Definición de la gestión de stocks e inventario físico

La gestión de stocks asigna el stock físico en tiempo real registrando todas las transacciones de modificación de stock y las actualizaciones de stock resultantes. Siempre está disponible un resumen de la situación de stock actual de un material. Por ejemplo, puede diferenciar entre lo siguiente:

• Cantidades de stock en stock de libre utilización
• Cantidades de stock en control de calidad
• Cantidades de stock ya solicitadas pero aún no recibidas
• Cantidades de stock que están en el almacén, pero que ya están reservadas por el sistema para la producción o para un cliente

El almacén es el nivel de organización en el que se gestionan los stocks del material por cantidad. Las excepciones son algunos stocks especiales que solo se gestionan a nivel de centro (por ejemplo, stock de artículos en consignación en el cliente).

Si un material se debe subdividir en lotes, se puede crear un lote para cada lote, que luego se gestiona individualmente en el stock. La gestión de stocks también puede gestionar muchas de sus formas de stock especial propias y externas, como los stocks de artículos en consignación, por separado del stock normal.

Los stocks se gestionan no solo en función de la cantidad, sino también del valor. Con cada movimiento de mercancías, el sistema actualiza automáticamente los siguientes datos:

• Cantidades de stock y valores de stock para la gestión de stocks
• Cuentas de mayor para la contabilidad financiera mediante la determinación automática de cuentas
• Imputaciones para contabilidad de costes (siempre que la contabilidad interna esté activa)

El área de valoración es el nivel de organización en el que se gestiona el valor de stock de un material.

En general, una transacción que provoca una modificación de stock se marca como movimiento de mercancías. Al contabilizar un movimiento de mercancías, se crean documentos que forman la base para las actualizaciones de cantidad y valor y también se utilizan en el proceso de verificación para el movimiento.

Distinguimos entre entradas de mercancías, salidas de mercancías, traslados y traspasos:

• Entrada de mercancías (EM):

  Una entrada de mercancías es un movimiento de mercancías que se contabiliza con las mercancías recibidas de proveedores externos, así como la producción. Una entrada de mercancías provoca un aumento del stock en almacén.

• Salida de mercancías (SM):

  Una salida de mercancías es un movimiento de mercancías en el que se contabiliza una toma de material, un consumo de materiales o un envío de mercancías a un cliente. Una salida de mercancías provoca una reducción del stock en almacén.

• Traslado de stock:

  Un traslado de stock es un movimiento de mercancías en el que los materiales se retiran de un almacén determinado y se colocan en otro almacén. Los traslados pueden tener lugar tanto dentro del mismo centro como entre dos centros.

• Traspaso:

  Un traspaso es un término superior para traslados y modifica la identificación de stock o la cualificación de un material, independientemente de si la contabilización está vinculada a un movimiento físico. Los ejemplos de traspasos incluyen la liberación del stock para control de calidad, el traspaso de material a material y el traslado de material en consignación a stock propio.

Documento de material

El documento de material sirve como verificación para el movimiento de mercancías y como fuente de información para todas las aplicaciones posteriores. El documento de material consta de una cabecera y al menos una posición. La cabecera contiene datos generales sobre la clase de movimiento, como la fecha y el número de nota de entrega. Las posiciones describen los movimientos de mercancías individuales.

Un documento de material se identifica mediante el número de documento y el año del documento de material.

Documento contable

Si el movimiento es relevante para la contabilidad financiera, es decir, si el movimiento provoca una actualización de las cuentas de mayor, el sistema crea un documento contable paralelo al documento de material. Mediante la determinación automática de cuentas, el sistema actualiza las cuentas de mayor afectadas por un movimiento de mercancías.

Un documento contable se identifica mediante la sociedad, el número de documento y el ejercicio.

Además de la creación de los documentos mencionados anteriormente, la entrada de un movimiento de mercancías desencadena otras transacciones en el sistema. Por ejemplo, las cantidades y los valores de stock se actualizan en el registro maestro de materiales. El sistema también actualiza cualquier otra aplicación implicada en la transacción.

Con el inventario físico, se lleva a cabo un inventario físico en su almacén. Compare el stock de material físico real con los datos almacenados en el sistema. Al liquidar las diferencias de inventario determinadas, se actualizan los datos de inventario contable según los resultados del inventario. Puede llevar a cabo un inventario tanto para su stock propio como para el stock externo.