Die Konfiguration des SAP-Concur-Systems des Kunden spielt eine entscheidende Rolle bei der Buchung von Kostenabrechnungen in das SAP-System des Kunden. Sehen wir uns einige der Schlüsselbereiche der Konfiguration kurz an, die sich direkt auf die Finanzintegration über SAP ICS auswirken.
- Gruppenkonfigurationen
Die Finanzintegration über SAP ICS wird von der Abrechnungsgruppe in Concur Expense konfiguriert. Dadurch kann der Kunde steuern, welche Ausgabendaten SAP ICS durchlaufen und welche nicht. Dies kann nützlich sein, wenn der Kunde über mehrere Finanzplattformen verfügt oder eine Gruppe von Benutzern hat, z.B. Auftragnehmer, die möglicherweise auf andere Weise erstattet werden als ihre Mitarbeiter.
Um die Finanzintegration über SAP ICS zu aktivieren, muss das Ankreuzfeld Finanzintegration aktivieren für jede Gruppe nach Bedarf markiert sein. Diese Einstellung kann nicht global aktiviert werden.
Die Einstellung kann nur von SAP-Concur-Mitarbeitern mit einer bestimmten Zugriffsebene aktiviert werden.
Ein Beispiel finden Sie im Screenshot unten. Wählen Sie sie aus, um sie für eine genauere Betrachtung zu vergrößern.
- Formulare und Felder
Zuordnungsdaten für jede Spesenabrechnung sind für die korrekte Buchung von Finanzdaten über SAP ICS erforderlich. Kunden müssen ihre Benutzer nicht zwingen, ihre Ausgaben zuzuweisen, aber das System muss so eingerichtet sein, dass Kostenobjektdaten aus dem Mitarbeiter in den Abrechnungsheader und dann in die Formulartypen „Ausgabenzuweisung" kopiert werden.
- Workflows
Einer der komplexeren Bereiche der SAP-Concur-Konfiguration ist der Genehmigungsprozess (Workflow). Dies gilt auch für SAP-ICS-Kunden. Für Kunden, die SAP ICS verwenden, müssen jedoch bestimmte Richtlinien befolgt werden, um sicherzustellen, dass Spesenabrechnungen, die die Buchung fehlschlagen, zeitnah korrigiert werden können.
Alle Benutzer, die ihren Ausgabendatenfluss über SAP ICS haben, müssen einen Workflow verwenden, der einen Abrechnungsbearbeiterschritt als letzten Schritt des Prozesses hat. Kunden können diesen Schritt bei Bedarf vom System überspringen lassen, es muss jedoch der letzte Schritt des Prozesses sein. Dies erleichtert den Abrechnungsbearbeitern die Verwaltung von Kostenabrechnungen, die nicht über SAP ICS gebucht werden können.
- Verwaltung des Rechnungswesens
Kunden, die SAP ICS verwenden, unterscheiden sich nicht dadurch, dass das Tool Accounting Administration verwendet wird, um ihren Ausgabentypen Sachkonten zuzuordnen.
Kontencodes können auf zwei Arten in SAP Concur verwaltet werden:
- Direkte Kontencodes, die im Buchhaltungsverwaltungstool in SAP Concur gepflegt werden. Dies ist das traditionelle Setup, mit dem die meisten vertraut sind.
- Symbolische Kontencodes, die in SAP Concur verwaltet werden. Sobald die Daten an SAP übertragen werden, werden diese symbolischen Kontenschlüssel basierend auf dem Kontenplan an echte Kontenschlüssel übertragen. Dies ist nicht so üblich und erfordert eine zusätzliche Konfiguration beim Einrichten des Finanzbuchungsprozesses von SAP ICS.
Ein paar weitere Dinge, die Sie beachten sollten:
- Mehrere Ledger werden unterstützt, solange der Kunde die Ledger jedem Benutzer entsprechend zuordnen kann.
- Kontenschlüsselhierarchien werden unterstützt.
- Wie immer liegt es in der Verantwortung des Kunden, bei der Implementierung die korrekten Kontenschlüssel bereitzustellen und diese Codes dann in Zukunft zu pflegen.
- Zahlungsarten
Es werden alle Zahlungsarten für Unternehmenskarten ohne Gegenbuchungen und Barzahlungsarten unterstützt (mit Ausnahme von SAP S/4HANA Cloud, das IBCP nicht unterstützt). Die Zahlungsart Vom Unternehmen bezahlt wird derzeit aufgrund des Standardverrechnungsverhaltens, das nicht unterstützt wird, nicht unterstützt.
Der Kunde ist dafür verantwortlich, den korrekten Verrechnungskontencode für jede Zahlungsart anzugeben.
- Steuerverwaltung
Eine ordnungsgemäße Steuerkonfiguration in SAP Concur ist für die ordnungsgemäße Buchung von Steuer- und Rückforderungsbeträgen für alle steuerpflichtigen Ausgaben unerlässlich. Dies gilt für alle Kunden, unabhängig von ihrem SAP-ICS-Status, aber für eine ordnungsgemäße Steuerbuchung mit SAP ICS müssen bestimmte Konfigurationsverfahren befolgt werden.
Inlandsgeschäfte
- Ein zweistelliger Steuerrückforderungscode ist für alle Ausgabenbuchungen mit Steuer erforderlich. Dieser Code wird vom Kunden für SAP Concur bereitgestellt und im Fenster Rückforderungssätze des Konfigurationsprozesses Steuer- und Rückforderungsgruppen eingegeben.
- Das Feld „Ort des Kaufs" muss Teil des Ausgabeneintragsformulars für jeden Ausgabentyp sein, auf den in einer Steuerkonfiguration verwiesen wird. Dies ist bereits Teil der globalen Vorlage. Das Feld Ort des Kaufs ist auch für die ordnungsgemäße Buchung von Kilometerausgaben erforderlich.
Nicht-Inlandstransaktionen
- Wenn keine Steuer berechnet wird: Auf der Seite Allgemein des Konfigurationsprozesses der Steuerbehörde muss im Feld Nicht-Inlandscode ein ausländisches Steuerkennzeichen eingegeben werden. Der Kunde stellt diesen Code dem Implementierungsteam des Partners zur Verfügung. Dies ist das häufigste Szenario für SAP-Concur-Kunden.
- Bei Steuerberechnung: Steuerbedingungen müssen so konfiguriert werden, dass die Steuer berechnet werden kann, wenn das Land des Wohnsitzes im Mitarbeiterprofil nicht mit dem Land der Finanzbehörde übereinstimmt. Steuerkennzeichen und Steuerrückforderungscodes werden im Konfigurationsprozess Steuer- und Rückforderungsgruppen eingegeben.
Kanadische Steuerkonfiguration
- Für Kunden, die das SAP-Concur-System zur Berechnung kanadischer Steuern benötigen, gibt es einen zusätzlichen Konfigurationsschritt: Die SAP-Konditionsart (zu finden in der SAP-Transaktion FTXP) muss als Steuerkennzeichen auf der Seite Steuersätze des Konfigurationsprozesses Steuer- und Rückforderungsgruppen für alle Steuer- und Rückforderungsgruppen für alle kanadischen Steuerbehörden hinzugefügt werden. Dieser Code wird vom Kunden dem Implementierungsteam des Partners zur Verfügung gestellt.
- Steuerstandortcodes müssen möglicherweise in SAP zugeordnet werden, um sicherzustellen, dass die Daten für jede kanadische Provinz aus SAP Concur mit SAP übereinstimmen. Dieser Prozess wird in der SAP-ICS-Konfiguration für die Finanzintegration durchgeführt.
- Abrechnungsbearbeiter
Wie bereits erwähnt, muss der Abrechnungsbearbeiterschritt der letzte Schritt im Workflow sein, auch wenn der Kunde den Abrechnungsbearbeiter nicht als Schritt im Genehmigungsprozess von Kostenabrechnungen verwendet, damit SAP ICS ordnungsgemäß funktioniert. Beachten Sie jedoch auch, dass der Schritt möglicherweise so eingerichtet ist, dass er innerhalb des Workflows übersprungen wird.
Wenn Sie die Funktion Finanzintegration aktivieren für eine Gruppe aktivieren, ist die neue Abfrage Berichte Finanzbuchung fehlgeschlagen automatisch für alle Ausgabenbearbeiter verfügbar. Alle von dieser Abfrage zurückgegebenen Kostenabrechnungen haben eine fehlgeschlagene Finanzbuchung an SAP und müssen korrigiert werden. Kunden wird empfohlen, diese Abfrage regelmäßig auszuführen, um sicherzustellen, dass sie Kostenabrechnungen adressieren, die nicht gebucht werden können.
Der Abrechnungsbearbeiter kann die Situation bewerten und mit der Behebung des Problems beginnen. Dazu können Konfigurationsänderungen, das Zurücksenden der Kostenabrechnung an den Benutzer zur Korrektur oder das Vornehmen der Korrekturen selbst gehören. Das System versucht erst dann, die Kostenabrechnung erneut zu buchen, wenn sie korrigiert und vollständig vom Abrechnungsbearbeiter genehmigt wurde.
Notiz
Die Zahlungsart Vom Unternehmen bezahlt wird aufgrund des Verrechnungsverhaltens von SAP ICS nicht unterstützt.
Die Finanzbuchung automatisiert die Übertragung von Finanzdaten von SAP Concur an SAP.
