Den Rechnungsabstimmungsprozess erläutern

Nachdem die SAP-Ariba-Rechnungsstellungslösung eine Rechnung von SAP Business Network erhalten hat oder ein Benutzer manuell eine Rechnung in der SAP-Ariba-Rechnungsstellungsanwendung erstellt hat, besteht der nächste Schritt darin, die Rechnungsdaten mit den übereinstimmenden Bestellauftrags-, Empfangsbeleg- oder Vertragsdaten abzustimmen, um sicherzustellen, dass die Rechnung korrekt ist. Der Abgleich der zugehörigen Belege kann automatisch durch das System oder, wenn dies nicht möglich ist, durch einen Ausnahmebehandler erfolgen. Das System ermöglicht die Einrichtung verschiedener Übereinstimmungsebenen.

Kunden haben die Möglichkeit, zwischen einem 2-Wege- oder einem 3-Wege-Rechnungsabgleich zu wählen. Diese Auswahl bestimmt, ob es ausreicht, die Rechnung mit der entsprechenden Bestellung abzugleichen (2-Wege-Abgleich), oder ob ein zusätzlicher Datensatz wie ein Wareneingang oder ein genehmigtes Leistungserfassungsblatt erforderlich ist (3-Wege-Abgleich).

Viele Unternehmen bevorzugen ein 3-Wege-Match, um ein angemessenes Verständnis ihrer Ausgaben zu erhalten. Andere nehmen ein 2-Wege-Matching an, um den Prozess für Käufe mit geringem Wert zu vereinfachen. Beispielsweise kann ein 2-Wege-Match für Käufe mit geringem Wert wie Büromaterial ausreichen. Wenn die Rechnung jedoch für einen Kerneinkauf gilt, z.B. IT-Positionen, wird ein 3-Wege-Abgleich empfohlen.

Der Rechnungsabstimmungsprozess wird ausgelöst, sobald eine Rechnung das SAP-Ariba-Buying-and-Invoicing-System erreicht oder wenn eine Genehmigung für die Rechnung erforderlich ist, sobald sie genehmigt wurde. Der Rechnungsabstimmungsprozess bestimmt, ob:

• Akzeptieren Sie die Rechnung.
• Akzeptieren Sie Positionen auf der Rechnung basierend auf den Details, die in den zugehörigen Bestellungen, Verträgen oder Empfangsbelegen angegeben sind, und überschreiben Sie die Rechnungsdaten.
• Akzeptieren Sie Positionen auf der Rechnung basierend auf den auf der Rechnung angegebenen Details.
• Lehnen Sie die Rechnung ab (senden Sie sie an den Lieferanten zurück, und fordern Sie eine korrigierte Rechnung an).

Um die geeignete Vorgehensweise für jede Situation zu bestimmen, durchläuft das Rechnungsabstimmungsdokument einen bestimmten Satz von Schritten:

1. Ordnen Sie die Rechnungsabstimmung den entsprechenden Dokumenten zu.
2. Prüfen Sie die Rechnungsabstimmung, oder überspringen Sie die Prüfung.
3. Rechnungsabstimmung automatisch annehmen oder automatisch zurückweisen.
4. Informieren Sie die Abweichungsbeauftragten oder Rechnungsabstimmungsgenehmiger darüber, dass Abweichungen gefunden wurden.

Spielen Sie das Video ab, um mehr über den Rechnungsabstimmungsprozess in SAP Ariba Buying and Invoicing zu erfahren.