Établissement d'une gouvernance de projet efficace pour les projets SAP

Dans l'unité Enablement Strategy, nous avons examiné la gouvernance à un niveau élevé. En tant que responsable de l'habilitation, suivre une approche de gouvernance claire tout au long du projet d'habilitation est l'une des tâches clés pour garantir la réussite du projet.

En tant que responsable de l'habilitation, vous serez invité aux réunions de l'équipe de projet. La cadence de ces réunions varie d'un projet à l'autre.

Il est important de comprendre l'importance de toutes les réunions auxquelles vous êtes tenu d'assister et de programmer et de mener vos propres réunions avec une cadence régulière. L'objectif est de maximiser la productivité et de veiller à ce que toutes les parties prenantes restent impliquées et informées.

Pour atteindre les jalons du projet, il est important de suivre chaque activité d'habilitation en fonction du plan de projet. Le responsable de l'habilitation doit s'assurer que tout le monde est au courant des activités d'habilitation et des dépendances de l'équipe d'habilitation par rapport aux autres activités et équipes du projet. Dans ce cadre, le reporting de statut est essentiel pour fournir à l'équipe de projet une vue claire des activités d'habilitation :

• En cours et dans l'objectif d'atteindre les délais dans le plan de projet
• Terminé correctement à temps

• Risque de dépassement et de nécessité de plus de temps, ce qui nécessite une prolongation formelle du délai dans le plan de projet

Dans le projet 4S, Grace relève de Ron Williams, le chef de projet informatique, et de Lucy Sheng, la chef de projet de l'entreprise. Grace est invitée à soumettre un rapport de situation toutes les deux semaines.

Sélectionnez chaque document ci-dessous pour examiner un exemple de modèle de rapport de statut au format Microsoft Word ou Microsoft PowerPoint.

Voici le document Word :

Voici le PowerPoint

Dans les organisations qui ont des exigences de conformité légales et réglementaires importantes, le responsable de l'habilitation doit prendre le temps de les comprendre et doit s'assurer que l'habilitation s'aligne sur ces exigences.

Une autre compétence importante pour un responsable de l'habilitation est d'identifier les risques et les problèmes et de documenter les responsables et les activités d'atténuation. Le responsable de l'habilitation est responsable des plans d'urgence pour prendre des mesures en cas de problème.

Créez des rapports clairs et concis sur les risques et les incidents qui reflètent précisément ce qui se passe dans le projet.

Il peut y avoir un journal des risques et des problèmes distinct à utiliser dans le projet, suivez les conseils du bureau de gestion du projet à ce sujet. Il est important de consigner les risques et les problèmes dans un référentiel central si le bureau de gestion de projet en dispose, afin d'obtenir une visibilité maximale. Ou, comme Grace est sur le projet 4S, il peut vous être demandé de documenter les risques et les problèmes dans l'état d'avancement régulier, et ceux-ci sont inclus dans le journal des risques central par le chef de projet.

Regardez la vidéo pour voir Grace discuter de son dernier rapport de situation avec Lucy Sheng, la chef de projet de l'entreprise.

La vidéo montre comment, en tant que responsable de l'habilitation, il est courant de trouver une assistance pour les flux de travail lorsqu'ils n'ont pas le temps de participer à la formation et d'explorer différentes façons d'atténuer les problèmes qui surviennent au cours du projet.

Examinez le rapport de statut que Grace a commencé à créer :

Regardez la vidéo que vous venez de regarder entre Grace et Lucy. Quelles sont les composantes importantes que vous incluez dans la section « Risques et problèmes » de l'état d'avancement ? Complétez la ligne du tableau de l'exercice pour noter ce qui a été discuté dans l'appel.

Examinons maintenant notre état d'avancement pour comparer les résultats de votre exercice avec :

Comme nous l'avons vu, la vie du projet n'est pas toujours facile. Le responsable de l'habilitation devra faire face à des risques et à des problèmes. Il est important d'utiliser les réunions et les rapports d'avancement pour faire passer vos points et faire remonter les problèmes à la gestion de projets lorsque vous avez du mal à obtenir une résolution par vous-même.