Rechnungen können mit einer Kombination aus automatischer und manueller Verarbeitung abgestimmt werden. Die automatische Abstimmungsphase gleicht Rechnungen mit Bestellungen oder Verträgen innerhalb von Toleranzen ab, die in der Konfiguration definiert wurden, und verweist nicht gelöste Probleme zur manuellen Abstimmung an Benutzer.
In SAP Ariba werden alle zugeordneten Rechnungen anhand vorkonfigurierter Toleranzwerte für Rechnungsprüfungsregeln und eines Arbeitsablaufprozesses für die Ausnahmebehandlung geprüft. Im Wesentlichen konfigurieren Sie das System mit Rechnungswerten auf Kopf- und Positionsebene, die Ihr Unternehmen je nach Transaktionsszenario automatisch annehmen, automatisch zurückweisen oder manuell auflösen möchte. Ausnahmen außerhalb von Toleranzgrenzen werden für die manuelle Abstimmung an Benutzer weitergeleitet.
Sie können Ihr System beispielsweise so konfigurieren, dass eine Ausnahme immer dann gekennzeichnet wird, wenn die Verbindung zwischen dem Preis pro Mengeneinheit auf Positionsebene des Lieferanten und dem Preis pro Mengeneinheit Ihres Vertrags oder Bestellauftrags getrennt wird. Sie entscheiden, wen Sie festlegen möchten, um diese Abweichungsart aufzulösen. Die Genehmigungsabläufe für die Rechnungsabstimmung leiten sie zur Lösung an die entsprechende Ausnahmebehandlergruppe weiter.
Je nach Commodity-Art, Transaktionsgröße, Kostenstelle oder empfangender Praxis müssen Sie zunächst entscheiden, welche der beiden folgenden Methoden Sie für die Validierung verwenden möchten:
- Prüfung auf Kopfebene: vergleicht den Rechnungsübersichtsbetrag mit dem Bestellungsübersichtsbetrag und dem Belegübersichtsbetrag.
- Prüfung auf Positionsebene: Löst eine Abweichung aus, wenn eine Position außerhalb des Toleranzbereichs liegt.
Nachdem das Rechnungsabstimmungsdokument mit den entsprechenden Dokumenten abgeglichen wurde, ermittelt das System, ob die Rechnungsabstimmung geprüft wird oder ob sie übersprungen werden kann. Die Prüfung wird übersprungen, wenn der Gesamtbetrag der Rechnung unter einem angegebenen Schwellenbetrag liegt. In der Standardkonfiguration ist der Skip-Betrag auf 5 gesetzt, was einen Betrag in der Standardwährung für die Site darstellt.
Wenn die Rechnung nicht übersprungen wird, wird sie geprüft. Während der Prüfung werden Rechnungspositions- und Betragswerte mit den entsprechenden Positions- und Betragswerten im zugehörigen Bestellauftrag oder Vertrag (oder dem Empfangsbeleg bei warenempfangsbelegbasierter Rechnungsverifizierung) verglichen.
Rechnungen werden automatisch akzeptiert, wenn der Kopfbetrag kleiner als ein angegebener Schwellenwertbetrag oder kleiner als ein angegebener Prozentsatz der ursprünglichen Bestellung ist. Automatisch akzeptierte Rechnungen werden automatisch abgestimmt.
In der Standardkonfiguration ist der Betrag für die automatische Annahme auf 10 gesetzt, was einen Betrag in der Standardwährung für Ihre Site darstellt, und der Prozentsatz für die automatische Annahme ist auf 15 gesetzt. Angenommen, Sie haben einen Bestellauftrag über 100 €, der noch nicht in Rechnung gestellt wurde, und eine Rechnungsabstimmung über 11 EUR, die etwas mehr als 9 % des Bestellbetrags ausmacht. Da der Prozentsatz für die automatische Annahme 15 % beträgt, wird die Rechnung automatisch abgestimmt.