Die Einstellung Automatisch schließen für externe Mitarbeiter ohne Tätigkeitsnachweise in SAP Fieldglass ist eine Option, die so konfiguriert werden kann, dass ein externer Mitarbeiter ohne Tätigkeitsnachweise beim Erreichen seines Enddatums automatisch deaktiviert wird. Diese Vorgehensweise kann die Verwaltung von Mitarbeitern ohne Tätigkeitsnachweise automatisieren und die Datengenauigkeit sicherstellen, indem veraltete Datensätze deaktiviert werden, nachdem ein definierter Zeitraum erreicht wurde.
Auf der Seite „Unternehmenskonfiguration" muss die Regel „Mitarbeiter ohne Tätigkeitsnachweise automatisch schließen, wenn Enddatum überschritten wird (Anzahl der Tage)" aktiviert und mit einem Wert definiert werden, um diese Option erfolgreich verwenden zu können. Definiert den Zeitraum vor dem automatischen Schließen.
Wenn das Enddatum eines Mitarbeiters ohne Tätigkeitsnachweise eintrifft, erkennt das System dies, und die vordefinierte Kulanzfrist beginnt. Während dieser Zeit bleibt der externe Mitarbeiter ohne Tätigkeitsnachweise aktiv, es wird jedoch eine Kennzeichnung angezeigt, die darauf hinweist, dass er bald geschlossen wird. Zugehörige Warnmeldungen können eingerichtet werden, um sicherzustellen, dass geeignete Auftraggeberbenutzer über bevorstehende Statusänderungen informiert werden, wenn Erweiterungen oder Änderungen erforderlich sind.
Wenn innerhalb der Karenzzeit keine Maßnahmen ergriffen werden, um die Länge des einzelnen Mitarbeiters ohne Tätigkeitsnachweise zu verlängern, schließt das System den Datensatz für den externen Mitarbeiter ohne Tätigkeitsnachweise automatisch entsprechend.
Einsatzmöglichkeiten
Der Grund, warum das automatische Schließen häufig für externe Mitarbeiter ohne Tätigkeitsnachweise verwendet wird, liegt daran, dass dadurch genaue Daten gepflegt werden können und das Risiko der Verwendung veralteter Mitarbeiterinformationen zu Compliance-Zwecken oder Zugriffskontrollen minimiert wird. Da Mitarbeiter ohne Tätigkeitsnachweise nicht transaktionsbezogen sind, ist die Verwaltung ihres Onboardings, ihres Offboardings sowie des physischen Zugriffs und der Sicherheit für Auftraggeber von entscheidender Bedeutung, was die Automatisierung dieser Prozesse äußerst vorteilhaft macht.
Alternativ können manuelle Abschlussaktionen, die vor dem Enddatum ausgeführt werden, auch vergleichbare Ergebnisse erzielen und bei Bedarf mehr Flexibilität bieten.
