SAP-Integration in SAP-Concur-Lösungen entdecken
Stammdatenkonfigurationen erkunden
Transaktionsdatenkonfigurationen erkunden
Einführung in das Implementierungszuordnungsdokument
Konfigurationsassistenten verwenden

Finanzbuchung einrichten

Objective

After completing this lesson, you will be able to richten Sie die Finanzbuchung ein.

Finanzbuchung

Übersicht

Nachdem die Kostenträgerreplikation und die Mitarbeiterreplikation konfiguriert wurden und erfolgreich ausgeführt wurden, besteht der nächste Schritt darin, die Finanzbuchung zu konfigurieren. Dies ist der Prozess, der automatisch alle vollständig genehmigten Finanzbelege aus SAP Concur in SAP überträgt.

Die SAP-Concur-Schnittstelle ruft diesen Prozess Finanzintegration auf, während die SAP-Benutzungsoberfläche diesen Prozess Finanzbuchung aufruft. Da sich diese Schulung speziell auf die Konfiguration auf SAP-Seite bezieht, verwenden wir den Begriff Finanzbuchung. Sie können einen der Begriffe verwenden, wenn Sie mit Ihren Kunden interagieren.

Der Finanzbuchungsprozess kann verwendet werden, um vollständig genehmigte Kostenabrechnungen und Barvorschüsse aus SAP Concur in SAP zu importieren. Alle Kostenabrechnungen mit dem Status „Zahlung in Bearbeitung" werden automatisch importiert. Alle Barvorschüsse mit dem Status Ausgestellt werden automatisch importiert.

Der Finanzbuchungsprozess unterstützt auch die Verwendung von Barvorschüssen und Barvorschussrückzahlungen, die mit einer Kostenabrechnung verknüpft sind. Beachten Sie, dass dieser Prozess von der Abrechnungsgruppe in SAP Concur aktiviert wird. Auf diese Weise können Kunden steuern, welche Ausgabendaten des Benutzers automatisch in SAP importiert werden.

Während der Implementierung empfiehlt es sich, die Finanzbuchung in drei Phasen einzurichten:

  1. Manueller Import ist aktiviert. Auf diese Weise kann der Kunde den Prozess anhand eines kontrollierten Satzes von einigen Finanzbelegen seiner Wahl testen. Sie können die in dieser Zeit gesammelten Informationen verwenden, um bestimmte Szenarios zu testen und zusätzliche Prozesse zu entwerfen, die sie benötigen.
  2. Der automatische Import wird mit einem häufigen Zeitplan aktiviert. Sobald die ersten Tests abgeschlossen sind, aktivieren viele Kunden den automatischen Zeitplan mit einem sehr häufigen Zeitplan, z.B. einmal pro Stunde. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass sie immer über Testdaten verfügen, die analysiert werden müssen.
  3. Der automatische Import wird mit dem regulären Zeitplan aktiviert. Sobald der Kunde bereit für den Produktivstart ist, empfiehlt es sich, den Zeitplan so festzulegen, wie er es langfristig wünscht, z. B. einmal täglich.

Prozess: Finanzbuchung konfigurieren

Nehmen wir uns nun einen Moment Zeit, um den Prozess der Konfiguration der Finanzbuchung zu überprüfen. SAP Concur unterstützt den Kunden bei der Einrichtung und Ausführung der Integration, ist jedoch für die laufende Verwendung der Tools verantwortlich.

Finanzbuchung konfigurieren

Beachten Sie, dass diese Demo mit dem Benutzer beginnt, der bereits auf der SAP-Website und auf der Seite cte_setup angemeldet ist.

Schritte

  1. Import einrichten

    Wählen Sie die Option Importwerkzeuge für Finanzbuchung einrichten.
    1. Wählen Sie die entsprechende Verbindung aus.
    2. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Finanzbuchung die Option Import einrichten aus.

  2. Anweisungen überprüfen

    Überprüfen der Anweisungen und Navigieren zum ersten Schritt des Prozesses.

    Auf der linken Seite des Fensters Einrichten des Buchungsimports wird eine allgemeine Übersicht der auszuführenden Schritte angezeigt.

    Auf der rechten Seite werden alle Anweisungen und anderen Informationen angezeigt, die zum Abschließen dieses Bildes erforderlich sind.

    Wählen Sie die Drucktaste Weiter.

  3. Belegarten auswählen

    Den ersten Schritt abschließen und zum zweiten Schritt des Prozesses navigieren.

    Standardmäßig sind sowohl Kostenabrechnung als auch Barvorschuss ausgewählt. Auch wenn der Kunde nicht plant, Barvorschüsse zu verwenden, wird empfohlen, beide ausgewählt zu lassen.

    Wählen Sie die Drucktaste Weiter.

  4. Allgemeine Einstellungen definieren

    Den zweiten Schritt abschließen und zum dritten Schritt des Prozesses navigieren.

    Auf diesem Bild können Sie Grundeinstellungen für die zu importierenden Belege, für die Buchung in SAP und für die Ermittlung der Konten definieren. In diesem Beispiel übernehmen Sie die Standardwerte.

    Wählen Sie die Drucktaste Weiter.

  5. Buchungseinstellungen definieren

    Den dritten Schritt abschließen und zum vierten Schritt des Prozesses navigieren.
    1. Wählen Sie das entsprechende Buchungsdatum aus. Die Optionen sind Heute, Concur-Einreichungsdatum, Concur-benutzerdefiniertes Datum, Concur-Zahlungsverarbeitungsdatum, Startdatum der Kostenabrechnung und Enddatum der Kostenabrechnung.
    2. Wählen Sie die entsprechende Belegart aus. Die häufigste Option ist KR.
    3. Wählen Sie die Drucktaste Weiter.

  6. Filterdefinition definieren

    Den vierten Schritt abschließen und zum fünften Schritt des Prozesses navigieren.
    1. Wählen Sie aus, ob der Relevanzfilter auf den Mitarbeiter- oder Spesenabrechnungsdaten basiert. In diesem Beispiel werden Mitarbeiterfelder verwendet.
    2. Wählen Sie OrgUnit2 CompanyCode aus der Dropdown-Liste Relevance Filter (Expense Report) aus.
    3. Wählen Sie die Drucktaste Logisches Standardsystem, um die Wertfelder zu füllen.
    4. Wählen Sie die Drucktaste Weiter.

  7. Kontodefinition festlegen

    Den fünften Schritt abschließen und zum sechsten Schritt des Prozesses navigieren.
    1. Wählen Sie OrgUnit2 CompanyCode aus der Dropdown-Liste Company Code (Expense Report) aus.
    2. Setzen Sie die Lieferantenermittlung (Benutzerdefiniert 17) auf Lieferantenkonto-ID.
    3. Wählen Sie die Drucktaste Weiter.

  8. Kostenträger-Mapping überprüfen

    Den sechsten Schritt abschließen und zum siebten Schritt des Prozesses navigieren.
    1. Überprüfen Sie die Standardzuordnung, und nehmen Sie bei Bedarf Aktualisierungen vor. Wenn Sie die von SAP Concur empfohlenen Konfigurationen befolgt haben, sind die Standardwerte korrekt.
    2. Wählen Sie die Drucktaste Weiter.

  9. Anlageneinstellungen definieren

    Den siebten Schritt abschließen und zum achten Schritt des Prozesses navigieren.

    Auf diesem Bild können Sie festlegen, ob Beleganlagen in SAP importiert werden und wenn ja, wo sie gespeichert werden.

    Wählen Sie die Drucktaste Weiter.

  10. Importeinplanung definieren

    Den achten Schritt abschließen und zum neunten Schritt des Prozesses navigieren.
    1. Wählen Sie Manueller Import.
    2. Wählen Sie die Drucktaste Weiter.

    Notiz

    Manueller Import ist die empfohlene Option während der ersten Testphase. Sobald dieser Test erfolgreich abgeschlossen ist, können Sie ihn in Automatischer Import ändern.

  11. Konfiguration abschließen

    Überprüfen der Einstellungen und Abschließen des Prozesses.

    Überprüfen Sie die ausgewählten Optionen, und wählen Sie die Drucktaste Abschließen.

Ergebnis

Die Konfiguration der Finanzbuchung ist abgeschlossen.

Dokumente importieren

Sobald die Konfiguration der Finanzbuchung abgeschlossen ist, können Sie mit dem Importieren von Belegen aus SAP Concur in SAP beginnen. Es gibt zwei Möglichkeiten, Dokumente zu importieren: Schritt für Schritt und Schritt.

Prozess: Finanzbuchung Schritt für Schritt ausführen

Nehmen wir uns nun einen Moment Zeit, um den Prozess der schrittweisen Ausführung der Finanzbuchung zu überprüfen. Auf diese Weise können Sie jeden Schritt im Prozess einzeln ausführen, um sicherzustellen, dass jeder Schritt ordnungsgemäß funktioniert, bevor Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren.

Einstufig ausführen

Beachten Sie, dass diese Demo unmittelbar nach der vorherigen Demo beginnt.

Schritte

  1. Prozess starten

    Wählen Sie das Tool Concur-Belege aus.
    1. Wählen Sie die entsprechende Verbindung aus.
    2. Wählen Sie Concur-Belege aus der Dropdown-Liste Finanzbuchung aus.

  2. Kostenabrechnung importieren

    Öffnen Sie das Dialogfenster Dokumente aus Queue importieren.

    Wählen Sie Feedback-Schleife→Schrittweise→Dokumente aus Warteschlange importieren.

  3. Geben Sie eine Berichts-ID ein

    Geben Sie eine Berichts-ID ein, und starten Sie den Prozess.
    1. Wählen Sie Einzelnes Dokument.
    2. Geben Sie die Abrechnungs-ID einer zulässigen Kostenabrechnung in das Feld Dokument-ID ein.
    3. Wählen Sie die Drucktaste Enter.

  4. Dokument überprüfen

    Überprüfen des Status des ersten Schritts.

    Beachten Sie, dass das Dokument importiert wurde, der Dokumentstatus auf Neu gesetzt wurde und die Ankreuzfelder Bestätigung gesendet und Bestätigung gesendet nicht markiert sind.

  5. Bestätigung senden

    Anstoßen des Systems zum Senden der Bestätigung.

    Wählen Sie Feedback-Schleife→Schrittweise→Bestätigung senden.

  6. Dokument überprüfen

    Überprüfen des Status des zweiten Schritts.

    Beachten Sie, dass das Ankreuzfeld Bestätigung gesendet nun markiert ist.

  7. Beleg buchen

    Nachverarbeitung wird gestartet.

    Wählen Sie Feedback-Schleife→→Schritt-für-Schritt-Beitrag.

  8. Dokument überprüfen

    Überprüfen des Status des dritten Schritts.

    Beachten Sie, dass sich der Belegstatus in Erfolgreich geändert hat und das Ankreuzfeld Bestätigung gesendet markiert ist.

  9. Bestätigung senden

    Senden der Bestätigung.

    Wählen Sie Feedback-Schleife→Schrittweise→Bestätigung senden.

  10. Dokument überprüfen

    Überprüfen des Status des letzten Schritts.

    Beachten Sie, dass das Ankreuzfeld Bestätigung gesendet nun markiert ist.

  11. Optional: Zusätzliche Details überprüfen

    Zusätzliche Optionen.

    Die Dropdown-Liste Anzeigen enthält drei optionale Tools:

    • Mit Originaldatei (JSON-Format) können Sie die Daten in dem Format anzeigen, in dem sie in SAP importiert wurden. Dies ähnelt dem SAE von SAP Concur, jedoch nur für eine Kostenabrechnung.
    • Mit dem Belegprotokoll können Sie den Status jedes Schritts anzeigen, wenn er abgeschlossen wurde. Dies ist sehr nützlich, wenn ein Teil des Prozesses fehlgeschlagen ist.
    • Mit Gebuchter Beleg können Sie anzeigen, wie der Beleg in SAP gebucht wurde. Zu diesen Daten gehören Informationen wie Beträge, Soll- und Habenkonten sowie Kostenträgerdetails.

Ergebnis

Die Finanzbuchung wurde nun für eine Kostenabrechnung ausgeführt, und jeder Schritt des Prozesses funktioniert, wenn er isoliert ausgeführt wird.

Ausführung in einem Schritt

Nehmen wir uns einen Moment Zeit, um den Prozess der Ausführung der Finanzbuchung in einem Schritt zu überprüfen.

Beachten Sie, dass diese Demo unmittelbar nach der vorherigen Demo beginnt.

Schritte

  1. Kostenabrechnung importieren

    Aufrufen des Dialogs Dokumente aus Queue importieren.

    Wählen Sie Feedback-Schleife→Schrittweise→Dokumente aus Warteschlange importieren.

  2. Geben Sie eine Berichts-ID ein

    Geben Sie eine Berichts-ID ein, und starten Sie den Prozess.
    1. Wählen Sie Einzelnes Dokument.
    2. Geben Sie die Abrechnungs-ID einer zulässigen Kostenabrechnung in das Feld Dokument-ID ein.
    3. Wählen Sie die Drucktaste Enter.

  3. Dokument überprüfen

    Überprüfen des Dokumentstatus.

    Beachten Sie, dass das Dokument importiert wurde, der Dokumentstatus auf Neu gesetzt wurde und die Ankreuzfelder Bestätigung gesendet und Bestätigung gesendet nicht markiert sind.

  4. Prozess ausführen

    Starten des Prozesses.

    Wählen Sie in der Dropdown-Liste Feedback-Schleife die Option Automatisch starten aus.

  5. Prozess ausführen

    Ausführen des Prozesses.

    Wählen Sie die Drucktaste Ausführen.

  6. Status überprüfen

    Überprüfen des Status.
    1. Überprüfen Sie alle vom Prozess bereitgestellten Meldungen.
    2. Wählen Sie auf diesem und dem nächsten Bild die Drucktaste Zurück.

    Notiz

    Die hier angezeigte Meldung bedeutet, dass der Prozess erfolgreich abgeschlossen wurde, nicht dass die Aufwände erfolgreich gebucht wurden. Überprüfen Sie das Belegprotokoll, um sicherzustellen, dass die Aufwände gebucht wurden.

  7. Dokument überprüfen

    Überprüfen des Status aller Schritte.
    1. Beachten Sie, dass der Belegstatus auf Erfolgreich gesetzt ist und die Ankreuzfelder Bestätigung gesendet und Bestätigung gesendet beide markiert sind.
    2. Optional: Wie im letzten Beispiel können Sie die Optionen in der Dropdown-Liste Anzeigen verwenden, um weitere Details zum Dokument und Prozess zu überprüfen.

Ergebnis

Die Finanzbuchung wurde nun für eine Kostenabrechnung ausgeführt, und jeder Schritt des Prozesses funktioniert, wenn er als ein Prozess ausgeführt wird.

Sie können nun den Import so ändern, dass er regelmäßig ausgeführt wird, um schnellere Tests zu ermöglichen.

Finanzbuchung einrichten

Folgen Sie den Simulationsanweisungen unten, um das Einrichten der Finanzbuchung zu üben.

ExerciseStart Exercise

Zusammenfassung

Fassen wir zusammen, was Sie gelernt haben:

  • Die Finanzbuchung importiert genehmigte Ausgaben- und Barvorschussbelege automatisch aus SAP Concur in SAP.
  • Der Konfigurationsprozess umfasst das Festlegen von Importoptionen, Belegarten, Buchungseinstellungen, Filtern, Konten und der Einplanung.
  • Die Best Practice für die Implementierung besteht darin, mit dem manuellen Import zu testen und dann zur automatischen Einplanung für die laufende Verwendung zu wechseln.
  • Sie können die Finanzbuchung schrittweise oder als einzelnen automatisierten Prozess ausführen, um Genauigkeit und Vollständigkeit sicherzustellen.
Learning

SAP FacebookSAP YoutubeSAP LinkedIn