Kostenträgerreplikation erläutern

SAP bietet eine Vielzahl von Kostenträgern für ihre Kunden an. Es können jedoch nur bestimmte Kostenträger über SAP ICS in SAP Concur repliziert werden. Sehen wir uns diese Kostenträger kurz an:

Kostenstelle

Kostenstellen sind einer der häufigsten Kostenträger, die von SAP nach SAP Concur repliziert werden. Wie der Name schon sagt, sind Kostenstellen Organisationseinheiten, die einen klar abgegrenzten Ort darstellen, an dem Kosten anfallen. Kunden können ihre Kostenstellen auf der Grundlage funktionaler, abrechnungsbezogener, leistungsbezogener, räumlicher oder verantwortungsbezogener Gesichtspunkte definieren.

Standardkürzel: CC

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der Innenaufträge

Ein weiterer gemeinsamer Kostenträger, der von SAP-Kunden verwendet wird, Innenaufträge, sind Kostenträger, die für das Gemeinkosten-Controlling verwendet werden. Sie sollen als temporäre Kostensammler für kurzfristige Projekte oder Ereignisse verwendet werden. Im Vergleich zu Kostenstellen sind Innenaufträge weitaus flexibler und haben den Vorteil, dass Kunden die Verfügbarkeitskontrolle planen, budgetieren und verwenden können. Auf diese Weise können Kunden die Ausgaben überwachen, indem sie die Ausgaben mit der Planung vergleichen und die Ausgaben mit einem Budget begrenzen.

Standardkürzel: IO

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Instandhaltungsauftrag

Instandhaltungsaufträge werden verwendet, um die mit der Instandhaltung von Maschinen und Equipment verbundenen Kosten zu verfolgen.

Standardkürzel: MO

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Netzplan

Ein Netzplan stellt die Reihenfolge der Vorgänge in einem Projekt oder die Reihenfolge eines einzelnen Vorgangs innerhalb eines Projekts dar. Während der Laufzeit eines Projekts werden Netzpläne als Grundlage für die Planung, Analyse, Steuerung und Überwachung von Zeitplänen, Terminen und Ressourcen wie Personal, Maschinen, Materialien, Dokumenten und Zeichnungen verwendet.

Standardkürzel: NW

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Netzplanvorgang

Ein Netzplanvorgang entspricht einer einzelnen Aufgabe oder einem einzelnen Prozess innerhalb eines Projekts. Kunden verwenden sie, um die Vorgangsliste für einen Netzplan oder ein PSP-Element zu erhalten. Kunden können den Netzplanvorgang auch basierend auf dem Status oder der Leistungsart anzeigen.

Standardkürzel: NA

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QM-Auftrag

Ein Qualitätsmanagementauftrag (QM-Auftrag) wird verwendet, um die mit einer Prüfung oder Beurteilung verbundenen Kosten zu verfolgen. Diese Kostenträger können in SAP Concur für die SAP-Kunden repliziert werden, die Ausgaben verfolgen müssen, die in Kostenabrechnungen zu diesen Prüfungen angefallen sind.

Standardkürzel: QM

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Fertigungsauftrag

Ein Fertigungsauftrag wird verwendet, um das zu fertigende Material, den Werksstandort, an dem die Produktion erfolgen soll, das Datum und die Uhrzeit der Produktion sowie die Menge der erforderlichen Waren zu definieren. Ein Fertigungsauftrag definiert auch, welche Komponenten verwendet werden, welche Reihenfolge der Vorgänge verwendet werden und wie die Auftragskosten abgerechnet werden sollen.

Standardkürzel: PP

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Kundenauftrag

Ein Kundenauftrag ist eine vertragliche Vereinbarung zwischen einer Verkaufsorganisation und einem Auftraggeber über die Lieferung von Produkten oder Services zu festgelegten Preisen, Mengen und Zeiten.

Standardkürzel: SO

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PSP-Element

Ein weiterer der häufigsten Kostenträger, die in SAP Concur verwendet werden, sind PSP-Elemente. PSP steht für Projektstrukturplan, und PSP-Elemente stellen Arbeit dar, die im Rahmen eines Projekts ausgeführt wird. In SAP zeigen PSP-Elemente den Arbeitsaufwand, die benötigte Zeit und die am Projekt beteiligten Kosten an.

Standardkürzel: PJ

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Es liegt immer in der Verantwortung des Kunden, sicherzustellen, dass seine Kostenträgerdaten korrekt und aktuell sind.

Eine der größten Stärken des Concur-Expense-Systems ist die Flexibilität, die es in seinen Konfigurationsoptionen bietet. Dennoch empfehlen wir, bei der Zusammenarbeit mit einem neuen Kunden einige Standards zu befolgen. Die Einhaltung dieser Standards beschleunigt den Implementierungsprozess und erleichtert die Unterstützung der Kunden.

Diese Standards sollten für alle Kunden befolgt werden, die SAP als Enterprise Resource Planning (ERP) verwenden, auch wenn die Kunden SAP ICS zum Zeitpunkt der Implementierung nicht verwenden. Dies soll den Prozess der Aktivierung von SAP ICS so einfach wie möglich machen, wenn der Kunde ihn später implementiert.

Die Best-Practice-Konfiguration der Listenverwaltung für SAP-ICS-Kunden ist eine verbundene Liste mit vier Ebenen, obwohl die Liste in einigen seltenen Fällen je nach Kundenanforderungen bis zu sieben Ebenen umfassen kann.

1. Logisches System

   Die erste Ebene der Liste stellt die ID des logischen Systems der SAP-Umgebung dar. Während die meisten Kunden nur über ein SAP-Produktivsystem verfügen, können einige größere Kunden mehrere haben. Die meisten Kunden verfügen über mehrere SAP-Testsysteme (DEV, QA oder andere Iterationen). Wenn Sie dieses Element an den Anfang der Listenhierarchie setzen, können Kunden mehrere SAP-Systeme in eine einzelne SAP-Concur-Site mit den entsprechenden Kostenträgern integrieren, die nur für die entsprechende SAP-Umgebung verfügbar sind.

   
2. Buchungskreis

   Die zweite Ebene der Liste stellt den Buchungskreis dar. In SAP werden Kostenträger nach Unternehmen definiert; Unternehmen 1 kann eine andere Liste von Kostenträgern haben als Unternehmen 2. Das Platzieren des Unternehmenscodes in der Listenhierarchie nach oben erleichtert diese Organisation in SAP Concur.

   
3. Kostenträgertyp

   Ebene 3 wird für den Kostenträgertyp verwendet. Wie wir bereits gesehen haben, verfügt SAP über eine Vielzahl von Kostenträgern, die in SAP Concur repliziert werden können. SAP hat die Flexibilität, für jeden Buchungskreis unterschiedliche Kostenträgertypen zu haben. Beispielsweise kann das deutsche Unternehmen PSP-Elemente verwenden, während das französische Unternehmen keine PSP-Elemente verwendet. Wenn Sie den Kostenträgertyp in der Listenhierarchie unter den Buchungskreis setzen, ist diese Flexibilität in SAP Concur ebenfalls möglich.

   
4. Kostenträger-Identnummer

   Schließlich ist die vierte Ebene für die Kostenträger-Identnummer. Dies stellt die tatsächlichen Kostenobjekte dar, die der Benutzer beim Erstellen und Zuweisen seiner Kostenabrechnung auswählt. Unabhängig davon, wie viele Ebenen Ihre Kundenliste hat, muss die Kostenobjekt-ID immer ganz unten stehen.

   

Die gute Nachricht ist, dass Sie in der Listenverwaltung nur die Liste anlegen müssen, in der Kostenträger gespeichert werden. SAP ICS erledigt den Rest. Beachten Sie beim Anlegen der Liste Folgendes:

• Nennen Sie die Liste klar und spezifisch; "SAP Integration Hierarchy" oder "SAP Cost Object Hierarchy" sind gute Beispiele.
• Sie können Dummy-Daten zum Testen der SAP-Concur-Benutzungsoberfläche manuell eingeben. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie die Dummy-Daten löschen, sobald das SAP ICS des Kunden konfiguriert ist und ausgeführt wird.
• Möglicherweise haben Sie die Angewohnheit, das Sternchen (*) als erstes Zeichen Ihrer Listennamen zu verwenden, z.B. "*SAP Integration Hierarchy". Das Sternchen oder ein anderes Sonderzeichen ist im Namen einer Liste, die mit SAP ICS verwendet wird, nicht zulässig.

Gelegentlich können drei zusätzliche Ebenen in die Liste eingefügt werden:

• Kostenrechnungskreis: Kostenrechnungskreise können verwendet werden, um Buchungskreise für Buchhaltungszwecke zu gruppieren. Falls vom Kunden benötigt, liegt die Kostenrechnungskreisebene zwischen dem logischen System und dem Buchungskreis.
• Land: Länder können als weitere Option für die Gruppierung von Buchungskreisen verwendet werden. Wenn diese Ebene verwendet wird, wird sie unter dem Kostenrechnungskreis (falls zutreffend) und über dem Buchungskreis angezeigt. Dies ist die einzige zusätzliche Ebene, die von SAP S/4HANA Cloud unterstützt wird.
• Geschäftsbereich: Geschäftsbereiche werden verwendet, um Kostenträger innerhalb eines Buchungskreises zu Buchhaltungszwecken zu gruppieren. Bei Bedarf werden sie unter Buchungskreis und über Kostenträgertyp angezeigt.

Der Kunde kann bei Bedarf weitere kundenspezifische Ebenen in der Mitte der Struktur hinzufügen. Dazu müssen Sie oder der Kunde eine Business-Add-In-Logik (BAdI-Logik) anlegen, um die benötigten Werte zu erzeugen.

Die Listenverwaltung ist nur ein Teil, das als Teil der Kostenträgerreplikation konfiguriert werden muss. Als Nächstes sehen Sie unsere Empfehlungen für die Konfiguration von Formularen und Feldern.