Inventario físico

Simplificación del inventario físico

Objective

After completing this lesson, you will be able to utilizar las aplicaciones para crear documentos para inventario e introducir resultados de recuento

Resumen

En SAP S/4HANA, existen varias formas de simplificar el procesamiento de inventario. Esto incluye, por ejemplo, la agrupación de pasos individuales del inventario o el procesamiento en masa de documentos para inventario.

A continuación, se describen con más detalle varias opciones de simplificación:

  • Combinaciones de fases de inventario

  • Posibilidades para la creación en masa y automática de documentos para inventario

  • Simplificaciones en la entrada de resultados de recuento

  • Utilización de batch input en el inventario

Combinaciones de fases de inventario

Simplificaciones en la creación de documentos para inventario

Con las aplicaciones SAP Fiori Crear documentos para inventario y Programación de jobs y Procesamiento en masa - Inventario físico, puede reducir el esfuerzo de introducir datos manualmente al crear documentos para inventario.

Aplicación SAP Fiori Crear documentos para inventario

Con esta aplicación puede buscar materiales que vencen para el inventario físico y crear directamente documentos para inventario para ellos.

Esta imagen muestra una interfaz SAP para crear documentos para inventario, con opciones de búsqueda y filtro para la gestión de stocks en un centro y almacén específicos.

En el sistema estándar, los criterios de filtro Contabilizado en stock (desde S/4HANA 2023), Centro, Almacén y fecha No contado desde se ofrecen para la selección. También puede adaptar filtros seleccionando otros criterios de filtro, como el tipo de material y el grupo de materiales, o las salidas de mercancías de ratio desde el último recuento.

El campo Buscar en el área de filtro que utiliza para buscar stock por ID de material, lote, cliente o proveedor.

Atención

No seleccione períodos de tiempo para su análisis de datos en los que los datos necesarios para la salida o la entrada de mercancías, por ejemplo, ya formen parte del proceso de data aging. No se pueden tener en cuenta datos del proceso de data aging en el análisis de datos de la aplicación Crear documentos para inventario.

Para crear documentos para inventario con la aplicación, en la lista de resultados seleccione todas las entradas para las que se debe crear un documento para inventario y seleccione el botón Crear documentos para inventario. Al igual que en la transacción Crear documento para inventario (MI01), los documentos para inventario siempre se crean por centro y almacén.

Esta imagen muestra una interfaz SAP para configurar documentos para inventario, lo que permite a los usuarios definir la estructura del documento, los datos de cabecera y los detalles adicionales para la planificación de la gestión de stocks.

Para crear los documentos para inventario, también están disponibles las siguientes funciones:

  • Definición de un nivel de agrupación adicional en la selección Dividir documentos por, para dividir documentos por ubicación, material o grupo de materiales

  • Especificación de la Cantidad máxima de posiciones para definir la cantidad máxima de posiciones en cada documento para inventario nuevo

  • Especificación de la fecha de documento, la fecha de recuento planificada y, por ejemplo, el número de inventario

  • Fijación del bloqueo de contabilización y fijación del stock teórico

Aplicación SAP Fiori Programación de jobs y procesamiento en masa: Inventario físico

Esta imagen de interfaz SAP muestra el estado de los jobs de aplicación, incluida la creación de documentos para inventario, con detalles de log que muestran mensajes de éxito e información sobre actividades de job recientes.

Esta aplicación se utiliza para crear, programar y supervisar jobs para la creación e impresión de documentos para inventario. De este modo, puede asegurarse de que los documentos para inventario se creen para los materiales correctos en el momento adecuado. Idealmente, programe estos jobs por adelantado y para la ejecución en proceso de fondo.

Al crear un job nuevo, primero debe seleccionar un modelo de job. Puede definir sus propios modelos de job o utilizar uno de los modelos de job predefinidos y adaptarlos a sus necesidades

  • En el modelo de job predefinido para el inventario anual, el sistema programa un inventario para todos los materiales que se deben contar desde la última ejecución, por ejemplo, porque debe preparar el inventario que vence al final del ejercicio.

  • En el modelo de job predefinido para el inventario cíclico, el sistema programa todos los materiales que se deben contar porque un nuevo ciclo de recuento vence de nuevo, por ejemplo, para un recuento mensual.

    Nota

    Para obtener más información sobre el inventario cíclico, consulte el módulo "Aplicación del inventario cíclico".

  • En el modelo de job predefinido para imprimir documentos para inventario, el sistema programa un job de impresión en proceso de fondo para los documentos para inventario seleccionados (impresión en masa).
Esta imagen de interfaz de SAP describe los pasos para programar un job de inventario físico, incluida la selección de un modelo, la configuración de opciones de programación y la definición de parámetros como centro, almacén, etc.

Después de seleccionar un modelo de job y asignar un nombre de job, en la sección Opciones de programación, defina la hora de inicio y el patrón de periodicidad para el job.

A continuación, en la sección Parámetro, especifique más detalles para la selección de las unidades de stock que se deben inventariar y para la creación de documentos. Puede realizar las siguientes entradas en esta sección:

  • Tipo de proceso (inventario anual, inventario cíclico o impresión)

  • Valores de filtro para la selección de materiales que se deben incluir en los documentos para inventario o documentos para inventario que se deben imprimir:

    Para la creación de documentos para inventario, por ejemplo, puede utilizar el número de material, el centro, el almacén, el lote, el tipo de material y el grupo de materiales como criterios de filtro. Además, puede restringir las unidades de stock que se deben incluir, por ejemplo, utilizando el tipo de stock o la cantidad de stock (mayor, igual o menor que cero).

  • Datos para la cabecera de documento de los documentos para inventario que se deben crear

    Como en la aplicación Crear documentos para inventario, aquí se especifica, por ejemplo, la fecha de recuento planificada, el número de inventario, la cantidad máxima de posiciones por documento para inventario y los criterios de partición para la creación de documentos para inventario.

Por último, programe su nuevo job.

Aplicación SAP Fiori Gestionar recuento de inventario

Esta interfaz SAP permite a los usuarios gestionar recuentos de inventario físico, con opciones de filtro para documentos por estado y centro. Se puede acceder a las opciones específicas de usuario para actividades, desviación de recuento y opciones de escáner.

Con esta aplicación puede seleccionar documentos para inventario e introducir o modificar resultados del recuento. También puede crear un documento para inventario e introducir los resultados del recuento en un paso (recuento ad hoc).

Puede buscar documentos para inventario en la aplicación utilizando una variedad de criterios de filtro. Por ejemplo, la fecha planificada de recuento, el centro y el almacén, y el número de inventario están disponibles como criterios de filtro.

Desde la lista de resultados, puede navegar directamente al documento para inventario deseado para introducir el resultado del recuento para posiciones no contadas o para modificar el resultado del recuento para posiciones que ya se han contado. Para simplificar el procesamiento, todas las posiciones se agrupan en No contadas o Contadas a nivel de posición de documento para inventario. En caso de recuento cero, introduzca el número 0 como cantidad contada. De lo contrario, la aplicación seguirá interpretando la posición como no contada.

Nota

A diferencia de las transacciones o las aplicaciones correspondientes para introducir los resultados del recuento de inventario (MI04, MI05, MI08, MI09, MI10), en la aplicación Gestionar recuento de inventario se introduce directamente una cantidad cero como resultado. El indicador Recuento cero no es necesario en la aplicación.

Mediante el menú de acciones de usuario, puede definir un porcentaje específico de usuario para la desviación entre la cantidad contada y la cantidad teórica que el sistema utiliza para emitir un mensaje de advertencia al grabar el resultado del recuento.

Esta imagen muestra una interfaz de SAP para gestionar recuentos de inventario físico, donde los usuarios pueden editar e introducir resultados de recuento para materiales específicos en un centro y almacén, con opciones para guardar y escanear.

Aplicación Gestionar recuento de inventario físico e integración de un escáner móvil

Como jefe de almacén, puede simplificar la búsqueda de documentos para inventario y, a continuación, introducir los resultados del recuento para el inventario mediante un escáner. Esto garantiza una recopilación de datos rápida y fiable y la asignación a las posiciones de material adecuadas en el documento para inventario.

Hay dos tipos de opciones de escaneo: cámara interna de smartphone o escáner de código de barras externo. En el área de personalización (menú Acción de usuario), defina qué opción desea utilizar.

Nota

El escaneo de códigos de barras requiere un dispositivo móvil con una pantalla táctil junto con un cliente SAP Fiori.

La aplicación también admite la entrada manual de códigos de barras. Sin embargo, esta opción solo debe utilizarse si no hay ninguna opción de escáner disponible.

Independientemente del método de escaneo utilizado, debe introducir la cantidad contada manualmente.

Existen diferentes escenarios que puede asignar mediante la función de escaneo. Por ejemplo:

  • Escaneo de documentos:

    Puede escanear un código de barras que contenga el número de documento para inventario de uno de sus documentos. En la aplicación, aparece un mensaje con el número de documento para inventario. La aplicación navega a la página de detalles del documento que ha escaneado y muestra todas las posiciones de este documento.

  • Escaneo de materiales:

    Puede escanear un código de barras que contenga el número de material de un material. En la aplicación, aparece un mensaje con el número de material. A continuación, aparece un diálogo con una tabla que muestra todos los documentos abiertos que contienen esta posición de material. Ahora puede seleccionar el documento con la posición de material que le interese. La aplicación navega a la página de detalles del documento y muestra solo la posición seleccionada.

Para obtener más información sobre la aplicación, la función de escaneo y los posibles escenarios, consulte SAP Help Portal en SAP S/4HANA→Aplicaciones Enterprise Business→Cadena logística→→Inventario Gestión de stocks e inventario (MM-IM)→Aplicaciones Fiori en Gestión de stocks→Inventario→Gestionar recuento de inventario.

Gestión de juegos de datos batch input

Este gráfico contrasta con SAP S/4HANA y los sistemas externos para gestionar documentos para inventario, destacando procesos como la creación de documentos, la configuración de bloqueos de inventario y la contabilización de diferencias frente a la entrada de recuento.

Puede realizar varios pasos del inventario utilizando juegos de datos batch input. Batch input es un procedimiento estándar para transferir grandes cantidades de datos a un sistema SAP. El proceso de transacción se simula de esta manera. Los datos se transfieren como si se hubieran introducido en línea. La ventaja de este procedimiento es que se realizan todas las verificaciones de transacción, lo que garantiza la consistencia de los datos.

El procedimiento batch input se realiza de la siguiente manera:

  1. Se genera un juego de datos batch input que contiene todos los datos relevantes.
  2. El juego de datos batch input se procesa y los datos que contiene se importan al sistema SAP.

El batch input se utiliza normalmente para la importación única de datos de un sistema existente a un sistema recién instalado. También se utiliza para transferencias de datos periódicas (por hora, por día) desde sistemas externos o sistemas existentes a un sistema SAP, en el que se consolidan todos los datos empresariales. Batch input ofrece la ventaja de automatizar los pasos del proceso. Con batch input, los datos no se introducen manualmente.

Para acceder al menú principal del servicio de batch input, seleccione Sistema→Servicios→Juegos de datos batch→input (o llame la transacción SM35).

Un juego de datos batch input consta de una o varias llamadas de transacción con los datos que deben procesar las transacciones. Normalmente, el sistema no realiza las transacciones en una sesión interactiva. En consecuencia, se puede importar un gran volumen de datos en muy poco tiempo. Los juegos de datos batch input normalmente se inician automáticamente, no manualmente.

En un inventario, este procedimiento se puede utilizar para el procesamiento en masa de datos y para transferir datos del resultado del recuento. 

Juegos de datos batch input en inventario

Los juegos de datos batch input se diferencian entre los juegos de datos que solo se pueden ejecutar en el sistema SAP y los sistemas que transfieren datos de otros sistemas.

Las siguientes sesiones aceptan datos del sistema SAP:

  • Crear documentos para inventario:

    Para crear documentos para inventario para batch input, los materiales que estarán sujetos al inventario se seleccionan en función de criterios de selección predefinidos. Cuando ejecuta el juego de datos, el sistema crea los documentos para inventario.

    Cuando se crean juegos de datos batch input, se hace una distinción entre el stock normal (sin stock especial) y cada tipo de stock especial.

  • Crear documentos para inventario para procedimientos especiales (inventario cíclico (CC), inventario por muestreo):

    En el caso del procedimiento de inventario cíclico y del inventario por muestreo, genere siempre documentos para inventario mediante el procedimiento batch input. Con el inventario cíclico, las selecciones contienen datos como el indicador de inventario cíclico (indicador de inventario cíclico) en el registro maestro de materiales.

    Con el inventario por muestreo, las unidades de stock que se deben inventariar se determinan mediante un generador de números aleatorios y se crea una sesión con estos datos.

  • Bloquear material y fijar stock teórico:

    Las casillas de selección Bloqueo de inventario y Fijar stock teórico se pueden marcar y desmarcar en muchos documentos para inventario con batch input.

  • Establecer recuento cero:

    También puede seleccionar la casilla de selección Recuento cero utilizando un informe batch input. Como resultado, el recuento cero se fija para todas las posiciones de un documento para inventario para las que no se ha registrado ningún resultado del recuento.

  • Contabilizar diferencia:

    Una vez analizada la diferencia en la lista de diferencias y, si es necesario, se ha desencadenado un nuevo recuento para posiciones individuales, las diferencias se pueden contabilizar mediante la lista. Sin embargo, este procedimiento puede sobrecargar innecesariamente el rendimiento del sistema durante las horas de operación. Si los materiales están bloqueados por otros procesos, la diferencia no se puede contabilizar. Por estos motivos, querrá contabilizar las diferencias procesando un juego de datos batch input.

Inventario con juegos de datos batch input

Valores propuestos para batch input en Customizing

En Customizing, puede definir valores predeterminados para los informes de batch input individuales que permiten el procesamiento en masa de datos en el sistema SAP. Para el campo Crear documento de inventario sin stock especial, por ejemplo, puede asignar previamente valores por defecto para el nombre del juego de datos, la fecha de recuento planificada y la selección de tipos de stock.

Vaya a Customizing, para Gestión de materiales en Gestión de stocks e inventario→Inventario→Valores de propuesta para batch input (OMCN) y seleccione el informe de batch input relevante.

Crear y contabilizar documentos para inventario de forma simplificada

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