Alle Projektaktivitäten verwalten

Als HR IT Project Manager weiß Paula aus ihren früheren Jobs, dass der Einsatz mehrerer autarkiefähiger Tools einer der vielen Gründe für das Scheitern von Implementierungsprojekten ist. Sie erinnert sich an ein kürzlich stattfindendes Meeting mit Alexander, als Alexander darauf hinwies, dass es nicht erforderlich sei, das Rad neu zu erfinden, und dass er empfiehlt, SAP Cloud ALM Project Management zu verwenden. In diesem Meeting hat er auch die verschiedenen Phasen eines Projekts erläutert (z. B. Prepare, Explore, Realize, Deploy, Run). Darüber hinaus hat er darauf hingewiesen, dass diese Phasen nicht mit den vier Schritten aus Prozessperspektive (Design, Build, Test, Deploy) gemischt werden sollten.

Da es viele verschiedene Aufgaben gibt, die während des Implementierungsprojekts koordiniert werden müssen, ist Paula besorgt, wie alle Projektaktivitäten erfolgreich verwaltet werden können. Daher trifft sie Alexander wieder.

Alexander erläutert, dass die Hauptaufgaben während des Build-Schritts die Einrichtung der Systemlandschaft und die Arbeit an den Delta-Anforderungen sind, die während des Fit-to-Standard-Workshops erfasst wurden.

Er weist darauf hin, dass SAP Projektvorlagen ausliefert, bei denen es sich um vordefinierte Aufgabensätze handelt, die Kunden wie Dreams without Limits dabei helfen, ihre Implementierung zu beschleunigen. Wenn Paula ein Projekt aus einer Projektvorlage erstellt, fungiert das Projekt als Container, der bei der Berichterstellung und Verwaltung von Informationen hilft. Paula kann dann Phasen und Meilensteine definieren und, um die agile Methodik zu verwenden, Sprints anlegen, die auf die Realisierungsphase des Projekts abgestimmt sind. Darüber hinaus ermöglicht die integrierte Analytik, dass Paula immer aktuelle Informationen über das Projekt erhält.

Als Nächstes möchte Paula wissen, wie sie und ihr Team die Anforderungen realisieren sollen, die sie während des Fit-to-Standard-Workshops gesammelt haben.

Alexander weist darauf hin, dass Anforderungen in User-Storys und Aufgaben unterteilt werden können.

• Eine User-Story ist eine Benutzeranforderung, die erfüllt werden muss, um einen geschäftlichen Nutzen zu bieten. Es ist möglich, dass ihm eine Anforderung zugeordnet ist oder nicht. Alexander empfiehlt, einen Sprint-Zeitplan anzulegen und User-Storys zu Sprints zuzuordnen, wenn der Kunde die agile Methodik verwenden möchte. User-Storys sollten dann so angelegt werden, dass sie in einem Sprint fertiggestellt werden können.
• Eine Aufgabe ist eine Aktivität, die von einem Projektmitglied ausgeführt werden soll.

Alexander empfiehlt Paula, den Blog Creating User Stories and Sub-Tasks in SAP Cloud ALM zu lesen, um mehr über User-Storys zu erfahren.

Am Ende dieses Treffens übergibt Alexander an seinen Kollegen Carl Consultant, um Dreams ohne Grenzen während ihres Implementierungsprojekts zu unterstützen. Während dieses Projekts muss Carl eng mit Peter Process, dem Geschäftsprozess-Experten von Dreams ohne Grenzen, zusammenarbeiten.

Am nächsten Tag trifft Paula Carl, um das Konzept der Aufgaben zu diskutieren. Sie fragt Carl, was genau eine Aufgabe im Kontext von SAP Cloud ALM ist.

Die Antwort von Carl ist ganz einfach:

Carl fährt fort, dass SAP Cloud ALM den Aufgabenplan mit minimalen Einrichtungsaufgaben vorab lädt. Diese Aufgaben werden beim Anlegen des Projekts angezeigt. Sie enthalten Anweisungen zur Ausführung der erforderlichen Schritte und können Navigationslinks zu den entsprechenden Anwendungsbildern enthalten.

Er erläutert, dass es auch manuell angelegte Projektaufgaben sowie vordefinierte Vorlagenaufgaben aus SAP Activate mit vordefinierten Beschreibungen und möglicherweise vordefinierten Beschleunigern gibt. Aufgaben können auf vordefinierte Projektrollen verteilt werden, was das Filtern nach ihnen basierend auf Team-, Personen- oder Rollenzuordnung erleichtert.

Als Nächstes möchte Paula, dass Carl einige Anwendungsfälle der Aufgabenverwaltung in SAP Cloud ALM auflistet.

Carl antwortet, dass z. B. Aufgaben verwendet werden können, um genehmigte Anforderungen bis zum Abschluss zu verfolgen. Darüber hinaus kann die Aufgabenverwaltung verwendet werden, um Aufgaben Teams, Rollen oder Personen zuzuordnen, Kommentare hinzuzufügen und den Status und die Historie der Aufgaben zu überprüfen.

Doch Paula will mehr darüber wissen, wie man mit Aufgaben arbeitet.

Carl erläutert, dass SAP Cloud ALM die Kachel Aufgaben anbietet, über die der Aufgabenplan geöffnet wird. Der Zweck der Aufgabenliste besteht darin, mehrere Aufgaben schnell anzuzeigen. Die Filterfunktion oben ermöglicht es Paula und ihrem Team, die Auswahl einzuschränken. Die Ergebnisse können entweder als Liste oder in einem Gantt-Diagramm angezeigt werden. Sowohl die Filteroptionen als auch die Ergebnisliste können an die Anforderungen des Kunden angepasst werden.

Obwohl der Aufgabenplan standardmäßig nach Deliverable gruppiert ist, kann Paula den Aufgabenplan nach mehreren Dimensionen gruppieren, z.B. Quelle, Status oder Priorität.

Darüber hinaus ermöglicht es der Aufgabenplan Paula, Werte für Schlüsselattribute festzulegen. Beispiele sind eine Änderung des Status einer Aufgabe oder die Zuordnung eines Deliverables – eine Gruppierung von Aufgaben, die zusammen ein Ergebnis erzeugen. Wenn eine Aufgabe einen Vorgänger hat, wird dies durch ein Symbol angezeigt. Der Status der Vorgängeraufgabe kann durch Auswahl des Symbols angezeigt werden.

Carl fährt fort, dass Paula von der Aufgabenliste zu den Aufgabendetails navigieren kann und dass sie einfachen Zugriff auf Analyseberichte hat.

Paula verwirrt, dass die Aufgabenliste lang und verwirrend werden kann. Sie fragt, wie sie sich einen besseren Überblick über die anstehenden Aufgaben verschaffen kann, z.B. um sich auf Besprechungen vorzubereiten. Carl antwortet, dass die App Aufgaben eine Kartenansicht bietet, die eine visuelle Übersicht über alle Aufgaben (sortiert nach Status) bietet, die eine Strukturierungshilfe und eine Drag&Drop-Statusänderung bietet.

Schließlich möchte Paula ein Beispiel für die Aufgabenverwaltung sehen. Carl beschließt, zu zeigen, wie er einen Kommentar zur Aufgabe für die Durchführung des Fit-to-Standard-Workshops hinzufügt:

Als HR-Analystin möchte Anna Paula dabei unterstützen, Transparenz über das Implementierungsprojekt bei Dreams without Limits zu erhalten. Daher interessiert sie sich für die integrierten Analysen, die auch SAP Cloud ALM Project Management bietet. Gemeinsam mit Paula bittet sie Carl um ein Treffen, um dieses Thema zu diskutieren. Da Joana Junior Carl während des Projekts unterstützt und Joana mit Anna zusammenarbeiten wird, beschließt Carl, Joana ebenfalls zu diesem Meeting einzuladen.

Carl weist darauf hin, dass SAP Cloud ALM für Implementierung integrierte Analysefunktionen bereitstellt, um die verschiedenen Anforderungen von Benutzern abzudecken, die mit Anwendungen arbeiten. Dies ermöglicht Folgendes:

• Paula kann als Projektmanager den gesamten Projektfortschritt verfolgen und sich einen Überblick über den aktuellen Projektstatus verschaffen.
• Alle Projektmitglieder können ihre Arbeit basierend auf Rollen verteilen und die nächsten Schritte identifizieren.
• Als Testmanager kann Tess die Testvorbereitung und -ausführung verwalten.

Joana führt weiter aus, dass ein gutes und aussagekräftiges Dashboard unerlässlich ist, um es allen Projektmitgliedern zu erleichtern, KPIs und deren Auswirkungen auf das Implementierungsprojekt zu verstehen.

• Die Übersichtsseite bietet eine aggregierte und organisierte Sicht aller Aspekte des Projekts an einem Ort. Von hier aus können Paula und Anna die Projektausführungsdaten in Echtzeit analysieren und mit diesen Daten eine erfolgreiche Projektausführung sicherstellen. Sie können auch einen Drilldown zu kritischen KPIs durchführen und Engpässe und Blocker identifizieren.

  

• Die App Analysen stellt die Rückverfolgbarkeit von Prozessen, Anforderungen, Aufgaben, Tests bis hin zum Import in die Produktion sicher. Anna und Paula können beispielsweise die Nachverfolgbarkeit von Anforderungen verwenden, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen ordnungsgemäß implementiert, getestet und bereit für die Implementierung sind. Alternativ können sie die Nachverfolgbarkeit von Prozessen verwenden, um Einblicke in die Bereitschaft aus Prozessperspektive zu erhalten.