Behandlung von Ausnahmen

Eine Rechnungsabweichung ist eine Diskrepanz zwischen den Daten auf der Rechnung und den Daten in der zugehörigen Bestellung, dem zugehörigen Vertrag oder Empfangsbeleg. Rechnungsabweichungen können eine Vielzahl von Problemen darstellen, z. B. fehlende Empfangsbelege, nicht übereinstimmende Mengen oder Preise, doppelte Rechnungen oder Steuerabweichungen.

Rechnungsabweichungsarten können von Ihrem zuständigen SAP-Ariba-Administrator über das SAP-Ariba-Administrator-Dashboard oder in CSV-Dateien konfiguriert werden. Diese Konfiguration legt fest, welche Felder verglichen werden sollen und welche Toleranzen für jede Art von Ausnahme zulässig sind. Jeder Abweichungsart ist eine Berechtigung zugeordnet, mit der Sie die Genehmigungsregeln und vorgesehenen Ausnahmebehandler für jede Art von Ausnahme einrichten können. Sie können auch absolute Toleranzen basierend auf der Differenz zwischen den Betrags- oder Mengenwerten auf der Rechnung und den erwarteten Werten im zugehörigen Bestellauftrag oder Vertrag angeben. Auf diese Weise können Sie Richtlinien definieren, die alle Positionen oder Rechnungen innerhalb einer bestimmten Toleranz basierend auf dem Bestellauftrag oder Vertrag und der Rechnung akzeptieren.

Sie können das System beispielsweise so konfigurieren, dass die Abweichung Rechnungswährung stimmt nicht überein ausgelöst wird, wenn die Währung auf der Rechnung nicht mit der Währung im Bestellauftrag übereinstimmt. Weitere häufige Ausnahmen sind:

• Betragsabweichung gegenüber Bestellauftrag: Der Gesamtbetrag der Rechnung ist größer als der Gesamtbetrag des Bestellauftrags.
• Position nicht zugeordnet – Die SAP-Ariba-Lösung kann keinen übereinstimmenden Vertrag, Bestellauftrag oder für Servicerechnungen eine genehmigte Leistungserfassungsblattposition für die Rechnungsposition finden.
• Steuerabweichung überschritten: Der Steuerbetrag der Rechnungsposition ist größer als der Steuerbetrag, der basierend auf den Steuertabellen Ihrer Site berechnet wurde, und die Differenz liegt nicht innerhalb der in Ihrer Konfiguration festgelegten Toleranz.
• Mengenabweichung gegenüber erfasster Menge gegenüber Bestellauftrag: Die Positionsmenge ist größer als die erfasste Menge der Bestellposition.

Eine vollständige Liste der verfügbaren Abweichungsarten finden Sie im Handbuch Invoice Exception Types Reference.

Spielen Sie das Video ab, um mehr über die Verwaltung von Ausnahmetypen zu erfahren.

Die manuelle Abstimmung einer Rechnung umfasst eine Reihe von Schritten, in denen ein oder mehrere Benutzer Fehler und Abweichungen untersuchen und beheben. Die folgenden Schritte beschreiben den Gesamtprozess der manuellen Abstimmung einer Rechnung:

1. Überprüfen Sie das Rechnungsabstimmungsdokument, und entscheiden Sie, ob das Dokument bearbeitet oder abgestimmt werden soll.

   Notiz

   Da die Bearbeitungsberechtigung durch Ihre Gruppenmitgliedschaft bestimmt wird, sind Sie möglicherweise nicht berechtigt, die Rechnungsabstimmung zu bearbeiten, oder Sie dürfen nur Kopffelder bearbeiten.
2. Entscheiden Sie, ob Sie das gesamte Rechnungsabstimmungsdokument bearbeiten müssen oder ob Sie bestimmte Rechnungsabstimmungsdetails bearbeiten müssen, indem Sie Abweichungen lösen.
3. Lösen Sie alle Ausnahmen auf.
4. Passen Sie alle Vorauszahlungen an, die für die mit der Rechnung verknüpften Bestellaufträge vorgenommen wurden.

   Notiz

   Nur Mitglieder der Gruppe Zahlungs-Manager können Vorauszahlungen an Rechnungen anpassen.
5. Korrigieren Sie Prüffehler, und überprüfen Sie die Kontierungsfelder.
6. Bearbeiten Sie den Genehmigungsablauf.

   Notiz

   Weitere Informationen zu Genehmigungsabläufen finden Sie im Handbuch Genehmigungsabläufe.
7. Reichen Sie die Rechnungsabstimmung ein.

Benutzer können ein Rechnungsabstimmungsdokument zur Genehmigung einreichen. Benutzer, die im Genehmigungsablauf als Abstimmer festgelegt sind, müssen die ausstehenden Abweichungen lösen, bevor die Rechnungsabstimmung zum nächsten Knoten verschoben werden kann. Wenn Sie das Rechnungsabstimmungsdokument einreichen, wird der Genehmigungsprozess basierend auf Ihren Abstimmungsaktionen neu generiert, und der nächste Genehmiger in der Genehmigungskette wird benachrichtigt. Wenn Sie beispielsweise eine oder mehrere Positionen an einen anderen Abweichungsbeauftragten oder Genehmiger weitergeleitet haben, wird dieser Benutzer als aktiver Genehmiger in den Genehmigungsablauf eingefügt. Wenn kein Abstimmer im Genehmigungsablauf berechtigt war, Prüffehler zu beheben, wird die Gruppe Rechnungsbeauftragter hinzugefügt, um diese Fehler zu korrigieren.

Wie in den vorherigen Lektionen erläutert, können Sie abhängig von Ihrer Gruppenmitgliedschaft möglicherweise nur die Rechnungsabstimmungen anzeigen, die Sie genehmigen können, oder andere Rechnungsabstimmungen im System. Rechnungsabstimmungen, die Sie abstimmen müssen, werden in Ihrer Liste Zu erledigen aufgeführt. Ihr Status ist Wird abgestimmt, und die verfügbare Aktion ist Abstimmen. Wenn Sie auf den Beleg zugreifen, gelangen Sie zur Registerkarte Ausnahmen der Rechnung. Hier können Sie Abweichungen auf Kopfebene und Abweichungen auf Positionsebene anzeigen.

Wenn ein Rechnungsabstimmungsdokument den Status Wird abgestimmt hat, muss der Abweichungsbeauftragte für dieses Dokument eine empfohlene Aktion vorschlagen, die angibt, ob diese Abweichung akzeptiert, bestritten oder gelöst werden soll. Sie können bei Bedarf auch zusätzliche Aktionen ausführen, z. B. Anmerkungen auf Positions- oder Kopfebene hinzufügen oder Hinzufügen Anlage wählen, um ein Dokument an das Rechnungsabstimmungsdokument anzuhängen.

Das SAP-Ariba-System wird mit einer Reihe von Aktionsnamen wie Rechnung akzeptieren oder Erwartetes Element akzeptieren vorkonfiguriert. Site-Administratoren können diese Aktionsnamen an die internen Geschäftsanforderungen des Unternehmens anpassen. Der Abweichungsbeauftragte kann entweder auf Kopfebene (betrifft die gesamte Rechnung) oder auf Positionsebene (nur eine einzige Abweichung betroffen) Maßnahmen ergreifen.

Abweichungen auf Kopfebene haben in der Regel keine Auswirkungen auf den an den Lieferanten gezahlten Betrag und dienen hauptsächlich zu Informationszwecken. Abweichungen bei Zahlungsbedingungsabweichungen und Quellensteuerabweichungen können sich jedoch indirekt auf den an den Lieferanten gezahlten Betrag auswirken.

Positionsabweichungen müssen manuell gelöst werden, und viele von ihnen wirken sich auf den an den Lieferanten gezahlten Betrag aus. Sie können bearbeitet, manuell zugeordnet oder Benutzern ermöglicht werden, Werte in der Rechnung, im Bestellauftrag oder im Vertrag zu akzeptieren. Sie können Abweichungen auf Positionsebene auch als An eine andere Person zurückstellen kennzeichnen, um sie einem anderen Benutzer zur Behandlung der Abweichung zuzuordnen.

Die Registerkarte Abweichungen in einer Rechnungsabstimmung enthält das Pulldown-Menü Aktion für jede Abweichungszeile, in dem Sie die Aktionen auswählen können, die Sie ausführen möchten, um Abweichungen zu lösen.

Um Abweichungen zu lösen, haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Akzeptieren Sie die Daten auf der Rechnung oder die Daten basierend auf dem zugehörigen Bestellauftrag, Vertrag oder Empfangsbeleg.
• Lesen Sie, wenn Sie nicht sicher sind, wie Sie mit der Ausnahme umgehen sollen, aber Sie kennen jemanden, der kann. Sie verweisen die Ausnahme auf eine Person/Rolle, die sich nicht anderweitig im Genehmigungsablauf befindet. Angenommen, Sie betrachten eine Rechnung, bei der es scheint, dass der Lieferant ein blaues Widget ersetzt hat, wenn der Bestellauftrag ein grünes gekennzeichnet hat. Sie sind sich nicht sicher, ob sie austauschbar sind, daher denken Sie nicht, dass Sie die Rechnung einfach bezahlen sollten. Stattdessen können Sie ihn an den Anforderer verweisen, um zu überprüfen, ob der blaue in Ordnung ist und der Lieferant bezahlt werden sollte.
• Manuelle Zuordnung, wenn die Rechnung dem falschen Bestellauftrag oder Vertrag zugeordnet ist oder wenn das System keinen übereinstimmenden Auftrag oder Vertrag finden konnte und einen Fehler bezüglich einer nicht zugeordneten Rechnungsabweichung ausgegeben hat.
• Steuern behandeln, wenn eine Abweichung Steuerberechnung fehlgeschlagen festgestellt wurde. Die Schaltfläche Steuer neu berechnen wird für steuerbezogene Abweichungen angezeigt. Dies deutet höchstwahrscheinlich darauf hin, dass Ihre Steuertabelle die Konfiguration der Rechnung nicht unterstützt. Beispiel: Sie versenden an ein Ziel, das nicht in der Steuertabelle aufgeführt ist. Daher schlägt der Vergleich der Absender- und Lieferanschrift zur Berechnung der Umsatzsteuer fehl. Um die Abweichung zu lösen, müssen Sie zuerst Ihre Steuertabelle korrigieren und dann die Abweichung abstimmen, indem Sie die Schaltfläche Steuer neu berechnen auswählen.

Sobald der Abweichungsbeauftragte ausstehende Probleme gelöst hat, die ihm zugeordnet sind, kann er das Rechnungsabstimmungsdokument bei der folgenden Person im Genehmigungsablauf einreichen.

Spielen Sie das Video ab, um zu erfahren, wie Sie Rechnungsausnahmen behandeln.

Weitere Informationen zur Behandlung von Steuerabweichungen finden Sie im Handbuch Abstimmen von Rechnungen.

Wenn Sie im Genehmigungsablauf für ein Rechnungsabstimmungsdokument enthalten sind, wird es in Ihrer Liste Zu erledigen aufgeführt, nachdem die Rechnungsabstimmung erstellt wurde und nachdem jemand, der Ihnen im Genehmigungsablauf vorangeht, das Dokument entweder genehmigt oder seine Abstimmung an Sie zur Genehmigung eingereicht hat. Wenn Ihre Site für E-Mail-Benachrichtigungen konfiguriert ist, erhalten Sie auch eine E-Mail-Benachrichtigung über die erforderliche Genehmigung. Der Genehmiger eines Rechnungsabstimmungsdokuments ist in der Regel ein Rechnungs-Manager.

Während der Genehmigung eines Rechnungsabstimmungsdokuments:

• Sie können ein Rechnungsabstimmungsdokument nicht ablehnen oder zurückziehen. Wenn Sie mit der Abweichungsbehandlung eines vorherigen Genehmigers oder Abstimmers nicht einverstanden sind, können Sie die Rechnungsabstimmung erneut abstimmen oder sie zurückweisen. Wenn Sie die Rechnungsabstimmung zurückweisen, werden alle zuvor abgestimmten Abweichungen in Zurückgewiesen geändert.
• Wenn Sie eine Rechnungsabstimmung zurückweisen oder die Rechnung während der automatischen Abstimmung automatisch zurückgewiesen wurde, wird der Status der Rechnung auf Zurückgewiesen gesetzt, sodass sie mit dem Status der Rechnungsabstimmung übereinstimmt. Für Rechnungen, die über SAP Business Network eingehen, wird der Rechnungsstatus in SAP Business Network auf Zurückgewiesen aktualisiert, und es liegt in der Verantwortung des Lieferanten, eine korrigierte Rechnung zu senden. Bei Rechnungen, die nicht über das Geschäftsnetzwerk eingegangen sind, müssen Kunden den Lieferanten direkt informieren.
• Wenn eine Rechnungsabstimmung vollständig genehmigt ist, wird der Status der zugehörigen Rechnung auf Abgestimmt gesetzt.
• Wenn Sie eine Rechnungsabstimmung entweder über die Benutzeroberfläche oder per E-Mail zurückweisen, erfordert Ihre Site möglicherweise, dass Sie Anmerkungen zur Zurückweisung eingeben oder einen vordefinierten Zurückweisungsgrund auswählen.

Der Genehmiger kann die Rechnungsabstimmung zurückweisen. Das Problem tritt in der Regel aus den folgenden Gründen auf:

• Er kann aufgrund von Fehlern, die eine Lieferantenkorrektur erfordern, nicht abgestimmt werden.
• Wenn sie eine falsche Lieferanten-ID enthält, die in der Rechnungsabstimmung nicht bearbeitet werden kann und nach der Zurückweisung aufgelöst werden muss.
• Wenn Rechnungen über SAP Business Network mit der Online-Einreichungsmethode weitergeleitet werden, die auf der Rechnungsübersichtsseite angezeigt wird. Lieferanten sehen keine Statusänderung für diese Rechnungen, wenn Sie die Rechnung ablehnen. Stattdessen müssen Sie die zugehörige Rechnungsabstimmung zurückweisen, um den Rechnungsstatus in SAP Business Network zu ändern und den Lieferanten über die Zurückweisung zu benachrichtigen.

Wenn alle Probleme behoben wurden, kann die Rechnung zur Zahlung genehmigt werden.