Den Prozess nach der Abstimmung verstehen

Nachdem der Rechnungsabstimmungsprozess abgeschlossen und die Rechnung in SAP Ariba Buying and Invoicing genehmigt wurde, besteht der letzte Schritt darin, eine Zahlung an den Lieferanten zu senden. SAP Ariba Buying and Invoicing erstellt ein Dokument, das als Zahlungsanforderung bezeichnet wird, um den Zahlungsprozess zu verfolgen.

SAP Ariba Buying and Invoicing erstellt gleichzeitig die Zahlungsanforderung und das Rechnungsabstimmungsdokument. Die Zahlungsanforderung enthält einen Zahlungszeitplan basierend auf den Zahlungsbedingungen im Rechnungsabstimmungsdokument. Zahlungsanforderungen enthalten auch die Beträge für indirekte und Quellensteuerzeilen und -gebühren.

Ihre Site kann Zahlungsanforderungen (auch als OK2Pay-Datei bezeichnet) mithilfe einer von mehreren Datenexportaufgaben in Ariba Administrator exportieren. Diese Exportaufgaben unterstützen den CSV-Dateikanal und den Web-Services-Kanal.

Es gibt drei Arten von Exportzahlungsaufgaben:

• Zahlungsanforderungen exportieren: Exportiert Zahlungsanforderungsdaten in fünf CSV-Dateien, die als OK2Pay-Datei komprimiert sind. Diese Aufgabe kann mit SAP ERP und PeopleSoft sowie generischen ERP-Systemen verwendet werden, die Positionsdetails und geteilte Kontierungsinformationen in separaten Dateien verarbeiten können.
• Zahlungsanforderungen mit Vorauszahlungen exportieren – Diese Aufgabe ist für Sites vorgesehen, die konfiguriert wurden, um genehmigte Rechnungen zur Zahlung direkt aus der SAP-Ariba-Buying-Lösung in das ERP-System im CSV-Dateiformat und nicht aus SAP Business Network zu exportieren.
• Zahlungsanforderungen mit Vorauszahlungen und Steuern exportieren – Diese Aufgabe gilt für SAP-Ariba-Sites, die die externe Steuerintegration verwenden und als PeopleSoft- oder generische Varianten konfiguriert sind.

SAP-Ariba-Administratoren automatisieren die Exportaufgaben und integrieren sie in ihr Backend-System, das die Zahlung verarbeitet. Im Wesentlichen benachrichtigen die Daten in der OK2Pay-Datei das Backend-System darüber, dass die Zahlung für eine bestimmte Anzahl von Rechnungen fällig ist.

Der OK2Pay-Export verwendet Datumsbereiche, um Zahlungsinformationen zu exportieren, und exportiert standardmäßig alle Zahlungsinformationen seit der letzten Ausführung der Aufgabe. Die exportierte Datei enthält fünf CSV-Tabellenkalkulationen:

• PaymentHeaderExport.csv – enthält allgemeine Informationen zu Zahlungen.
• PaymentLineItemDet.csv – stellt Details auf Positionsebene für Rechnungen bereit.
• PaymentAccountDet.csv - enthält Zahlungsinformationen zu Einzelposten.
• PaymentDetailExport.csv – stellt Details auf Positionsebene für Rechnungen bereit.
• PaymentTaxExport.csv – enthält Steuerdaten zu einer Rechnung.

Weitere Informationen zu den beiden Varianten finden Sie unter SAP-Zahlungsanforderungsdaten oder Allgemeine Zahlungsanforderungsdaten. 

Überweisungen, auch Avis genannt, sind zusammenfassende Aussagen, die Details zu Zahlungstransaktionen enthalten. Eine Überweisung kann beispielsweise die mit der Zahlung verknüpften Rechnungen, die verwendete Zahlungsmethode, Bankinformationen, Skontoinformationen und den bezahlten Betrag auflisten.

Der Import wird vom Lösungsadministrator konfiguriert und besteht aus zwei Dateien:

• Remittance.csv – definiert die Überweisungsinformationen
• RemittanceDetails.csv – Definiert die Details jeder in Remittance.csv angegebenen Überweisung.

Zahlungsavise werden über SAP Integration Suite, verwaltetes Gateway für Spend Management und SAP Business Network aus dem externen System eines Kunden in SAP Business Network importiert und in die Lösung SAP Ariba Invoice Management oder SAP Ariba Buying and Invoicing kopiert. Im Wesentlichen bieten die Avisimportdaten Sichtbarkeit der Zahlungsinformationen in SAP Ariba Buying and Invoicing und aktualisieren den Rechnungsstatus sowohl für den Käufer als auch für den Lieferanten auf Bezahlt.