Définition de la gestion des processus de gestion

Cela ressemble un peu à un scénario d'horreur nerveux mais il y a une vérité là-dedans. En fait, il n'y a pas d'entreprise sans processus de gestion, et même nous faisons partie des processus chaque jour. Soit nous sommes directement impliqués en tant que participant responsable, soit nous les déclenchons dans d’autres entreprises dès que nous envoyons une demande, que nous appelons une assistance téléphonique ou que nous passons une commande. Pour une entreprise, une gestion dédiée de tous ces processus est cruciale pour réagir rapidement aux changements et garantir l'efficacité de la performance de l'entreprise.

Si vous demandiez à un médecin, vous obtiendriez probablement la réponse BPM signifie "(heart)Beats Per Minute". Bien que le processus de gestion puisse également augmenter les battements (cardiaques) par minute (en particulier en cas de problème), BPM est également l'abréviation de Business Process Management.

La gestion des processus de gestion nécessite une action et une réflexion, des collaborateurs et leur collaboration, ainsi que des technologies de l'information ou des machines. La gestion des processus de gestion est une approche systématique pour prendre en compte toutes les différentes facettes.

La gestion des processus de gestion est une discipline de gestion continue et itérative pour :

1. Capturer les informations de processus pertinentes (par exemple, par le biais d'entretiens)
2. Concevoir des processus (visualiser les tâches, les décisions et les responsabilités)
3. Exécuter des processus (par exemple, par des systèmes ou des salariés)
4. Documenter les processus (par exemple, en créant un manuel)
5. Mesurer les processus (par exemple, durées de cycle, coûts, autres KPI)
6. Suivi et contrôle des processus (par exemple, exécution automatisée et non automatisée)

La gestion des processus de gestion permet aux entreprises de toutes tailles et de tous secteurs d'activité d'appliquer une perspective de gestion orientée processus sur les processus, mais les met en avant de bout en bout.

Une organisation complète des processus de bout en bout garantit que toutes les opérations d'un processus de gestion fonctionnent de la meilleure manière possible et sont optimisées et alignées pour l'objectif commun : répondre aux besoins des clients.

Ces processus vont de la demande d'offre client à la livraison d'un produit ou à la prestation d'un service. Une telle approche axée sur les processus permet de briser les silos entre services, car les processus de bout en bout ne s'arrêtent pas aux limites des services, mais nécessitent la collaboration des différents services pour atteindre l'objectif du processus.

Outre la focalisation centrée sur le processus sur son caractère de bout en bout, BPM considère également différents niveaux pour aligner et soutenir les processus afin de s'assurer qu'il suit la stratégie des entreprises d'une part, et est également exécuté efficacement d'autre part.

Niveau technique :

• Prise en charge système de la gestion des processus de gestion
• De nombreuses entreprises s'appuient sur un logiciel de modélisation de processus professionnel pour concevoir leurs processus de gestion.
• Le logiciel BPM peut fournir des outils d'analyse et des insights pour la mise en œuvre des processus

Niveau opérationnel :

• Dédié aux modèles de processus opérationnels qui fournissent une visibilité complète sur les processus spécifiques de l'organisation
• Fait également référence à l'exécution des processus de gestion en se concentrant sur les tâches et les décisions selon des responsabilités définies.

Niveau stratégique :

• Se concentre sur l'alignement et la réalisation des objectifs de l'entreprise.
• Le niveau est important pour garantir que le processus de l'entreprise et la stratégie globale de l'entreprise sont toujours alignés. Il est ainsi plus facile de décider des investissements futurs et de s'adapter à l'évolution du marché.

L'objectif global de la gestion des processus de gestion est d'améliorer les performances de l'entreprise. Ceci ne peut être réalisé qu’à l’aide d’une solution logicielle BPM (ex. SAP Signavio Process Manager), qui fournit des fonctionnalités permettant de structurer, modéliser et analyser les processus métier.

Une bonne solution logicielle de gestion des processus prend en charge la gestion des processus avec :

• Un référentiel d'objets central pour la réutilisation des mêmes termes métier dans tous les processus
• Une structure (de dossier) pour stocker et rechercher des processus
• Une fonctionnalité de reporting qui agrège toutes les informations sur les processus sélectionnés
• Un contrôle de version des processus si des modifications doivent être annulées
• Une comparaison de diagrammes (As-Is vs. Comparaison à venir)
• Fonctionnalités de collaboration/commentaires pour recueillir des commentaires et collaborer sur les processus
• Fonctionnalité permettant de capturer des informations supplémentaires sur les processus et les tâches, comme les risques et les contrôles.

Appliqué avec succès, le BPM peut améliorer les opérations de gestion et créer une compréhension des processus de bout en bout à l'échelle de l'entreprise. Cela permet d'accroître la transparence de ces opérations de gestion, la compréhension des processus et une communication mieux orientée au-delà des frontières ministérielles. Il existe trois domaines liés aux processus, qui sont prioritaires pour BPM.

Tous les processus ne nécessitent pas d'amélioration immédiate, surtout s'ils sont liés à un changement d'habitudes pour les personnes et leurs tâches quotidiennes, qui devrait être changé aussi rarement que possible. Les améliorations doivent être évaluées et les changements doivent être planifiés et préparés.

BPM aide à :

• Identifier les points faibles et les tâches d'un processus qui nécessitent une amélioration
• Identifier les bonnes parties prenantes d'un processus et évaluer ensemble les domaines d'amélioration
• Préparer le changement/la formation pour les participants au processus

Les salariés ne peuvent collaborer sur des processus et les exécuter que s'ils sont documentés et accessibles. Il est beaucoup plus efficace de documenter les processus de manière visuelle pour s'assurer que toutes les informations pertinentes peuvent être saisies d'un seul coup d'œil. Personne n'aime lire beaucoup de texte dans un document Word pour comprendre ce qui doit être fait au cas x. C'est là que la modélisation de processus avec BPMN 2.0 entre en jeu.

BPM aide à :

• Modéliser et concevoir les processus de sorte que toutes les informations pertinentes puissent être saisies d'un seul coup d'œil.
• Structurer les processus
• Fournir une navigation par analyse descendante de la chaîne de création de valeur vers le processus réel pour le salarié

En pratique, très souvent, un certain niveau de transparence des processus est même requis pour la certification externe (p. ex. ISO 9000) ou pour prouver la conformité aux réglementations de gestion des risques pour les banques.

Pour l'implémentation, les processus de gestion doivent d'abord être documentés de manière transparente. Elles sont toujours exécutées dans un contexte de bout en bout.

BPM aide à :

• Implémenter des processus dans la structure des processus de l'entreprise (chaîne de valeur)
• Les publier pour tous les employés internes (dans un portail de processus, comme SAP Signavio Process Collaboration Hub)
• Automatiser les tâches/processus qui ont été effectués manuellement auparavant.

S'il est appliqué correctement, le BPM offre d'énormes avantages aux entreprises.

Voici les sept premiers :

1. Agilité - La conception des processus est assez flexible. En fonction des modifications nécessaires pour s'adapter aux besoins du marché, les processus impactés peuvent être identifiés rapidement en raison d'une transparence élevée des processus.
2. Productivité - Des améliorations de processus telles que la suppression des goulots d'étranglement, le traitement parallèle et l'élimination des étapes redondantes peuvent être facilement réalisées avec BPM.
3. Efficacité et risques réduits : la visibilité des processus permet de se concentrer sur les inefficacités. Cela inclut également la vérification des risques non couverts et les contrôles sur certaines tâches d'un processus, et leur ajout si nécessaire.
4. Conformité et transparence : le BPM garantit que les entreprises peuvent rapidement mettre en œuvre les exigences réglementaires. La conformité peut être facilement intégrée au cycle de vie des processus, car les processus visualisés révèlent également des risques potentiels (ou non couverts).
5. Satisfaction des collaborateurs - Le BPM permet aux employés de se concentrer à 100 % sur leur travail, car l'automatisation des processus réduit beaucoup de travail répétitif et facilite l'accès aux informations.
6. Mesurabilité - En raison de son orientation de processus de bout en bout, les processus peuvent être comparés à un résultat attendu. Cela permet de rationaliser et de quantifier dans quelle mesure un processus prend en charge l'activité opérationnelle.
7. Intégration technologique - Les solutions logicielles BPM comblent le fossé entre le service informatique et les utilisateurs professionnels, grâce à des normes de modélisation des processus comme BPMN 2.0. L'accent est mis non seulement sur l'intégration des applications systèmes, mais également sur les processus et les applications afin d'atteindre l'objectif global du processus.