren, das sie verwenden können, und diese Daten in SAP zu importieren.

6. Manuelle Korrekturen

   Wenn im Buchungsprozess Fehler auftreten, müssen diese auf SAP-Seite korrigiert werden, da extrahierte Kostenabrechnungen in SAP-Concur-Systemen nicht bearbeitet werden können. Das bedeutet, dass die Daten in SAP nicht mehr mit den Daten in SAP Concur synchronisiert sind, was möglicherweise Auditprobleme verursacht, die Kunden beheben können müssen.

   a. Große Nachteile

   Sowohl für Stammdaten als auch für Finanzdaten erfordern diese (häufig manuellen) Prozesse einen erheblichen Entwicklungsaufwand seitens des Kunden, da er für das Schreiben und Pflegen des Codes zur Verwaltung der Daten verantwortlich ist. Dies kann zu einer Verlängerung der Projektzeitpläne führen. Kunden sind auch für die laufende Wartung dieses Prozesses verantwortlich.

   b. Abnahmen

   Der gesamte Prozess umfasst:

   • Reduzierte Sicherheit, da Datendateien zwischen Systemen übertragen werden.
   • Geringe Betrugsvermeidung, da manuelle Änderungen erforderlich sein können.
   • Geringe Flexibilität, da Kunden gezwungen sind, mit festen Dateiformaten zu arbeiten.

   c. Prozessfehler

   Der gesamte Prozess kann höchstens einmal pro Tag ausgeführt werden. Dies kann frustrierend sein, wenn Kunden häufig Änderungen an ihren Stammdaten vornehmen oder Kostenabrechnungen zu verschiedenen Tageszeiten basierend auf der Region der Benutzer bearbeiten. Dies kann auch zu Verzögerungen bei ihren Erstattungsprozessen führen.

   Während des gesamten Prozesses gibt es keine Fehlerbehandlung. Wenn einer der Prozesse fehlschlägt, kann die Behebung erheblich Zeit in Anspruch nehmen und zu erheblichen Datenproblemen führen.

Kunden integrieren ihre Daten über die Integration mit SAP-Concur-Lösungen (ICS). Sehen Sie sich das folgende Diagramm an, um zu sehen, wie ICS den gesamten Integrationsprozess vereinfacht, was die Implementierungszeiten verkürzt und die Verwaltung des Systems in Zukunft vereinfacht.

1. Kerncode

   Dem SAP-Concur-System wurde Kerncode hinzugefügt, um die direkte Kommunikation mit dem SAP-System zu erleichtern.

2. Kerncode

   Dem SAP-System wurde Kerncode hinzugefügt, um die direkte Kommunikation mit dem SAP-Concur-System zu erleichtern.

3. Stammdatenexport

   ICS sendet die Stammdaten (Kostenträger und Mitarbeiter) direkt an das SAP-Concur-System. Dies gilt sowohl für den initialen Import während der Implementierung als auch für laufende Aktualisierungen.

4. Stammdaten-Feedback

   Das SAP-Concur-System gibt dem SAP-System Feedback zu Problemen mit den Stammdaten. Dies kann z.B. ungültige Zeichen in einem Kostenobjekt oder einen Mitarbeiterdatensatz mit einem Nullwert in einem Mussfeld umfassen.

5. Finanzdatenexport

   In Bezug auf die Finanzbuchung fordert ICS das SAP-Concur-System regelmäßig auf, alle vollständig genehmigten Kostenabrechnungen zu senden, und das SAP-Concur-System sendet sie direkt über ICS an das SAP-System.

6. Feedback zu Finanzdaten

   Wenn beim Buchen einer Kostenabrechnung in SAP Probleme auftreten, werden die Ausgaben nicht gebucht, und ICS sendet Feedback bezüglich des Fehlers an SAP Concur.

7. Korrekturen

   Abrechnungsbearbeiter in Concur Expense können die erforderlichen Änderungen an der Kostenabrechnung vornehmen. Dazu kann das Korrigieren von GL-Codes, das Ändern der Kostenträger oder das Zurücksenden an den Benutzer gehören. Nach der Korrektur und Genehmigung wird diese Kostenabrechnung automatisch an SAP übertragen.

   a. Kürzungen

   ICS hilft dabei, die Anzahl der Fehler im Integrationsprozess zu reduzieren und die Kosten und den Zeitaufwand für Entwicklung und Wartung zu reduzieren.

   b. Erhöhungen

   Mit ICS wird die Sicherheit erhöht, da die Daten nie außerhalb der beiden Systeme vorhanden sind, und die Datenkonsistenz erhöht wird, da ungültige Aufwände vor der Buchung korrigiert werden müssen.

   c. Aktivator

   Der gesamte ICS-Prozess wird im SAP-System des Kunden konfiguriert, eingeplant und überwacht. Dadurch erhalten sie die volle Kontrolle über den gesamten Prozess, einschließlich der Möglichkeit, benutzerdefinierte Zeitpläne für Datenintegrationen anzulegen.

Die Nutzung von ICS hat eindeutig große Vorteile.

• ICS ermöglicht eine direkte, automatisierte Integration zwischen SAP und SAP Concur und unterstützt SAP ERP, S/4HANA und Business ByDesign.
• Kunden erhalten präzise Finanzbuchungen, eine bessere Datensicherheit und schnellere Erstattungen mit durchgängiger Synchronisierung.
• ICS reduziert den manuellen Aufwand, die Fehler und die Wartung im Vergleich zu herkömmlichen Flatfile- und FTP-basierten Integrationen.
• Alle Integrationsprozesse werden im SAP-System des Kunden verwaltet und überwacht, was mehr Kontrolle und Flexibilität bietet.