예외 처리

송장 예외는 송장의 데이터와 관련 오더, 계약 또는 인수증의 데이터 간 불일치입니다. 송장 예외는 인수증 누락, 일치하지 않는 수량 또는 가격, 중복 송장 또는 세금 차이와 같은 다양한 문제를 나타낼 수 있습니다.

송장 예외 유형은 SAP Ariba 관리자 대시보드 또는 CSV 파일을 통해 지정된 SAP Ariba 관리자가 구성할 수 있습니다. 이 구성은 비교할 필드와 각 예외 유형에 허용되는 허용 한도를 정의합니다. 각 예외 유형에는 연관된 권한이 있으므로 각 예외 유형에 대해 지정된 예외 핸들러와 승인 규칙을 설정할 수 있습니다. 송장의 금액 또는 수량 값과 관련 구매 오더 또는 계약의 예상 금액 간의 차이를 기준으로 절대 허용 한도를 지정할 수도 있습니다. 이를 통해 구매 오더 또는 계약 및 송장을 기반으로 특정 허용 한도 내에서 모든 개별 품목 또는 송장을 수락하는 정책을 정의할 수 있습니다.

예를 들어 송장의 통화가 구매 오더의 통화와 일치하지 않을 때 송장 통화 불일치 예외를 트리거하도록 시스템을 구성할 수 있습니다. 그 밖의 일반적인 예외는 다음과 같습니다.

• 구매 오더 금액 차이 - 송장 총액이 구매 오더의 총액보다 큽니다.
• 일치하지 않는 품목 - SAP Ariba 솔루션에서 송장 개별 품목의 일치하는 계약, 구매 오더 또는 서비스 송장, 승인된 서비스 시트 개별 품목을 찾을 수 없습니다.
• 초과 세액 차이 - 송장 개별 품목 세액이 사이트의 세금 테이블을 기준으로 계산된 세액보다 크고, 그 차이가 구성에 설정된 허용 한도 내에 있지 않습니다.
• 구매 오더 수령 수량 차이 - 개별 품목 수량이 오더 품목의 수령된 수량보다 큽니다.

사용 가능한 예외 유형의 전체 목록은 송장 예외 유형 참조 가이드를 검토하십시오.

예외 유형 관리에 대해 알아보려면 비디오를 재생하십시오.

송장 수동 조정에는 한 명 이상의 사용자가 오류와 예외를 조사하고 해결하는 일련의 단계가 포함됩니다. 다음 단계에서는 송장을 수동으로 조정하는 전체 프로세스에 대해 설명합니다.

1. 송장 조정(IR) 문서를 검토하고 문서의 편집 또는 조정 여부를 결정합니다.

   노트

   편집 권한은 그룹 멤버십에 의해 결정되므로 IR 편집이 허용되지 않거나 헤더 필드만 편집할 수 있습니다.
2. 전체 송장 조정 문서에 대해 조치를 취해야 하는지 또는 예외를 해결하여 특정 IR 세부 사항에 따라 조치를 취해야 하는지 결정합니다.
3. 예외를 해결합니다.
4. 송장과 관련된 구매 오더에 대해 수행된 선지급을 조정합니다.

   노트

   지급관리자 그룹의 멤버만 송장에 대한 선지급을 조정할 수 있습니다.
5. 검증 오류를 수정하고 회계 필드를 확인합니다.
6. 승인 절차를 편집합니다.

   노트

   승인 절차에 대해 자세히 알아보려면 승인 절차 가이드를 검토하십시오.
7. 송장 조정을 제출합니다.

사용자는 승인을 위해 송장 조정(IR) 문서를 제출할 수 있습니다. 승인 절차에서 조정자로 설정된 사용자는 IR이 다음 노드로 이동하기 전에 보류 중인 예외를 해결해야 합니다. IR 문서를 제출하면 조정 작업에 따라 승인 프로세스가 다시 생성되고 승인 체인의 다음 승인자에게 알림이 전송됩니다. 예를 들어, 하나 이상의 개별 품목을 다른 예외 처리자나 결재자에게 참조한 경우 해당 사용자는 활성 결재자로 승인 절차에 삽입됩니다. 승인 절차에서 검증 오류를 해결할 권한이 없는 경우 해당 오류를 수정하기 위해 송장 에이전트 그룹이 추가됩니다.

이전 소단원에서 설명한 것처럼 그룹 멤버십에 따라 시스템에서 승인할 수 있는 송장 조정 또는 기타 송장 조정만 볼 수 있습니다. 조정해야 하는 송장 조정이 할 일 목록에 나열됩니다. 상태가 조정 중 이고 사용 가능한 조치는 조정 입니다. 문서에 액세스하면 송장의 예외 탭으로 이동합니다. 여기서 헤더 레벨 예외 및 라인 레벨 예외를 볼 수 있습니다.

송장 조정(IR, Invoice Reconciliation) 문서의 상태가 조정 중 인 경우, 해당 문서의 예외 처리기에서 해당 예외의 수락, 분쟁 또는 해결 여부를 지정하는 권장 조치를 제안해야 합니다. 라인이나 헤더 레벨에서 주석을 추가하거나 첨부파일 추가 를 선택하여 IR 문서에 문서를 첨부하는 등의 추가 조치를 취할 수도 있습니다.

SAP Ariba 시스템에는 송장 수락 또는 예상 수락과 같은 일련의 작업 이름이 사전 구성되어 있습니다. 사이트 관리자는 회사의 내부 비즈니스 요구에 맞게 이러한 작업 이름을 수정할 수 있습니다. 예외 처리기는 헤더 레벨(전체 송장에 적용) 또는 개별 항목 레벨(단일 예외에만 영향)에서 조치를 취할 수 있습니다.

헤더 레벨 예외는 일반적으로 공급자에게 지불된 금액에는 영향을 미치지 않으며 대부분 정보 제공 전용입니다. 그러나 지급 조건 불일치 예외와 원천세 예외는 공급업체에 지급한 금액에 간접적으로 영향을 미칠 수 있습니다.

개별 품목 예외는 수동으로 해결해야 하며, 그 중 다수는 공급자에게 지불된 금액에 영향을 미칩니다. 송장을 편집하거나, 수동으로 일치시키거나, 사용자가 송장, 구매 오더 또는 계약의 값을 수락하도록 허용할 수 있습니다. 라인 레벨 예외를 다른 사용자에게 할당하여 예외를 처리하기 위해 다른 사용자에게 이연 으로 표시할 수도 있습니다.

송장 조정의 예외 탭에는 예외 해결을 위해 수행할 작업을 선택할 수 있는 각 예외 라인에 대한 조치 풀다운 메뉴가 포함되어 있습니다.

예외를 해결하기 위해 다음을 수행할 수 있습니다.

• 송장의 데이터를 수락하거나 관련 구매 오더, 계약 또는 인수증을 기반으로 데이터를 수락합니다.
• 예외 처리 방법이 확실하지 않지만 가능한 사람을 알고 있는 경우 참조하십시오. 승인 절차에 포함되지 않은 개인/역할에 대해 예외를 참조합니다. PO가 녹색으로 표시되면 공급자가 파란색 위젯을 대체한 것으로 나타나는 송장을 보고 있다고 가정해 보겠습니다. 교환이 가능한지 확실하지 않으므로 송장 금액만 지급해서는 안 됩니다. 대신 요청자를 참조하여 파란색 항목이 정상이고 공급자에게 지불되어야 하는지 확인할 수 있습니다.
• 송장이 잘못된 구매 오더 또는 계약과 일치하는 경우 또는 시스템에서 일치하는 오더 또는 계약을 찾을 수 없어 일치하지 않는 송장 예외 오류가 발생한 경우 수동 일치.
• 세금 계산 실패 예외가 발견된 경우 세금을 처리합니다. 세금 관련 예외에 대해 세금 재계산 버튼이 표시됩니다. 세금 테이블이 송장 구성을 지원하지 않을 가능성이 높습니다. 예를 들어, 세금 테이블에 나열되지 않은 목적지로 선적할 수 있으므로 판매세를 계산하기 위해 선적지 주소와 납품처 주소를 비교할 수 없습니다. 예외를 해결하려면 먼저 세금 테이블을 수정한 다음 세금 재계산 버튼을 선택하여 예외를 조정해야 합니다.

예외 처리기에서 자신에게 지정된 보류 이슈를 해결하면 승인 절차에서 다음 사람에게 IR 문서를 제출할 수 있습니다.

동영상을 재생하여 송장 예외를 처리하는 방법을 알아보십시오.

세금 예외 처리에 대한 자세한 내용은 송장 조정 가이드를 참조하십시오.

송장 조정 문서의 승인 절차에 포함된 경우 IR이 생성된 후 그리고 승인 절차에서 선행 사용자가 문서를 승인하거나 승인을 위해 해당 조정을 제출한 후에는 할 일 목록에 나열됩니다. 사이트에 전자메일 통지가 구성되어 있으면 필요한 승인에 대한 전자메일 통지도 받게 됩니다. IR 문서의 승인자는 일반적으로 송장 관리자입니다.

IR 전표 승인 중:

• 송장 조정 문서를 거부하거나 철회할 수 없습니다. 이전 결재자 또는 조정자의 예외 처리에 동의하지 않는 경우 IR을 다시 조정하거나 거부할 수 있습니다. IR을 거부하면 이전에 조정된 모든 예외가 거부됨 으로 변경됩니다.
• 송장 조정을 거부하거나 자동 조정 중에 송장이 자동으로 거부된 경우 송장 상태가 IR 상태와 일치하도록 거부됨 으로 설정됩니다. SAP Business Network를 통해 수신한 송장의 경우 송장 상태가 SAP Business Network에서 거부됨 으로 업데이트되며, 수정된 송장을 전송하는 것은 공급자의 책임입니다. Business Network를 통해 수신되지 않은 송장의 경우 고객은 공급업체에 직접 알려야 합니다.
• IR이 완전히 승인되면 연관된 송장의 상태가 조정됨 으로 설정됩니다.
• 사용자 인터페이스나 전자메일을 통해 송장 조정을 거부하면 사이트에서 거부에 대한 주석을 제공하거나 사전 정의된 거부 사유를 선택해야 할 수 있습니다.

승인자가 송장 조정을 거부할지 결정할 수 있습니다. 일반적으로 다음과 같은 이유로 발생합니다.

• 공급업체 수정이 필요한 오류로 인해 조정할 수 없습니다.
• IR에서 편집할 수 없고 거부 후 해결해야 하는 잘못된 공급자 ID가 포함된 경우.
• 송장 요약 페이지에 표시되는 온라인 제출 방법을 사용하여 SAP Business Network를 통해 송장이 라우트되는 경우. 공급자가 송장을 거부하는 경우 해당 송장의 상태 변경을 볼 수 없습니다. 대신 SAP Business Network에서 송장 상태를 변경하고 공급자에게 거부를 알리려면 연관된 IR을 거부해야 합니다.

모든 문제가 해결되면 송장에 대한 지급을 승인할 수 있습니다.