Definição de Business Process Management

Isso soa um pouco como um cenário de terror nerd, mas há uma verdade nele. Na verdade, não há empresa sem processos de negócios e até fazemos parte dos processos todos os dias. Ou estamos diretamente envolvidos como um participante responsável ou os acionamos em outras empresas assim que enviamos uma solicitação, ligando para uma hotline de suporte ou fazendo um pedido. Para uma empresa, um gerenciamento dedicado de todos esses processos é crucial para reagir rapidamente às mudanças e garantir a eficiência do desempenho empresarial.

Se você pediu a um médico, você provavelmente receberia a resposta BPM significa "(coração)Beats por minuto". Embora o processo empresarial também possa aumentar os batimentos cardíacos por minuto (especialmente se algo deu errado), o BPM também é a abreviatura para Business Process Management.

O gerenciamento de processos empresariais requer ação e reflexão, pessoas e sua colaboração, bem como tecnologia da informação ou máquinas. O gerenciamento de processos empresariais é uma abordagem sistemática para considerar todas as diferentes facetas.

O Business Process Management é uma disciplina de gestão contínua e iterativa para:

1. Capturar informações relevantes do processo (por exemplo, por meio de entrevistas)
2. Processos de design (visualizar tarefas, decisões e responsabilidades)
3. Executar processos (por exemplo, por sistemas ou empregados)
4. Processos de documento (por exemplo, criando um manual)
5. Avaliar processos (por exemplo, durações de ciclo, custos, outros KPIs)
6. Monitorar e controlar processos (por exemplo, execução automatizada e não automatizada)

A administração de processos empresariais permite que empresas de todos os portes e setores industriais apliquem uma perspectiva de administração orientada a processos em processos, mas as colocam em um foco 'ponta a ponta'.

Uma organização abrangente de processos ponta a ponta garante que todas as operações em um processo empresarial trabalhem juntas da melhor forma possível e sejam otimizadas e alinhadas para o objetivo comum: atender às necessidades do cliente.

Esses processos vão desde a solicitação de cotação até a entrega de um produto ou a prestação de um serviço. Esse foco centrado no processo ajuda a quebrar silos departamentais, pois os processos de ponta a ponta não param nos limites do departamento, mas exigem a colaboração de diferentes departamentos para alcançar o objetivo do processo.

Além do foco centrado no processo em seu caráter ponta-a-ponta, o BPM também considera diferentes níveis para alinhar e apoiar processos, a fim de garantir segue a estratégia das empresas, por um lado, e também é executado eficientemente por outro lado.

Nível técnico:

• Suporte de sistema de administração de processos empresariais
• Muitas organizações contam com um software profissional de modelagem de processos ao projetar seus processos de negócios
• O software BPM pode fornecer análises e insights para implementação de processos

Nível operacional:

• Dedicado a modelos de processos operacionais que fornecem uma visão abrangente dos processos específicos na organização
• Além disso, refere-se à execução de processos empresariais com foco em tarefas e decisões por responsabilidades definidas

Nível estratégico:

• Concentre-se no alinhamento e alcance das metas da empresa.
• O nível é importante para garantir que o processo da empresa e a estratégia geral da empresa estejam sempre alinhados. Isso facilita a decisão sobre investimentos futuros e a adaptação às mudanças de mercado.

O objetivo geral da administração de processos empresariais é melhorar o desempenho empresarial. Isso só pode ser conseguido usando uma solução de software BPM (por exemplo, SAP Signavio Process Manager), que fornece funcionalidades para estruturar, modelar e analisar processos empresariais.

Uma boa solução de software BPM dá suporte à gestão de processos com:

• Um repositório de objetos central para reutilizar os mesmos termos empresariais em todos os processos
• Uma estrutura (de pasta) para armazenar e encontrar processos
• Uma funcionalidade de relatórios que agrega todas as informações sobre processos selecionados
• Um controle de versão de processos se for necessário estornar modificações
• Uma comparação de diagrama (como é vs. Comparação futura)
• Colaboração/recursos de comentário para obter feedback e colaborar nos processos
• Funcionalidade para capturar informações adicionais sobre processos e tarefas, como riscos e controles.

Aplicado com sucesso, o BPM pode melhorar as operações de negócios e criar uma compreensão de processos de ponta a ponta em toda a empresa. Isso leva a uma maior transparência dessas operações empresariais, compreensão de processos e comunicação melhor e direcionada além dos limites departamentais. Existem três áreas relacionadas ao processo, que estão em foco para BPM.

Nem todo processo requer uma melhoria imediata - especialmente se estiver relacionado a uma mudança de hábitos para as pessoas e suas tarefas diárias, que devem ser alteradas o mais raramente possível. As melhorias precisam ser avaliadas e as mudanças precisam ser planejadas e preparadas.

O BPM ajuda a:

• Identificar pontos problemáticos e tarefas em um processo que requerem melhoria
• Identificar os stakeholders certos de um processo e avaliar áreas para melhorias em conjunto
• Preparar a modificação/treinamento para participantes do processo

Os empregados só podem colaborar em processos e executá-los se estiverem documentados e acessíveis. É muito mais eficaz documentar processos de uma forma visual para garantir que todas as informações relevantes possam ser apreendidas rapidamente. Ninguém gosta de ler muito texto em um documento do Word para descobrir o que precisa ser feito no caso x. Isto é, onde a modelagem de processo com BPMN 2.0 entra em ação.

O BPM ajuda a:

• Modelar e projetar processos de modo que todas as informações relevantes possam ser apreendidas rapidamente
• Estruturar processos
• Fornecer uma navegação drill down da cadeia de valor para o processo real para o empregado

Na prática, muitas vezes, um certo nível de transparência do processo é necessário até mesmo para a certificação externa (ex. ISO 9000) ou comprovar a conformidade com as regulamentações de gestão de riscos para bancos.

Para a implementação, os processos empresariais precisam ser documentados de forma transparente primeiro. Eles são sempre executados em um contexto ponta a ponta.

O BPM ajuda a:

• Implementar processos na estrutura de processos da empresa (cadeia de valor)
• Publicar os mesmos para todos os empregados internos (em um portal de processos, como o SAP Signavio Process Collaboration Hub
• Automatize tarefas/processos que foram feitos manualmente antes

Se aplicado corretamente, o BPM oferece enormes benefícios às empresas.

Aqui estão os sete principais:

1. Agilidade - O design de processos é bastante flexível. Com base nas modificações necessárias para se ajustar às necessidades do mercado, os processos afetados podem ser identificados rapidamente devido a uma alta transparência do processo.
2. Produtividade - Melhorias de processos como remoção de gargalos, processamento paralelo e eliminação de etapas redundantes podem ser facilmente alcançadas com o BPM.
3. Eficiência e riscos reduzidos - A visibilidade dos processos permite focar em ineficiências. Isso inclui também verificar riscos e controles não cobertos em determinadas tarefas em um processo e adicioná-las quando necessário.
4. Conformidade e transparência - o BPM garante que as organizações possam implementar requisitos regulatórios rapidamente. A conformidade pode ser facilmente integrada ao ciclo de vida do processo, uma vez que os processos visualizados também revelam riscos potenciais (ou não).
5. Satisfação do funcionário - o BPM permite que os funcionários se concentrem 100% em seu trabalho, pois a automação de processos reduz muito o trabalho repetitivo e facilita o acesso às informações.
6. Mensurabilidade - Devido ao foco no processo de ponta a ponta, os processos podem ser comparados a um resultado esperado. Isso ajuda a simplificar e quantificar o quão bem um processo dá suporte aos negócios operacionais.
7. Integração tecnológica - As soluções de software BPM preenchem a lacuna entre usuários de TI e de negócios, graças a padrões de modelagem de processos como o BPMN 2.0. O foco não está mais apenas na integração de aplicativos de sistemas, mas igualmente em processos junto com aplicativos para alcançar o objetivo geral do processo.