Käufer verarbeiten Rechnungen von Lieferanten, um Waren und Services zu bezahlen. Bei der Rechnungsabstimmung werden Diskrepanzen zwischen Rechnungen und zugehörigen Bestellaufträgen, Verträgen oder Empfangsbelegen identifiziert und verwaltet, sodass sie bezahlt werden können.
Um den Rechnungsabstimmungsprozess zu verstehen, ist es wichtig, die Dokumente zu verstehen, mit denen Sie arbeiten.
Rechnung (INV) – Wenn eine Rechnung aus SAP Business Network eingeht oder manuell von der Kreditorenabteilung in SAP Ariba Buying and Invoicing eingegeben wird, wird die Rechnung vom System mit dem Präfix INV erfasst, z. B. INV1234-152. Einmal im SAP-Ariba-Buying-and-Invoicing-System wird der Rechnungsbeleg nie mehr geändert, da es sich um ein Rechtsdokument handelt. Sie können es als Zentraldokument betrachten, und aus Audit-Gründen muss die Art und Weise, wie es angekommen ist, beibehalten werden.
Rechnungsabstimmung: Das Rechnungsabstimmungsdokument ist eine Kopie der ursprünglichen Rechnung. Sie wird für den Abstimmungsprozess anstelle der ursprünglichen Rechnung verwendet, die unverändert gespeichert wird. Rechnungsabstimmungsnummern haben dasselbe Nummernschema wie Rechnungen, haben jedoch das Präfix IR, z. B. IR1234-152.
Die Rechnungsabstimmung verfolgt die Historie der Rechnungsdaten im System: eine Rechnung ist eingegangen, wurde einer Bestellung zugeordnet, wurde geprüft, und alle gefundenen Abweichungen wurden von einem Rechnungsabweichungsbehandler oder dem Anforderer behoben.
Das Rechnungsabstimmungsdokument wird immer generiert, unabhängig davon, ob Abweichungen generiert werden oder nicht.
