Business Process Management definieren

Das klingt ein bisschen nach einem nerdigen Horrorszenario, aber darin liegt eine Wahrheit. Tatsächlich gibt es kein Unternehmen ohne Geschäftsprozesse, und sogar wir sind jeden Tag Teil von Prozessen. Entweder sind wir als verantwortlicher Teilnehmer direkt beteiligt oder wir stoßen sie in anderen Unternehmen an, sobald wir eine Anfrage senden, eine Support-Hotline anrufen oder eine Bestellung aufgeben. Für ein Unternehmen ist ein dediziertes Management all dieser Prozesse von entscheidender Bedeutung, um schnell auf Änderungen zu reagieren und die Effizienz der Unternehmensleistung sicherzustellen.

Wenn Sie einen Arzt gefragt haben, würden Sie wahrscheinlich die Antwort erhalten BPM steht für "(heart)Beats Per Minute". Obwohl der Geschäftsprozess auch die (Herz-)Beats pro Minute erhöhen kann (insbesondere wenn etwas schief gelaufen ist), ist BPM auch die Abkürzung für Business Process Management.

Die Verwaltung von Geschäftsprozessen erfordert Aktionen und Reflexion, Menschen und ihre Zusammenarbeit sowie Informationstechnologie oder Maschinen. Das Geschäftsprozessmanagement ist ein systematischer Ansatz, um alle verschiedenen Facetten zu berücksichtigen.

Business Process Management ist eine fortlaufende und iterative Managementdisziplin, um:

1. Erfassung relevanter Prozessinformationen (z. B. durch Interviews)
2. Prozesse entwerfen (Aufgaben, Entscheidungen und Zuständigkeiten visualisieren)
3. Prozesse ausführen (z. B. durch Systeme oder Mitarbeiter)
4. Prozesse dokumentieren (z.B. durch Erstellen eines Handbuchs)
5. Prozesse messen (z. B. Zykluszeiten, Kosten, andere KPIs)
6. Prozesse überwachen und steuern (z. B. automatisierte und nicht automatisierte Ausführung)

Business Process Management ermöglicht es Unternehmen jeder Größe und Branche, eine prozessorientierte Managementperspektive auf Prozesse anzuwenden, aber sie in einen „End-to-End"-Fokus zu rücken.

Eine umfassende durchgängige Prozessorganisation stellt sicher, dass alle Abläufe in einem Geschäftsprozess bestmöglich zusammenarbeiten und für den gemeinsamen Zweck optimiert und abgestimmt sind: die Erfüllung der Kundenanforderungen.

Diese Prozesse reichen von der Kundenanfrage bis zur Lieferung eines Produkts oder der Erbringung einer Dienstleistung. Ein solcher prozessorientierter Fokus hilft dabei, Abteilungssilos aufzubrechen, da durchgängige Prozesse nicht an Abteilungsgrenzen anhalten, sondern die Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen erfordert, um das Prozessziel zu erreichen.

Neben dem prozessorientierten Fokus auf seinen durchgängigen Charakter berücksichtigt BPM auch verschiedene Ebenen, um Prozesse aufeinander abzustimmen und zu unterstützen, um sicherzustellen es folgt einerseits der Unternehmensstrategie , und wird andererseits auch effizient ausgeführt.

Technische Ebene:

• Systemunterstützung des Geschäftsprozessmanagements
• Viele Unternehmen verlassen sich beim Entwerfen ihrer Geschäftsprozesse auf eine professionelle Prozessmodellierungssoftware.
• BPM-Software kann Analysen und Erkenntnisse für die Prozessimplementierung bereitstellen

Operative Ebene:

• Spezifisch für operative Prozessmodelle, die umfassende Einblicke in die spezifischen Prozesse im Unternehmen bieten
• Bezeichnet außerdem die Ausführung von Geschäftsprozessen durch Fokussierung auf Aufgaben und Entscheidungen nach definierten Zuständigkeiten.

Strategische Ebene:

• Konzentrieren Sie sich auf die Ausrichtung und das Erreichen der Unternehmensziele.
• Die Ebene ist wichtig, um sicherzustellen, dass der Unternehmensprozess und die Gesamtstrategie des Unternehmens immer aufeinander abgestimmt sind. Dies erleichtert die Entscheidung über zukünftige Investitionen und die Anpassung an Marktveränderungen.

Das Hauptziel des Geschäftsprozessmanagements besteht darin, die Unternehmensleistung zu verbessern. Dies kann nur durch die Verwendung einer BPM-Softwarelösung (z. SAP Signavio Process Manager), der Funktionen zum Strukturieren, Modellieren und Analysieren von Geschäftsprozessen bereitstellt.

Eine gute BPM-Softwarelösung unterstützt das Prozessmanagement mit:

• Ein zentrales Objekt-Repository zur Wiederverwendung derselben betriebswirtschaftlichen Begriffe über alle Prozesse hinweg
• eine (Ordner-)Struktur zum Speichern und Suchen von Prozessen
• Eine Reporting-Funktion, die alle Informationen zu ausgewählten Prozessen aggregiert
• Eine Versionssteuerung von Prozessen, wenn Änderungen storniert werden müssen
• Ein Diagrammvergleich (Ist vs. Soll-Vergleich)
• Zusammenarbeits-/Kommentarfunktionen, um Feedback zu erhalten und bei Prozessen zusammenzuarbeiten
• Funktion zum Erfassen zusätzlicher Informationen zu Prozessen und Aufgaben wie Risiken und Kontrollen.

Erfolgreich angewendet, kann BPM die Geschäftsabläufe verbessern und ein unternehmensweites Verständnis durchgängiger Prozesse schaffen. Dies führt zu einer erhöhten Transparenz dieser Geschäftsabläufe, einem besseren Prozessverständnis und einer besseren und zielgerichteten Kommunikation über Abteilungsgrenzen hinweg. Es gibt drei prozessbezogene Bereiche, die für BPM im Fokus stehen.

Nicht jeder Prozess erfordert eine sofortige Verbesserung - vor allem, wenn er mit einer Veränderung der Gewohnheiten für Menschen und ihre täglichen Aufgaben zusammenhängt, die so selten wie möglich geändert werden sollte. Verbesserungen müssen evaluiert und Änderungen geplant und vorbereitet werden.

BPM unterstützt Sie bei Folgendem:

• Problempunkte und Aufgaben in einem Prozess identifizieren, die verbessert werden müssen
• Ermittlung der richtigen Stakeholder eines Prozesses und gemeinsame Bewertung der Bereiche für Verbesserungen
• Vorbereitung der Änderung/Schulung für Prozessteilnehmer

Mitarbeiter können nur dann an Prozessen zusammenarbeiten und diese ausführen, wenn sie dokumentiert und zugänglich sind. Es ist viel effektiver, Prozesse visuell zu dokumentieren, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen auf einen Blick erfasst werden können. Niemand liest gerne viel Text in einem Word-Dokument, um herauszufinden, was im Fall x zu tun ist. Hier kommt die Prozessmodellierung mit BPMN 2.0 ins Spiel.

BPM unterstützt Sie bei Folgendem:

• Modellieren und Gestalten von Prozessen so, dass alle relevanten Informationen auf einen Blick erfasst werden können
• Prozesse strukturieren
• Drilldown-Navigation von der Wertschöpfungskette zum eigentlichen Prozess für Mitarbeiter

In der Praxis ist für eine externe Zertifizierung (z. ISO 9000) oder um die Einhaltung der Risikomanagementvorschriften für Banken nachzuweisen.

Für die Implementierung müssen die Geschäftsprozesse zunächst transparent dokumentiert werden. Sie werden immer in einem End-to-End-Kontext ausgeführt.

BPM unterstützt Sie bei Folgendem:

• Implementierung von Prozessen in die Unternehmensprozessstruktur (Wertschöpfungskette)
• Veröffentlichen Sie sie für alle internen Mitarbeiter (in einem Prozessportal wie SAP Signavio Process Collaboration Hub).
• Aufgaben/Prozesse automatisieren, die zuvor manuell ausgeführt wurden

Bei korrekter Anwendung bietet BPM Unternehmen enorme Vorteile.

Hier sind die Top 7:

1. Agilität - Das Design von Prozessen ist recht flexibel. Basierend auf den erforderlichen Änderungen, um sich an die Marktanforderungen anzupassen, können die betroffenen Prozesse aufgrund einer hohen Prozesstransparenz schnell identifiziert werden.
2. Produktivität – Prozessverbesserungen wie die Beseitigung von Engpässen, die Parallelverarbeitung und die Beseitigung redundanter Schritte können mit BPM leicht erreicht werden.
3. Effizienz und geringere Risiken – Die Transparenz von Prozessen ermöglicht es, sich auf Ineffizienzen zu konzentrieren. Dazu gehört auch die Prüfung nicht abgedeckter Risiken und Kontrollen für bestimmte Aufgaben in einem Prozess – und bei Bedarf das Hinzufügen dieser Risiken.
4. Compliance und Transparenz – BPM stellt sicher, dass Unternehmen gesetzliche Anforderungen schnell umsetzen können. Compliance kann einfach in den Prozesslebenszyklus integriert werden, da visualisierte Prozesse auch potenzielle (oder ungedeckte) Risiken aufdecken.
5. Mitarbeiterzufriedenheit – BPM ermöglicht es Mitarbeitern, sich zu 100 % auf ihre Arbeit zu konzentrieren, da die Prozessautomatisierung viel wiederkehrende Arbeit reduziert und den Zugriff auf Informationen erleichtert.
6. Messbarkeit – Aufgrund seines durchgängigen Prozessfokus können Prozesse mit einem erwarteten Ergebnis verglichen werden. Dies hilft dabei, zu optimieren und zu quantifizieren, wie gut ein Prozess das operative Geschäft unterstützt.
7. Technologieintegration – BPM-Softwarelösungen schließen die Lücke zwischen IT- und Fachanwendern dank Prozessmodellierungsstandards wie BPMN 2.0. Der Schwerpunkt liegt nicht nur auf der Integration von Systemanwendungen, sondern ebenso auf Prozessen zusammen mit Anwendungen, um das gesamte Prozessziel zu erreichen.